結婚式二次会を企画した際に最初にやらなければならないことは幹事を探すことですよね。
しかし忙しい友人たちに断られてしまったり、幹事が複数必要な場合などは他の幹事と予定が合わないことや住まいが遠方であることなどが障害になり、協力できないということもあるでしょう。
そして友人に負担をかけたくないと思う、頼む側の気持ちの問題もありますよね。
今回は幹事への負担を減らし、頼みやすい状況にするために、
- 二次会の内容を工夫し幹事がやるべきことを減らす
- 自分たちでやる
という打開策をあげてみました。
パーティーの内容を工夫したり、準備をできる限り自分たちで進めることで、幹事がやらなければいけないことを減らすことができます。
そしてあまり悩みすぎないことも大切です。仲のいい友人であればあなたの結婚を心から祝福してくれますし、協力できることはしたいと思ってくれているはずです。
どんなに親しくても大変な役割をお願いするのですからそれなりの配慮が必要ですが、ちゃんと誠心誠意頼めば全然問題ありません。
気負い過ぎず、思い切って頼んでみることも大切です。
幹事は大変な役割だからこそ頼みづらい
幹事を頼めない、頼む人がいない理由としては、仕事や育児などで時間が取れず、物理的に難しいという場合も多いのではないでしょうか。
結婚式二次会幹事は準備の段階からやることが沢山あり、仕事の繁忙期や小さいお子さんの子育てと並行して行うのは至難の業と言えるでしょう。
パーティーでやる内容が盛りだくさんだったり、ゲストが大勢来る大規模なものであればそれだけ準備することは増えますし、直前まで人数の調節をしたり会場とやり取りをしたりと大変な役割です。
頼んでも「忙しくて時間が取れない」「厳しいかも」という返事をもらうこともあるでしょうし、状況をよく知る親しい友人ならそもそも頼みづらいと感じてしまいますよね。
また幹事が複数人いる場合は顔合わせや準備に当たってその都度打ち合わせが必要になったりするので、仕事の休みがバラバラで他の幹事と予定が合わない場合や、二次会開催予定地から友人が遠方に住んでいるときは頼みたくても頼めません。
さらに幹事が大変な役割とわかっているからこそ気が引けてしまうということもあるでしょう。
友人に負担をかけたくないと思ってしまいますし、幹事をしていては当日もゲストとして楽しめないのではないかと気兼ねしてしまう気持ちの問題もあります。
それらの理由で幹事を頼みたくても頼めない、頼む人がいないという状況に陥ってしまうのでしょう。
幹事への負担を少なくする工夫をしよう！
幹事は大変な役割なので、断られてしまったり頼みづらいと思ってしまいがちです。
幹事は強制されるものではない分、引き受けてくれる友人の気持ち、好意が大切です。
忙しい人や渋っている人に無理やり頼むべきではありません。
準備の期間を見越して早めに頼むこと、そして頼んだからには全力で幹事をバックアップするのは当然のことですが、物理的に幹事の仕事の負担を減らす工夫をすることが重要です。
今回は幹事を頼めない、頼む人がいないという場合の打開策を、幹事の負担を減らし頼みやすい状況にするという観点から解説します。
二次会の内容を工夫し幹事がやるべきことを減らす
結婚式二次会幹事はどうしてもやることが多くて大変……というイメージがあります。
幹事をお願いしたい人が忙しい場合や負担をかけたくなくて頼みづらいというときは、幹事のやることを少なくする工夫を考えてみましょう。
パーティーの内容をシンプルにすることで準備すべきことは減らせます。
例えばゲームやケーキバイトなどのイベントを極力なくすことで、ゲームの進行準備や備品の買い出し、ケーキの予約などは必要なくなります。
その分マンネリしがちになるのでゲストが楽しめるようにスペシャルムービーを作って流したり、料理を凝ったものにするなど新たな工夫は必要になるかもしれません。
そして自分たちで負担できることはしておくことでも幹事の負担を減らすことができます。
例えば通常なら幹事にお願いすることの多い
- ゲストのリストアップ、メール送信、出欠管理
- 会場予約、当日までの会場とのやりとり
- 当日のタイムスケジュール作成
などを自分たちで進めることができれば、あとはイベントなどの備品の買い出しと当日の受付、進行をお任せするくらいで済みそうです。
幹事の人数によって準備は1，2日協力してもらえればなんとかなるかもしれません。
当日の進行表なども作っておくと司会進行役も任せやすいです。
要は台本です。特に司会進行は重要な役割ですし、未経験の人は不安に思ってしまいます。
例えばゲストが写真を取る時間を決めておいて進行表に「どうぞ前に出てお写真をお取りください」とアナウンスを入れてもらう個所を書き込んだり、「新郎新婦が入場しましたら皆さま大きな拍手でお迎えください。
それでは扉にご注目ください。新郎新婦入場です」といったセリフの例文も入れておくと親切です。
最近は景品や備品の購入もインターネットでできるので、可能なものはインターネットで購入すれば買い出しに行く必要がなくなり、幹事がやらなくてはいけないことをさらに減らすことができます。
例えばビンゴゲームの一式や会場装飾のガーランドやウェルカムボードなどもインターネットで発注、購入することができます。
今はハンドメイド需要が多くいろいろなハンドメイドアプリもあるので、かえってお店で買うより簡単に、オリジナリティあるこだわりのものが作れますよ。
しかしインターネットでは実際届いた時の実物が想像と違うということも良く起こりますよね。
実際見て買った方がいいと思うものは迷わずそうしましょう。
例えばゲームの景品やゲストへのプチギフトをインテリアなど家具系や機能性のあるもの、さらには洋服などサイズ展開があるのもにする場合は、実際お店で見て触って購入を決めたほうがいいということもあります。
何をどこまでインターネットに頼るかは自分たちのこだわりと負担度、幹事に任せる仕事量をみてうまく調節しましょう。
幹事にかかる負担が軽減でき準備が数日で済むというようなら、多少仕事が忙しくても引き受けてもらえるかもしれませんし、依頼する側もお願いしやすくなります。
それに、仲のいい友人ならきっと快く引き受けてくれるはずです。
自分の時間を割いてもあなたのために協力してくれます。気負い過ぎずまずは相談してみることも大切ですよ。
自分たちでやる
二次会の幹事を頼まず自分たちでやるという方法もあります。
忙しい友人や気乗りしない人に無理に頼んでも、意見の食い違いで不仲になっては最悪です。
やはり幹事は「この人のためにやってあげよう！」「素晴らしいパーティーにしよう」という気持ちが大切ですから、やる気がない人にやってもらっても、中途半端で盛り上がらないパーティーになってしまう可能性があります。
さらに幹事とは会費の管理や備品買い出しの際の経費などお金のやり取りもあるので心から信頼できない人では不安ですよね。
後からトラブルになってしまっては後味も良くありません。
自分たちですべて行えば幹事に気兼ねすることなく徹底的にこだわれますし、全員をゲストとして全力でおもてなしすることができます。
幹事を立てるとみんなの意見の兼ね合いがありますが、自分たちでやれば会場決めや装飾から料理、ドリンク、イベントなどの内容などすべて思い通りに計画することができます。
しかしもちろんできることは限られてしまいますし、なにより二次会の準備は結婚式の準備と並行して行う場合が多いので、二人の負担が増えてしまいます。
入退場のアナウンスを自分たちでやることはできませんし、イベントによっても自分たちで進行しながら行うことは難しいものもあります。例えばケーキバイトは司会が必要ですよね。
そこだけ友人に手伝ってもらったり、仲のいい友人を交えたサンクスバイトなどにしても盛り上がりそうです。
新婦から仲のいい友人にケーキバイトをするのです。ゲストを巻き込んでみんなで盛り上がれるような演出にすれば自分たち進行でも成功しそうですね。
ゲームもクイズ大会やビンゴなどなら自分たち進行でゲストを盛り上げることが可能でしょう。
しかし自分たちのやることが増えるので二次会の開催日から逆算して早めに計画を立て、行動していく必要があります。イベントの種類や進行を工夫したり、イベントなどを減らし、ンプルなみんなで歓談できるようなアットホームなパーティーを目指してもいいかもしれません。
どうしても当日は誰かに手伝ってもらわなければ無理、という場面が出てきてしまったらゲストの友人に受付や入退場のアナウンスだけお願いするなど、多少ゲストの手を借りることも考えて頼める人を探しておくことも大切です。
二次会幹事を頼みにくい時は負担を減らす工夫を！
結婚式二次会幹事を頼みたくても頼めない、頼む人がいないと悩んではいませんか？
イベントの準備や当日の進行などに加え直前までのゲストの出欠管理や会費管理など、幹事はやることが沢山あります。仕事が忙しかったり遠くに住んでいて打ち合わせや準備に協力することが難しいことも多いでしょう。
さらに友人に負担をかけたくないという思いから頼みたくても頼めないと感じてしまう気持ちの問題もあります。
そういうときは幹事の負担を減らせるような工夫をしましょう。
パーティーの内容をシンプルにし、準備するべきことを少なくしたり、買い出しはインターネットも活用したり自分たちでできることはなるべくやってしまうようにするのです。
もしくは幹事を立てず自分たちで計画、準備すべて行うという方法もあります。
できることは限られてきますし、その分自分たちが大変にはなりますが、すべて自分たちでやれば細かいところまでこだわることができますし、ゲストを全力でおもてなしすることができます。
しかし一生に一度の日で、主役はあなたたち新郎新婦だということも忘れないでください。仲のいい友人なら、きっと引き受けてくれるはずです。
仕事や育児で物理的に時間がない場合は別ですが、「負担になるかも」とあなたが必要以上に悩む必要はありません。
相手に配慮した頼み方を心掛け、仕事を丸投げせず協力する姿勢を見せれば大丈夫です。
そして幹事をやってくれた人にはちゃんとお礼を考えておきましょう。
幹事会費を無料にする人が多いようですが、それに加え後日ご飯をごちそうするのか、現金やなにかプレゼントを用意するのか、前々からちゃんとお礼を考えておけばそんなに気負うことなく幹事を頼めるでしょう。
