結婚式二次会の幹事を頼まれ、何をすればいいのか不安になっていませんか？
幹事が初めてならいつから何をすべきなのか分からず困ってしまいますよね。
事前準備から当日の運営まで、幹事はマルチタスクをこなさなくてはいけない大変な仕事です。
やるべきことが曖昧のままでは見落としが起こったり、期限内に準備が終わらないことが出てくる可能性があります。
やるべきことを把握しリスト化し、常に進行状況と照らし合わせながら行うことがパーティーを成功させることに繋がります。
幹事のやることを事前準備と当日で分けてリスト化してみました。ぜひ参考にされてください。
リストが曖昧だと危険
結婚式二次会幹事をやったことがない人はとくに何から始めていいのか、何をするべきなのか分からず悩んでしまいますよね。
幹事はマルチタスクな役割だからこそ、やるべきことが曖昧でいるのは危険です。
準備不足や見落としが起こりがちになります。
例えばゲストの招待漏れは新郎新婦に迷惑をかけてしまうことになりますし、ゲームの必要備品の準備漏れは当日悲惨なことになります。当日もバタバタして忙しくなることが予想できます。
時間内にこなさなくてはいけないタスクを把握、共有できているのかがスムーズに準備する鍵になるのです。
結婚式二次会幹事のやることリスト
結婚式二次会の幹事は何かとやることが沢山ある大変な役割です。
やることをリスト化することで進行の遅れを防ぎ、さらに複数人幹事がいる場合はリストを作ることで役割分担がしやすくなります。
結婚式二次会幹事のやることリスト①事前準備
幹事が開催日当日までにやることをリスト化してみました。準備を行う期間は目安です。
ゲストの人数などが確定しないと動けないこともあるかと思いますが、できるだけ早めの行動を心掛けるといいでしょう。
| 行う期間 | 内容 |
|---|---|
| 半年～4か月前 | ・新郎新婦にヒアリング、ゲストリスト |
| ・幹事顔合わせ、打ち合わせ | |
| ・ゲスト人数に合わせて会場探し（見学・見積もりなど） | |
| 3か月前 | ・会場決定 |
| ・招待状作成 | |
| ・二次会予算の配分 | |
| 2か月前 | ・プログラムの企画・作成 |
| ・招待状発送 | |
| ・VTR・BGMなど作成開始 | |
| 1か月前 | ・予算の決定 |
| ・必要備品・景品の買い出し | |
| ・余興、スピーチ、乾杯挨拶などの依頼 | |
| ・当日の司会・受付・会計などの役割分担（もしくは依頼） | |
| ・ゲストの出欠管理 | |
| ・プログラム調整タイムスケジュール決定、リハーサル | |
| ・座席表 | |
| ・プチギフトの手配 | |
| 一週間前 | ・会場最終打ち合わせ |
| ・ケーキなど発注 | |
| 前日 | ・備品、景品など必要なものが揃っているかチェック |
| ・段取り最終確認 | |
| ・搬入荷物確認、準備、発送 |
まずは新郎新婦に理想のパーティーの雰囲気ややりたいイベントなどをヒアリングしましょう。
パーティーを作るスタッフ全員がふたりの目指すパーティー像を共有できていることが大切です。
さらにゲストの顔触れからワイワイ盛り上がるようなパーティー、ゆっくり歓談しながらくつろげるなどパーティースタイルを目指すのかなど、最初に新郎新婦に確認してから動き始めましょう。
幹事が何人かいる場合は顔合わせが必要です。それぞれの役割を決めないと動き出せませんし、幹事の中にはじめましての人がいる場合は打ち解ける意味でも、半年～4か月前には顔合わせできるといいでしょう。
会場探しも日程が迫ると借りられる会場が限られてしまうので、選択肢を増やすためにも早めに動き始めましょう。いくつか見学する場合は余計に時間がかかるのでその期間も考慮する必要があります。
3か月前になったら招待状を作成しましょう。引っ越しなどで住所が変わっている可能性やメールアドレスを変更した人などもいるかもしれません。
招待状は本文作成やレイアウトなどやることが多いので、ゲスト人数が多い場合は作業量も増えることも見越して作成に取り掛かりましょう。
備品や景品を購入する目安が決まらないと買い出しなどがスムーズにできないので、予算の配分も3か月前には決めて動き出しましょう。
プログラムの内容を決めてタームテーブルを組むのは想像より時間がかかる場合があります。
パーティーの規模や行うイベントの内容にもよりますが、会場内スペースの兼ね合いなどもあるので内容の調整にも時間がかかります。
必要備品の購入などもあるので、微調整するにしても早めに大枠を決めることが重要でしょう。
余興やスピーチ、乾杯の挨拶などをゲストに依頼する場合も、内容を考える時間や心の準備もあるので早めにお願いしましょう。
当日の受付や司会進行役を幹事以外に依頼する場合も同じです。もしお願いしたい人が決まっている場合は早めに話をしておいてもいいかもしれません。
1か月前になったらゲストの出欠を把握し会場との確認やテーブルアイテムなどの調整をしましょう。
まだ返事がないゲストには連絡を取る、もしくは新郎新婦に参加の有無を確認してもらいましょう。
数日前には幹事グループや新郎新婦も交えて当日の最終確認ができるのが理想です。抜けていたことに気付ける最後のチャンスと言えるでしょう。
当日に足りないものがあって焦ることのないように、備品や景品なども抜けているものや紛失しているものがないかよく確認しましょう。
結婚式二次会幹事のやることリスト②当日
当日にやること
- 会場に装飾品や必要備品を搬入
- 会場に郵送している荷物があればチェック
- 飾りつけ・音響など機材チェック
- 最終打ち合わせ（会場担当者・幹事含め当日スタッフ）
- 受付セッティング（名簿・つり銭・ウェディングツリーなどあれば）
- 受付対応
- 会費の管理
- 司会（パーティー中の各アナウンス）
- ドリンク・料理など配布スタッフ（必要であれば）
- 音響、照明係など
- カメラマン
- お開き後お見送り
- 撤収作業
- パーティー費用の精算
結婚式、披露宴と同じ日に二次会を行う場合はかなりバタバタすることが予想できます。
事前にやることリストを用意してやらなくていけないことを整理しておきましょう。
幹事が複数人いる場合はそれぞれの役割を決めて、機材チェックする人、受付セッティング、飾りつけ担当など、会場入りしたらすぐに作業を始め、短時間で終われるように工夫しましょう。
それぞれ受付係なら、受付セッティングに必要なゲストリスト、ゴールペン、つり銭、つり銭BOXなど必要なものをリスト化し準備しておきましょう。
受付係が未経験な場合などはやり方などをあらかじめシュミレーションしたり、流れをリストにして持っておくのもいいかもしれません。
当日はスタッフとしてゲストから質問されることも多いので、分からないことや、足りないものがないようにリストを見て準備しておきましょう。
結婚式二次会幹事、やることリストを作って活用しよう！
結婚式二次会の幹事を頼まれたらどうしますか？幹事をやるのが初めてだと何からやるべきか悩んでしまいますよね。
さらに複数人幹事がいる場合や、新郎新婦が本人たちで準備することの境界線などが曖昧だと混乱します。準備することが重複したり、逆に見落としがあったりしないように、やるべきことをリスト化して役割を割り振る必要があります。
できるだけやるべきことを細かく書き出して、抜けることがないようにしましょう。
幹事のグループをまとめるリーダーを決めるといいでしょう。全員で意見が錯綜しそうな場合、幹事の代表として新郎新婦の要望を吸い上げ、費用面やプログラムの内容について打ち合わせするようにするとスムーズです。
会場側との交渉や運営面の問題などを中心になって解決し、他の幹事たちに指示出しできるリーダーを頼める人がいたらラッキーですね。
やることリストをぜひ活用してみてください。
