結婚式二次会の幹事を頼まれても、経験がない人は何から始めたらいいのか分からず困ってしまいますよね。
実際インターネット上の掲示板でも「何をどのように決めればいいの？」「会場やゲームの景品も幹事が決めるの？」といった疑問の声が多く見受けられます。
二次会の準備を始めるに当たり、ゲストや会場を決めないと動き始められません。
他にも決めてから動くと段取りをしやすくなり、準備がスムーズになることが沢山あり、当日もバタバタしなくて済みます。
今回は幹事が決めなくてはいけないことは何でしょうか。またどんな決め方をしたらいいのかをご紹介します。
やるべきことを決めて動かないと無駄や手間が増えてしまう？
やるべきことを決めてから準備を開始しないと、折角やったことが無駄になり、余計な手間が生まれてしまうかもしれません。
開催日ギリギリになってしまうと会場を押さえるのが難しくなってしまう可能性があります。
早めに会場探しを始めないとアクセスのいいところや人気の会場は予約が入ってしまうかもしれません。
そうなると目星を付けていたところがあっても予約できず、また一から探す羽目になってしまいます。
そして二次会の準備をスムーズに進めるために大切なのが、幹事グループの役割分担です。
幹事が複数人いる場合は誰が何を担当するのかが曖昧なままなんとなく準備を進めてしまうと、作業が重複してしまったり、逆に抜けているところに誰も気が付かないという事態を招きかねません。
当日はパーティーの進行で大忙しになるので、当日も役割を決めておかないと必要なところで適正な案内ができなかったり、バタバタしてゲストに不快な思いをされてしまったりします。
また会費の設定も重要です。大体で最終決定を出してしまうと、思ったより経費がかかってしまい新郎新婦の負担が増える、最悪「責任を取って幹事が負担した」という声も聞いたことがあります。
最初に決めるべきことを決めて動き出すことが大切です。またその決め方においても、配慮すべきことを網羅しゲストの気持ちも考慮して決めることが重要になってくるのです。
幹事は何を決めるの？
実際幹事が決めなくてはいけないことはどんな内容でしょうか。
また、どのような決め方をするといいのでしょうか。それぞれ項目ごとにご紹介します。
幹事グループの役割分担
幹事は複数人いる場合が多いと思います。
準備が重複したり逆に準備不足が生まれたりするのを防ぐために、それぞれ役割分担を明確に決める必要があります。性格や向き不向きも考慮し判断するといいでしょう。
例えば比較的仕事との折り合いが付けやすいなど時間に余裕がある人や、普段からリーダーシップがある人に幹事グループのリーダーを依頼すると、責任を持って役割を全うしてくれるのではないでしょうか。
連絡がまめな人には責任者とこまめに連絡を取る必要のある会場探しを依頼する、景品やパーティーの備品を購入する役など力仕事になりそうなことには必ずメンバーに男性幹事を入れるなど、準備がスムーズにいくことを考慮して決めましょう。
招待状
招待するゲストは新郎新婦が決めることが多いでしょう。
招待状を送る人が決まったら、ゲストの一覧をリストにしてもらうとその後の準備がスムーズです。
招待状の形式ははがきやメール、SNSなど様々です。ゲストの層、顔触れによって一番目につきやすく、返信率が高い方法を選びましょう。
例えばSNSをやらない人にははがきが有効ですし、あまりはがきなどの郵送物を管理しない一人暮らしの若い世代の人などはメールやSNSで案内した方が親切です。
最近はWEB招待状も注目されています。
デザインを選びテンプレートに入力し、SNSなどに貼り付けて送信するだけで簡単に案内ができるというものです。
詳細な典型文を考える手間が省け、ゲストも回答ボタンをタップするだけで簡単に回答できます。忙しい現代人にはもってこいの方法ですね。
オリジナリティを出したい人は文章をアレンジしたり追加したりすることもできるようなのでぜひ活用してみてください。
パーティーのテーマ・方向性
最初にどんなパーティーにするのか、方向性を決めておくと動きやすくなりますよ。ふたりの希望とゲストの顔触れで雰囲気を決めましょう。
ワイワイ盛り上がりたいのか、大人の雰囲気でゆっくり過ごしたいのかなどゲストによって作るパーティーの雰囲気や内容は変わってきます。会場やプログラムの内容、装飾品や景品などを決める指針にもなります。
会場
直前になってしまうと会場の予約が取れない可能性があるので、3，4か月前には探しはじめ、2、3か月前には決定できることが理想です。
会場の決め手は
- 日程
- 立地、アクセス
- 収容人数
- テーマ性
などを考慮して決めましょう。
結婚式と同じ日に二次会を行う場合は式場の近くやアクセスしやすい場所にしましょう。
収容人数もチェックしなくていけないポイントです。
人数制限がある場合や、少人数過ぎると貸し切りにできない会場もあるので注意しましょう。
何かやりたいイベントが決まっている場合、ダンスや余興をやるためのスペースがあるかどうかも必ずチェックしましょう。
パーティーのテーマに合う、外観や内装、スタッフの雰囲気なども重視して決めます。
スタッフが協力的かどうかなどもパーティーを円滑に進めるために重要なことなので、HPや口コミ、SNSをチェックするだけでなく、実際に足を運んで下見することが大切です。
会費
会費はふたりのパーティーの負担額がいくらかによっても変わってくるので、新郎新婦主体で決めることが多いです。
飲食代＋パーティーの内容などによって経費や景品代を考慮した金額に設定します。ゲストの会費と、ふたりの負担額のバランスが大切です。
幹事はゲストに負担が偏り過ぎないようにゲスト目線でアドバイスしてあげましょう。
大体の予算は最初の方に決めないと買い出しなどができないと思いますが、大体の計算のまま最終決定してしまうと思ったより経費が掛かってしまったり、ゲストの参加人数が多幅に前後した場合調整が大変になってしまいます。
最終的な判断は、ちゃんと収支を計算して正確な数字で決めるようにしましょう。
プログラムの内容（ゲーム・イベント）
最初に決めたテーマをもとにして組み立てていきましょう。
新郎新婦の希望もあるはずなので、うまくそれをくみ取り、ゲストの雰囲気も考慮してバランスを取るのも幹事の仕事と言えるでしょう。
大人数でワイワイ盛り上がりたいゲスト達ならゲームを多く取り入れたり、芸人を呼んだりといったサプライズ演出をするなどとにかく盛り上げるような内容に、大人の雰囲気のリラックスしたパーティーを目指すなら歓談の時間を多めに取るなど、ゲストに足並みを合わせることも忘れてはいけません。
さらに会場には制限時間が設けられているので、時間内に収まるように、あれもこれもと詰め込み過ぎないことが大切です。
当日は思いがけないトラブルが起こりがちです。内容を詰め込み過ぎると時間が押しても立て直せず、制限時間内に終わらないということが起こってしまう可能性もあるので気を付けましょう。
特にゲストの人数が多い大規模のパーティーの時にゲストを大きく移動させるようなイベントや、ルールを説明しなくてはいけない複雑なゲームをやろうとすると時間が押す原因になるので、新郎新婦の要望とはいえ、優先順位をつけ、やりたいイベントを絞ることをおすすめします。
会場を決めた後で新たに余興などを企画した場合は、予約した会場に十分なイベントスペースやスクリーンや音響機材など必要な設備があるのかもチェックしましょう。
ゲームやウエディングセレモニーなど、取り入れるイベントが決まったら、必要な備品や景品をリストアップして買い出しが少ない回数で済むよう工夫することも必須です。
タイムテーブル
会場には制限時間があるので、内容が決まったら、時間内に収まるようにパーティーの流れを組んでみましょう。
幹事が会場入り、搬入、飾りつけなどをする準備の時間とパーティー後の片付けの時間も加味して、実際のパーティーに使える時間を計算する必要があります。
ゲストが料理やお酒を楽しみながら新郎新婦や友人と歓談する時間も適度に挟むとバランスが取れます。
パーティーの規模やゲームの複雑さなどイベントの内容によっては想像以上に時間がかかる場合があるので、余裕を持ったタイムテーブルにすることをおすすめします。
さらに同じようなテンポが続くと間延びしてゲストが飽きてしまうので、歓談とイベントを交互に組むなどメリハリのあるスケジュールにすることを意識しましょう。
どんな進行をするのか、ゲームの進め方、景品の渡し方なども細かく決めておくと当日バタバタせずに済みます。
景品
予算は限られているので、一つが高価過ぎると品数が少なくなってしまいますし、沢山あってもチープで要らないようなものではゲームも盛り上がりに欠けます。
ゲストの顔触れと新郎新婦の要望、機能性や話題性のあるもの、たまにコスプレグッズなどギャグっぽいものを入れても面白いかもしれません。バランスを考えて決めるといいです。
座席割り
披露宴では新郎新婦が作ることが多いです。お互いのゲストが初めましての場合などもあるので、基本的にはふたりが配席し、表を作る作業や印刷手配などは幹事が請け負ってもいいでしょう。
BGM
ふたりが好きな曲、はやりの曲、思い出の歌など、使いたいBGMは人それぞれだと思いますが、全てを詰め込むだけではまとまりがなくなってしまいます。
アーティストを絞ったり、シーンごとに曲調が合っているものを選んだりするといいでしょう。
BGMの決め方のポイントとしては、入場時はアップテンポでノリのいい曲、みんなが知っている曲を使うのがおすすめです。
サビがわかりやすく扉が開くタイミングが掴みやすい曲の方がノリやすいです。
歓談時は邪魔にならない程度に明るい曲がおすすめです。洋楽やメロディー曲などを使い、会話の邪魔にならない音量にすることも大切です。
イベントは一番盛り上げたいパーティーの山場と言っていいでしょう。ノリがよく、みんな知っている曲を効果的に使って盛り上げましょう。
逆にスピーチや挨拶の時は落ち着いた印象になる曲調のものにすると、スピーチを聞いてもらいやすくなります。
BGMの作成を任されたけどあまり音楽を聴かないので詳しくないという人は、ユーチューブなどでリサーチしてみましょう。
シーンごとのおすすめ曲の特集なども沢山のっているので参考になるはずです。
新郎新婦が好きで使いたいけど、マイナーでゲストになじみのないという曲もあるかもしれません。
使い過ぎるとゲストが雰囲気に馴染めないことがあるので要所使いにとどめておきましょう。
会場装飾
披露宴ではふたりが直接プランナーと一緒にホワイエに飾ることもありますが、結婚式と同じ日に二次会を行う場合は幹事が先に来て装飾することになります。
どんな風に飾るのか事前に新郎新婦によく確認しておきましょう。
頂きものや祝電などを飾ったり、テーマを意識して装飾するといいでしょう。
ウェルカムボードを置く場合はテーマに合ったものを手配するなど、統一性を持たせるとまとまりが出ます。
プチギフト
内容と渡し方を決めます。
ゲストをお見送りする際に新郎新婦から手渡すことが多いですが、例えばキャンドルリレーを企画し、イベントではゲスト一人一人にキャンドルを持ってもらい、それをそのままお土産として持って帰ってもらいプチギフト代わりにする場合もあるでしょう。
その際はカラフルな物や形が違うものを何種類か用意し、受付と同時にゲスト一人ずつに選んでもらうのがスムーズですし、ワクワクする演出の一つになります。
プチギフトの内容はこだわりがある新郎新婦もいますし、ゲストの人数が少ない場合はそれぞれに違うものをプレゼントしたいという希望もあるかもしれません。
手配の手間や経費の上限もあるので総合的に判断し、幹事がアドバイスしてあげるといいでしょう。
当日分担
当日の幹事グループの役割を事前に割り振っておくとことがとても重要です。
当日は搬入から片付けまで大忙しなのでそれぞれ何をするのか理解しておくと当日慌てることもありません。
パーティーを仕切るリーダー、受付、会計、司会は必ず立てましょう。
その他も照明やカメラマンなどを立てるならそれぞれに仕事を配分し、責任を持って動けるように自分の役割を全員が理解する必要があります。
さらに大人数の場合や複雑なイベントを企画している場合、幹事だけでは足りないかもしれません。
ゲストケアを担当する人やゲームの際に配りものをしたり、ちゃんとルールを理解しているか見てまわるようなスタッフが必要であれば事前に依頼する必要があります。
このように、幹事になったら決めなくてはいけないことが沢山あります。
会場や予算、テーマなど、早めに決めなくては準備を始められないこともあります。
直前でバタバタすることのないように、決めなくてはいけない項目を網羅し、一つ一つ進めていきましょう。
決め方についても、幹事の一人が独断で決めることはできませんし、新郎新婦の要望を全て詰めこんでもうまくいかないでしょう。
ゲストのことも考え、新郎新婦や幹事の負担も考慮して折り合う地点を決めていくことが重要だと言えます。作業量も責任もある仕事です。一人では到底無理なので、何人かの幹事と新郎新婦とも話し合って決めていきましょう。
中にはプランナー付きの会場もあります。幹事経験者がおらず不安な人は相談に乗ってもらうといいでしょう。
幹事が決めること、決め方で注意するべき点は？
結婚式二次会の幹事を頼まれたけど、未経験で何からすればいいのか分からない！
という人は多いのではないでしょうか。
何をどのように決めたらいいのか分からないままでは準備を始められませんよね。
会場や招待状の送り方など、早めに決めなければどんどん後手に回り、開催日直前にバタバタしたり間に合わないことが出てきたりしてしまいます。準備不足でゲストに不快な思いをさせることにもつながりかねません。
決めるべき項目を網羅し、スケジュールに合わせその都度新郎新婦や他の幹事たちと話し合って決定していきましょう。
ゲストの顔触れを見て、雰囲気やパーティーのテーマを決めることも大切です。ゲストをもてなす意味も込めたパーティーなので、ゲストに満足してもらえるパーティーになるよう工夫しましょう。
それぞれの決定事項を新郎新婦の希望とゲストの満足度、幹事の負担などを加味してバランスのいい着地点に持っていけることが理想です。
