結婚式二次会幹事が心得ておくことはどんなことでしょうか。
結婚式二次会の幹事は限られた時間の中で準備するべきことが多く、大変な役割です。
友人のためとはいえ、ハードなスケジュールをほぼ無償でこなすのは、生半可な気持ちでは難しいですよね。
効率化や適切な役割分担など、業務上でも気を付けるべき点は沢山ありますが、モチベーションや意識する点など気持ちの問題も重要になってきます。
やるべきことを理解していないまま作業を進めてしまうと、新郎新婦とのトラブルの元にもなり、準備不足でパーティーのクオリティを下げる結果になってしまう危険性もあるのです。
折角やるなら、パーティーを成功させて新郎新婦との素敵な思い出にしたいですよね。
今回は結婚式二次会幹事の心得をご紹介します。
ズバリ！結婚式二次会幹事の心得とは
結婚式二次会幹事は仕事量の面でも容易な役割ではありませんが、態度面や気持ちの面でも気を付けなくてはいけないことがあります。
例えば友人のパーティーとはいえ、仕事のように自分の生活にダイレクトに直結しない分、モチベーションを保ちにくかったり、幹事の仕事を負担に感じやすかったりするでしょう。
さらに新郎新婦は結婚式の準備と並行して準備を行っていることが多く、それぞれが忙しく余裕がなくなったり、幹事と意見がすれ違ってしまったりすると関係性が崩れやすくなるのです。
幹事はパーティーの予算やゲストの会費など、お金の管理が必須になり、新郎新婦との強い信頼関係も試されることになります。
ずさんな管理をしていると、他の幹事からの信頼も失い、新郎新婦との関係性が悪化してしまう危険もあるのです。
結婚式二次会幹事としてパーティーを成功させるために、心得ておくべきことをご紹介していきます。
入念な下準備で成功率とクオリティが上がる！
どんな仕事でもそうですが、下準備を入念に行えば行うほど、仕事のクオリティは上がりますよね。
結婚式二次会幹事を年度も経験している人は稀で、半数近くの人が未経験というデータがあります。
初めてで完璧にこなすのは不可能ですが、入念な確認やリハーサルを重ねることで、準備漏れやミスのリスクを防ぐことができます。さらに当日になって焦ることがないので、気持ち的にもリラックスしてパーティーを運営できるのではないでしょうか。
入念に準備するというのはどういうことなのか、細かくコツをご紹介します。
きちんと役割分担をして自分の仕事に責任を持つ
幹事が複数人いる場合は、誰が何をするのか、明確に役割分担する必要があります。
自分のやるべきことが曖昧だと、確認不足や準備漏れが発生しやすく、準備の効率が悪くなる原因にもなります。
幹事をやる限り、責任感は必須ですが、チームで動くときはどうしても無意識で他の人に寄りかかってしまうのが人間です。
一人一人に具体的に仕事を振ってしまえば、それぞれに責任感が芽生え、仕事を丁寧に確実に行う意識になるので、結果的に準備漏れが防げるということです。
さらに結婚式二次会の当日だけサポートしてくれるスタッフがいる場合、当日の役割分担や必要な情報をその人達にもしっかり共有しましょう。
結婚式二次会幹事のやるべきことについては下記の記事で細かく解説しているので、ぜひチェックしてみて下さい。やるべきことをリスト化すれば、仕事を分担しやすくなりますよ。
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パーティー当日にトラブルは付き物
当日実際にゲストを相手にすると、思った通りにいかないことが多いものです。
披露宴でも同じことで、プロのスタッフでも想定外の事態に見舞われて対応に追われることは日常茶飯事です。
しかし、場数をこなしているプロのスタッフと違って、経験が少ない幹事であれば、当日のトラブルに混乱して対処しきれず、ゲストに残念な印象を与えたりプログラムのイベントを一部行えなかったりという残念な結果に終わることもあります。
幹事としては悔しさが残りますし、ゲストにも新郎新婦にも満足のいく二次会にならないかもしれません。
やるからにはみんなが満足してくれるパーティーを目指したいですよね。
そのために、あらかじめ予測できるありがちなトラブルに関しては、事前に策を講じておくことをおすすめします。
例えば結婚式二次会でありがちなトラブルはこんなことです。
- 当日キャンセル、当日参加のゲストが出ること
- 酔っぱらい対策
- 機材トラブルやイベントなどが長引き時間が押す場合
- 新郎新婦の到着遅れ
などが予想できます。
結婚式二次会は披露宴と比べてカジュアルなパーティーで開催時間が遅いことも多いため、急きょ当日来られなくなるゲストが出たり、反対に当日ふらっと参加することができたりするのが特徴です。
当日キャンセルが多いと会費でまかなうはずだった経費が足りなくなり、赤字になることも考えられます。
多くの場合赤字分の補てんは新郎新婦に請求がいくはずなので、ふたりに迷惑が掛かってしまいます。
最初に新郎新婦から預かった予算を、この当日キャンセルがあった場合のために残しておく必要があります。
子供連れのゲストは子供の都合で欠席になる可能性が高いので、子供連れのゲストの人数などを目安にして残しておく予算の金額を計算するといいでしょう。
当日のキャンセルも見越して経費はギリギリまで使い込まず取っておくことをおすすめします。
反対に当日参加があった場合、席や料理が足りなくなる可能性も考えておきましょう。
当日ゲストが増える可能性がどれくらいあるのかによって変わりますが、ビュッフェ形式なら多少料理の量を多めに設定したり、人数が増えた場合の仮テーブルやいすの準備を会場にお願いしておくとスムーズでしょう。
当日はテンションが上がってつい飲み過ぎてしまうゲストも中には出てくるかもしれません。
体調が悪くなったときに会場内にロビースペースのような休めるところがあるのかということは、事前に会場側に問い合わせておくといいでしょう。
さらに幹事がその人の介抱に付いてしまうと、他のゲストケアや進行が間に合わなくなってしまう可能性があります。
そういう場合は付き添うスタッフをあらかじめ決めておくか、同じテーブルのご友人にお願いするなど、誘導の仕方を決めておくとスムーズです。
時間が押してしまうという事態もパーティーには付き物のトラブルです。
リハーサルと違って思い通りにゲストが動いてくれなかったり、ゲームのルール説明に想像より時間がかかったりすることで、計画の時間より遅れてしまうことがよくあります。
さらにはスクリーンや音響機材などのトラブルで映像が流れない！という混乱もしばしばあることです。
そういう時はとっさに臨機応変に対応できる機転が必要になります。
素人には中々難しいことなので、これも事前に「パーティー当日にトラブルは付き物」と心得て、トラブルが起こった場合の対処法をあらかじめ新郎新婦と幹事間で相談して決めておくと焦りません。
例えばイベントが押しても時間調整が効くように、歓談時間を多めに取っておき、進行次第で歓談時間を削って調整できるようにしておくといいでしょう。
それでも時間以内に結べない場合のために、新郎新婦にプラグラムの優先順位を決めてもらい、優先度合いが低いものを削ることで違和感なく時間内にパーティーを収めることができます。
さらに機材トラブルが起こったときは、ゲストの前で機材を調整していると時間がもったいないですし、ゲストを待たせることになるので、次のイベントと順番を差し替えるなどの対応も可能です。
ゲストに混乱伝わると満足度を下げることにもつながりかねませんし、幹事たち自身も焦ってしまうことになります。
トラブルが起こった時にどうするかを事前に決めて全員が把握していることで、驚くほど対応はスムーズになります。
披露宴が終わってから二次会の時間まであまり余裕がない場合などに、新郎新婦の二次会会場への入りが遅れるという事態も起こりがちです。
ただゲストを座って待たせるのでは飽きてしまうので工夫が必要になります。
新郎新婦の入りが遅れた場合、どれくらい遅れたらドリンクや料理をスタートするかを決めておくといいでしょう。
そして遅れた新郎新婦は申し訳ない気持ちでいるので、アットホームに迎えられるよう、ゲストと新郎新婦入場のリハーサルをやって会場の雰囲気を温めておくのも一つの手です。
新郎新婦へのサプライズ演出がある場合でゲストに手伝ってもらうことがあれば、その時間に詳細な説明をしたり、簡単なリハーサルをして会場の士気とサプライズ演出のクオリティを上げることもできそうですよね。
もし入りが遅れたらどんな対応をするか、ゲストに対してどんなアナウンスをするのか、これも事前に決めておくといいでしょう。
トラブルは付き物ということを意識していることで冷静になれますし、事前に対応策を練っておくことでゲストに混乱が伝わり心配させてしまうことも防ぐことができます。
パーティーを運営するのは大変な役割で緊張もすると思いますが、入念な準備をしておくことが、そのまま幹事たち自身の安心感にも繋がりますよ。
とにかく確認、確認、確認！を徹底
仕事でも同じですが、確認を怠らないということが何かをやり遂げることにおいて必要なことではないでしょうか。
人間なのでミスは仕方がないですが、入念に確認することで、準備漏れやミスはかなりの確率で防ぐことができます。
会場側に最終ゲスト人数を申告したのか、ケーキの発注と引き取り時間に相違はないかなど、まずは幹事それぞれが与えられた仕事に対して漏れのないように確認すること、そして定期的に進捗報告をすることで、質問や指摘をし合い、みんなで準備不足を防ぎましょう。
新郎新婦にも役割がある場合には「新郎新婦が何にも言ってこないからいいか」「他の幹事がやっているはずだからいいか」という考えには注意が必要です。確認を怠ればあとで困るのは幹事の自分たちだと覚えておきましょう。
「会場への最終確認は新郎新婦がやるって言っていたけどもうしたのかな」など気になることがあれば積極的に声をかけ気にしてあげましょう。
新郎新婦とゲストの橋渡し役を担うつもりで
結婚式二次会は新郎新婦の要望とゲストへの配慮のバランスが大切です。
新郎新婦が主催ならある程度は新郎新婦のわがままに付き合う懐の寛さは大事ともいえるでしょう。
新郎新婦がやりたいイベントをプログラムに組み込んだり、新婦が好きな雰囲気の会場を探したりすることになるかもしれません。
しかし、結婚式二次会はゲストをおもてなしするパーティーでもありますから、ゲストへの配慮も忘れてはいけません。
もし新郎新婦の意向でゲームなどイベントが盛りだくさんのプログラムにしようとしても、年齢層が高いゲストがいてゆったり歓談が多めの内容を好むようなら、ゲストに無理をさせることになってしまいます。
新郎新婦は忙しくてつい自分たちの要望が突っ走ってしまいがちなので、幹事が冷静に見極め、ゲストの意向を踏まえて新郎新婦にアドバイスをするのも大切です。
例えばイベントと歓談を交互に入れたり、場所を移動しなければならないようなイベントは避け、自分の席でゆっくり楽しめるような内容にするなど、双方の希望を取り入れた折衷案を考えましょう。
新郎新婦の要望も叶えつつ、ゲストも満足できるパーティーを目指して、うまくバランスを取るのも幹事の役目であり、パーティーを成功させるためのコツだと心得ておきましょう。
やるからには責任を持って全うする精神
結婚式二次会の幹事は決して簡単な役割ではありません。プライベートの時間を割いて、自分たちで計画を立て、パーティー当日に向けてすべての準備が整うように進めなくてはいけません。
特に仲のいいグループで幹事をやることになるとつい文化祭ノリになってしまいがちですが、パーティーを運営するのは生半可な気持ちでできることではありません。
仕事だと思って役割を全うし真剣に取りくむ意識が大切です。
幹事をやるとお金の管理が必然的に発生しますし、ゲストと直接接するので、新郎新婦は当然信頼する人にしか任せません。
幹事をお願いされたということは、信頼されている証なので、依頼してくれた新郎新婦のためにも、引き受けた限りベストを尽くすべきでしょう。
しかし張り切り過ぎて慣れないことをするとミスの元なので注意が必要です。
やりがちなのが当日の司会進行で慣れないのにゲストをイジってみたり、一発ギャグを盛り込んだりする、といったことです。
下手にそういうことをするとゲストに不快感を与えたり会場の空気を凍らせたりしかねません。
慣れなくても一所懸命にやっていればゲストも応援してくれるものなので、初心者は台本通りがベター、ということも心得ておきましょう。
重要で最も新郎新婦との関係性を壊しかねないのがお金の問題です。お金の管理がずさんだったり、余裕のある予算だったのに赤字にしてしまったりすると、新郎新婦からの信用を失ってしまいかねません。
お金の切れ目が縁の切れ目とも言うように、信用に関わってくる問題なので、お金の取り扱いには十分注意が必要です。
使うときは計画性を持って、そして使ったお金の記録を残すことを徹底しましょう。
幹事は仕事と違って報酬はほとんど発生しないのでボランティアみたいなものですし、明確な正解がないのでモチベーションも保ちにくいかもしれません。
しかし引き受けたからには役割を全うする意識が重要です。中途半端な気持ちで取り組むとミスやずさんな運営に繋がり、他の幹事や新郎新婦との関係性を悪化させてしまう危険性もあるのです。
仕事だと思って責任を持って取り組む姿勢が大切です。一生懸命準備すれば自分たちも結果に納得できますし、新郎新婦やゲストに喜んでもらえることは嬉しく大きなやりがいを得ることができるでしょう。
幹事という役割をやる上で、意識すべきことを心得た上で、幹事も楽しんで作業に取り組むことができるのが理想ですね。
結婚式二次会の幹事の心得を持って真剣に取り組むべき
結婚式二次会を企画・運営するのはそう簡単なことではありません。新郎新婦の希望を叶え大勢のゲストをおもてなしするのは、思い付きやなんとなく流れで成し遂げるのは困難です。結婚式二次会の幹事は、パーティーの運営スタッフとして、責任を持って取り組む必要があるのです。
結婚式二次会の幹事をやる上で心得ておきたいこととして以下の3点を挙げました。
- 入念な下準備で成功率とクオリティが上がる！
- 新郎新婦とゲストの橋渡し役を担うつもりで
- やるからには責任を持って全うする精神
入念に準備・確認をして、それぞれが自分の仕事に責任を持って取り組む姿勢が大切です。
当日トラブルは付き物という意識を持ち、事前に対応策を考えておくことで混乱を防ぐことができます。
パーティーの内容や会場選びには、新郎新婦の要望に加えゲストにも配慮する必要があります。
新郎新婦はつい自分たちのことで頭が一杯になってしまいがちなので、幹事が冷静に見極め、ゲストの気持ちを代弁してアドバイスをしましょう。
生半可な気持ちでは成功はない、という気持ちで真剣に準備すれば、新郎新婦やゲストも喜んでくれますし、大きなやりがいを感じることができますよ。
結婚式二次会幹事の心得を忘れず、真摯に役割に向き合いましょう。
