結婚式二次会幹事になると、二次会の会場選びを任されることもあるでしょう。
会場はゲスト満足度に大きく関わる要素になります。特に会場へのアクセスは最も考慮すべきポイントと言えるでしょう。
- 会場を探す際に重要視する点は
- 日時や時間が合うか
- 収容人数
- アクセスの良さ
- 会場の雰囲気（外装・内装のレイアウトなど）
- 予算やプラン
- 必要設備・機材が揃っているか
などですが、一番重視すべきはやはり立地でしょう。
ゲストの移動手段も考えて、アクセスしやすい場所であることが大切です。
披露宴の後に二次会を行う場合は披露宴会場からのアクセスを考慮して決める必要があります。
今回は会場の場所を選ぶ時の判断材料と会場探しのコツも合わせてご紹介します。
結婚式二次会の会場探しのポイントとは
結婚式二次会幹事になると会場探しから始めることも多いのではないでしょうか。
パーティーの規模や設備次第でプログラムの内容にも影響するので、会場を早めに決めるとその後の準備がスムーズです。
日程と予算に見合った会場であることはもちろん、新郎新婦の要望やゲストにとってのアクセスの良さを始め、料理内容や会場の広さなど、考えるべきことは沢山あります。
何を重視するのか、優先順位を決めると会場探しはしやすくなります。
優先事項をはっきりさせる
二次会の会場を決めるために、まずは優先順位を決めるといいでしょう。
会場によってセールスポイントは違うものです。
料理の内容にとことんこだわるならレストランを貸切りにする手もありますし、披露宴を行った会場をそのまま二次会会場として借りれば移動時間がかかりません。
余興でダンスをしたいという場合は、それなりのスペースと音響設備が整ったところがいいでしょう。
会場の広さなのか設備や雰囲気、料理など何を重視するかで選ぶ会場は変わってきます。
場所・立地についての注意点
結婚式二次会に参加するゲストには、披露宴から引き続き参加する人もいれば、二次会から参加する人もいます。
どちらのゲストにとってもアクセスのしやすいことを検討する必要があります。
さらに披露宴会場から二次会会場に移動するのは新郎新婦も同じことです。
片付けや着替えに時間がかかる上、二次会会場へのアクセスが悪いと郎新婦様の会場入りが遅れ、二次会の開始時間が押してしまう事態を招くこともあります。
さらに駅からかなり歩くようでは、正装でヒールの高い靴や履きなれない靴で移動するゲストからのクレームにも発展しかねません。
幹事のメンバーや新郎新婦が車移動だからと言って、ゲストもそうとは限りません。ゲストの移動手段を考えて、公共交通機関でのアクセスや、駅やバス停からの距離なども考えて会場を設定する必要があるでしょう。
会場探しでのチェックポイント
幹事の会場探しにとって、収容人数や予算など基本的なことに加え、アクセスのしやすさもポイントだとだとお伝えしましたが、他にも判断材料にするポイントがあります。
新郎新婦やゲストの要望に合わせて条件の優先順位を決めることで、会場探しがスムーズになります。
ポイントになる条件を項目ごとにご紹介していきます。
料理・ドリンク
料理やドリンクにこだわる新郎新婦も多いのではないでしょうか。
料理やドリンクに関しては会場によって内容も様々ですし、選ぶプランによっても変わってきます。
- コースorビュッフェ形式か
- 食事スタイルについて（着席or立食）
- メニューの内容と量
- ドリンクの種類
- 注文方式について（飲み放題orオーダー制）
など、対応は会場によって異なる場合があります。ビュッフェスタイルに対応していない会場もあるので注意が必要です。
メニューの内容によってもこだわる人は吟味して決めたいかもしれませんし、お酒を沢山飲むゲストが多ければドリンクメニューが豊富な方が喜ばれますよね。
料理一つにとっても優先順位を決めるというルールが適応されそうですね。
また、最終人数が確定するのがギリギリになってしまいそうな場合は、ギリギリでもコースの数を調整してくれる会場を選んでおくと損がないかもしれません。
立食スタイルでもテーブルや座れる椅子を用意することが可能なのかも問い合わせておきましょう。
設備・機材について
余興やイベントを行う場合は、ステージなどの必要設備や音響機材などが揃っているのか、もしくは持ち込み可能なのかなども重要なポイントになります。十分なスペースがなければダンスもバンド演奏も満足にできません。
ゲストから見ずらくなってしまうかもしれませんし、余興を行う側としても折角練習したパフォーマンスを十分に発揮できなければ不満になってしまうかもしれません。
パーティーのプログラムによっても変わってきますが、必要な設備が整っているか見極めるべきポイントはここです。
- ステージの有無
- クロークの有無
- 控室や更衣室の有無
- トイレ、喫煙所の場所
などでしょう。余興によってはステージがあった方が見栄えがいいものもあります。
ゲスト人数が多いとステージがあった方が見えやすい場合もあるので、実際に会場を下見して、ゲストの目線になって検討することが大切です。
遠方からの参加や宿泊でチェックイン前のゲストがいる場合は荷物が多いことも予想されます。
さらに季節によってはコートがかさばることも考えられます。ゲストの状況によってはキャリーケースなどの大きな荷物やコート、披露宴の引き出物などをクロークに預けたいという人も出てくるでしょう。
クロークの有無やその容量は事前に知っておく必要がありそうです。また他の条件を優先して会場を決めた場合でも、クロークスペースがなければ、会場内や他の場所に荷物の置き場が確保できるのかを確認した方がいいでしょう。
レストランを貸切るなど少し特殊な会場を選んだ場合などは特に、新郎新婦の控室や、余興で着替えが必要な場合は利用可能な更衣室があるのかも確認しておく必要があるでしょう。
更衣室がなくても一時的に借りられるスペースがあるのか事前に問い合わせておくことが大切です。
トイレや喫煙所の場所についても会場見学の時に把握しておくといいでしょう。私の勤めている結婚式場の披露宴会場では、ゲストの喫煙者の多さによって喫煙所の設置場所を変えています。
しかしそれは不可能な会場もあるので、喫煙所までかなり遠いということもあり得なくありません。ゲストの喫煙者の割合が多ければこれも判断材料になり得るのではないでしょうか。
そして設備だけでなく機材が揃っているかどうかもポイントです。
司会が複数人いる場合や何人かで歌唱を披露する場合などはマイクが数本必要になりますし、バンド演奏を披露する場合は専用の機材が必須です。会場にどれほどの設備があるのかしっかり確認しましょう。
持ち込み希望の場合でも、会場によって機材の持ち込みは有料の場合もあり、予算に限りがある場合は注意が必要です。
行うイベントによって必要機材は変わってきますが、基本的にはこんなところではないでしょうか。
- 借りられるマイクの本数
- 照明スポットの有無、明暗調節、積載変更の可不可
- BGMは流せるのか
- プロジェクターの有無（映像の再生方法→DVD・パソコンなど）
照明のカラーや暗転・明転の演出などがある場合はスポットライト切り替えなどで演出に必要な操作が可能なのか確認しなければいけません。
BGMや映像を流せる環境であるかも確認しましょう。会場によってはスクリーンがない場合もあるので、プロフィールムービーを流したい場合などはプロジェクターの有無は十分判断材料になりますよね。
さらにBGMを流す音響機械や映像を流すのが会場スタッフ（会場側の音響スタッフさん）なのか自分たちで行わなくてはいけないのかも確認しておきましょう。
当日の幹事の仕事が増えることで当日のスタッフ人数を増やさなければいけなくなったり、リハーサルすることや事前準備で確認することが増たりするかもしれないので注意が必要です。
利用時間について
パーティー当日は思いがけないトラブルなどで幹事の思い通りには進行しないことが多く、時間が押してしまうこともよく起こります。
会場の利用時間については相違のないように会場側にしっかり確認をとりましょう。
- 前日搬入や前日までの配送について
- 幹事の入り時間
- お開き後の完全撤収の時間（最大貸出時間）
- 延長料金について
などが主な確認事項です。
受付台の飾りものや景品、その他備品などの荷物が多い場合は前日搬入が確実に楽です。
当日は披露宴への参加や最終リハーサルなどでバタバタするので、前日までの搬入が可能なのか会場に確認しましょう。
荷物を送る場合も同じように配送の対応が可能なのか、会場に確認してから配送しましょう。
配送した場合は、当日会場入りしたらまずすべての荷物が揃っているか確認するのを忘れないようにしてください。
当日は飾りつけや確認作業などで幹事は他のゲストより早めに会場入りしますが、何時から会場に入れるのかもしっかり確認しておきましょう。
もしギリギリだったら、当日までに準備しておくべきことが変わってくるかもしれないので注意が必要です。
当日はトラブルやイベントが長引いた影響などで時間が押しがちです。最大何時までの貸し出しなのか、会場側と食い違いがないようにしましょう。
延長料金がかかってしまうと新郎新婦にも迷惑がかかってしまうので、延長料金の有無や金額も事前に詳しく聞いて新郎新婦とも共有しておくといいでしょう。
会場探しにおけるアクセス面の重要度、さらに会場を決める際に確認しておくべきことをご紹介しました。新郎新婦の要望を始め、参加ゲストに合わせて、会場選びをしましょう。
予算と照らし合わせてこだわりたい条件の優先順位を決めることで、会場探しはかなりスムーズになりますよ。
結婚式二次会の会場の第一優先事項は「場所」
結婚式二次会の幹事になると会場探しを任されることもあるでしょう。
幹事経験が浅い人は何を優先して選べばいいのかわかりませんよね。予算や収容人数など基本的なことはもちろんですが、アクセスしやすさも重視すべきです。
披露宴の後に二次会を行う場合がほとんどだと思うので、披露宴会場から向かう人も二次会から参加する人にとってもアクセスしやすい場所に設定する必要があります。
ゲストの移動手段を把握し、総合的に見てフェアでアクセスしやすい場所が理想です。
他にも料理内容や設備や機材、利用時間なども会場によって違うので吟味する必要があります。
いずれもしっかり会場担当者に確認し、見積もりを出してもらいながら比較検討しましょう。
しかし迷っているうちに埋まってしまうことも多いので、最初に日程と予算、ゲストの移動手段、そしてそのほかの条件に対しても明確に優先順位をつけておくとスムーズです。
