結婚式二次会を企画したときにまず必須なのが幹事を立てることですよね。
しかし二次会の幹事をやった経験がなければ、一体何人くらいが妥当なのか分からないでしょう。
少ないと幹事への負担が大きくなってしまいますし、多すぎると手持無沙汰な人が出てしまうかもしれません。適正な人数を設定するには一体どうしたらいいのでしょうか。
パーティーの規模や幹事をお願いしたいと思う友人の性格などの観点から、適正な幹事の人数を解説しています。
何らかの事情やどちらかの出身地が極端に遠方な場合など、新郎新婦どちらかの友人しか打診できる人がいない場合もあるかもしれません。
しかし一人となるとその人にすべての負担がいってしまいますし、準備期間でも当日でもその人に何かあれば進行できる人がいなくなってしまうというリスクもあります。
幹事の負担を軽減、またリスク回避のためにできれば最低二人以上選出することをお勧めします。
またパーティーの規模によって準備することが増えますし、当日の混雑時の対応などにスタッフが必要になります。
自分たちが計画しているパーティーの準備量や規模などに応じて、適正な人数を考えてみましょう。
結婚式二次会幹事は一人では無理？
結婚式二次会幹事を選出するときに、パーティーの規模が一つ目安になります。
少人数のパーティーの場合は、新郎新婦の両側から一人ずつ選出し二人にお願いするのが一般的なようです。
イベントや事前準備を一人でこなすのはなかなか骨が折れますし、やはり一人ではその人に何かあって協力できなくなったときに困ってしまいます。
しかしパーティーの規模が大きくなるにつれ事前に準備することが増えますし、当日の対応も、受付や会計など、ゲストが増えるほど大変になります。
遅刻やドリンクの要望などイレギュラーな要求もあるかもしれませんし、少人数でそういうことに逐一対応していたら、パーティーの進行がままならない、なんて状況になりかねません。
また選出した幹事役の人の性格にも配慮する必要があるでしょう。幹事同士がお互い顔見知りの場合などは少人数の方がかえってスムーズかもしれませんが、初めて会う場合で、人見知りだったり、初めての人が苦手な性格だったりすると意思疎通を図るのが難しくなるかもしれません。
二次会パーティーを成功させるためには、新郎新婦がそういうことも考慮して最適な幹事の人数を設定することが重要です。
最適な二次会幹事の人数は？
上記のようにパーティーの規模や幹事を依頼したい友人の性格などを考慮して人数を設定するとスムーズに行くことが分かります。
ここからは幹事の最適人数を一般的なパーティーの役割の内訳を参考に解説します。
■幹事役割一覧
| リーダー | 運営を取り仕切る | 1人 |
| 受け付け | ゲスト出欠・会費集金 | 2～3人 |
| クローク | 荷物預かり・貴重品案内 | 1～2人 |
| 司会 | 司会進行 | 1～2人 |
| カメラ | 撮影要員 | 1人 |
| 音響・照明 | 照明 ＢＧＭ・照明調節 | 1～2人 |
| 料理・ドリンク | 料理出し・ドリンク管理 | 2～3人 |
当日だけでもやることが沢山あります。
そんなにこだわらない、という人はこんなに役割はいらないかもしれませんが、今は格式高いイメージの結婚式より、ドレスコードや会場の雰囲気作りなどの自由度が高く、リラックスして楽しめる二次会をこだわって作り上げる夫婦も多いようです。
ゲストが楽しく充実した時間を過ごすためには、それぞれの役割ごとにスタッフをお願いして、細やかなサービスを提供できる環境を作るのも大切なことですよね。
最低二人が一般的
かなり小規模でゲストも知り合いがほとんど、と言うのでない限り、やはり一人は厳しいのではないでしょうか。
ゲームの景品や備品の買い出し、招待メール作成など、少人数とはいえやることは意外に沢山あります。
例えばビンゴ大会を行うとすれば、1，2個程度ではすぐにゲームが終わってしまい盛り上がりに欠けるので、ゲームのシステム上参加者の1～2割分の景品を用意することが多いようです。
参加者30人なら、3～6個という計算になります。
他にも備品など準備が必要ですし、司会進行もやるとなるとシナリオも必要……。
景品の質などこだわり度にもよるかもしれませんが、仕事の合間をぬって買い出しに行き当日までに準備しなければならないとなると、かなりの負担です。
幹事をお願いする友人の身になって考えてあげましょう。
イレギュラーや幹事病欠などのリスクにも備えて、最低二人というのはひとつの基準になるのではないでしょうか。
どうしてもお願いできそうな人がいない場合は、準備の段かいでは新郎新婦も全面的に協力し幹事一人に負担がいかないように気を付け、また二次会当日だけでも手伝ってくれる人を探して打ち合わせしておくなど工夫しましょう。
バランスがいいのは四人？
上記の表のように幹事は当日だけでもやることが沢山あります。
お互いにフォローしたり、ある程度余裕を持ってパーティーを進めるのにバランスがいいのは四人と言われています。
基本的には新郎新婦の両側から二人ずつ選出する形でしょう。
両側から一人ずつの計二人だと、初対面の場合もありますし、準備期間を二人で協力しなければならないときに気まずい、と感じてしまったり、元々人見知りの人などは出会ったばかりの人と密に連絡を取り合って時には一緒に買い出しに行くのは億劫、という性格の人もいるでしょう。
その場合四人なら会話もしやすいですし、同性の友人がいる可能性もあるので精神的に楽ではないでしょうか。
少人数のパーティーで二人の場合はお互い知り合い同士や、初対面の人でも気にしない性格の人を選出すれば問題ないでしょう。
幹事を依頼するほどの友人なら気心知れる仲のことが多いでしょう。
幹事の人数で悩んだ時は、規模から考えた一般論も活かしつつ、友人の性格を考慮することも忘れてはなりません。
大規模なパーティーなら思い切って六人、またアシスタントスタッフを動員しよう
結婚式二次会の参加ゲスト人数の相場は20～30名ほどが一番多いようです。
しかし中には50～60名以上を招待する大規模なパーティーを企画することもあるでしょう。
大規模の場合はその分対応することも増えるので幹事も六名以上選出し、それぞれに役割分担をするとスムーズでしょう。
しかし一人の負担が減る半面、人数が増えるほど人数分意見が出てきたりそれぞれ解釈が違ったりするので、当然意思疎通に時間がかかるようになってきます。
うまく統制し、まとめる役を新郎新婦か、もしくはリーダーとして幹事の一人にお願する必要が出てくるかもしれません。
また当日だけのサポート要員を依頼するのも手です。
幹事が指示出しし、幹事をサポートする形で手伝ってくれるスタッフです。
この場合は例えばドリンク管理など、一つの仕事をやってもらい何かあったら幹事に相談するようにしておきます。
複雑な内部事情まで共有する必要はないので意思疎通も難しくないでしょう。
新郎新婦の片方の出身地が遠方で、友人が遠方からやってくる場合なども同じ方法が取れます。
近い方の友人で幹事のリーダーシップを取り当日までの準備をし、当日遠方の友人に手伝ってもらうということです。
幹事一人一人にもそれぞれ事情があるので、依頼する新郎新婦は様々な条件を検討した上で幹事人数を設定しましょう。
適正な人数を選出することは素敵な二次会パーティーを作る上でもとても重要になってくるのです。
二次会の準備やパーティーをスムーズに進行させたい！
ゲストにとって快適な二次会パーティーは、進行もスムーズ、ドリンクや料理を待たせない、など基本的なサービスができていることが重要です。
ゲストの人数や、お酒を飲む人が多いからドリンク管理に人員を割こう、など、友人だからこそわかる情報を活かして適正人数を探っていきましょう。
もう一つは幹事に無理をさせない配慮を忘れないことです。
幹事はただでさえやることが多いので、依頼する幹事の人数が少なすぎて一人に負担がかかってしまわないように気を付けましょう。
しかし無駄に頭数が多いのも良くありません。インターネットの掲示板でも「依頼されたはいいが人数が多すぎて何をしていいのか分からなかった」「やることがなくて無駄だと思った」との体験談が寄せられていました。
頭数だけ揃えるのではなく、一人一人にちゃんと役割がなければ幹事をお願いする意味がありません。
グダグダな進行、いつまで経ってもドリンクが来ない、などゲストに会費のわりに合わないな、と思わせてしまうことがないように幹事たちスタッフサイドでの入念な準備が必要です。
少なすぎず多すぎず、パーティーの規模ややりたいこと、そして幹事の人選、ゲストの特徴などを見極めて、最適な幹事の人数を決めましょう。
