開催時間が遅いことが多くドタキャン率が高い二次会ですが、会費制のパーティーはゲストの出席率が重要になってきます。欠席が多いと会費で経費を賄えず赤字になってしまう可能性があるのです。
子連れのゲストが多い場合や遅い時間の開催の場合は特に、会費の補てん用に経費を取っておくなど、幹事は欠席分を見越して、うまくやりくりしましょう。
それでも赤字になってしまうこともないとは言えません。欠席が多く、赤字になってしまった場合の対処法をあらかじめ新郎新婦と話し合っておくことで、トラブル防止になります。
しかし当日パーティーを運営する側の役割を担っている幹事であれば、一ゲストではないので簡単に欠席することはできません。
当日までの準備だけでなく、当日の撤収作業が済むまでが幹事の仕事なので、できる限り最後まで仕事を全うすべきですが、どうしても欠席せざるを得ないという場合もあるでしょう。
欠席することが確定したら、すぐに新郎新婦と他の幹事に事情を説明して真摯に謝罪しましょう。
さらに幹事の人数が減ってしまうことで運営側にダメージがいくことは避けられません。
素早く代役を立て、仕事内容を引き継がなくてはいけません。最初から一人一人の役割をグループチャットなどで共有していれば、それぞれの仕事内容が分かっている状態なので引き継ぎもスムーズかもしれません。
結婚式二次会のゲストの欠席を見込んで準備しておこう
遅い時間からのスタートや子供連れの参加が多い場合は当日キャンセルが出る可能性も高いです。
結婚式二次会の幹事をやるのが初めての場合は感覚を掴むのも難しく、しっかりやりくりしたつもりでも最終的には赤字だったということもあります。
当日欠席が多く、参加費が足りず赤字になってしまった場合はどうすればいいのでしょうか。
会場側に相談してみる、もしくは会場を変更する
まずは会場側に最低保証人数に満たない状況を素直に相談してみましょう。
直前なので厳しい状況もあるかと思いますが、会場によっては急遽安いプランに変更してくれたり、貸出時間を削ることで値引きをしてくれたりするところもあります。
ダメ元でも相談してみることです。
また、まだキャンセル料金が発生する前にゲストの欠席数が分かった場合は、予約していた会場をキャンセルして別の会場に変更するという方法もあります。
手間がかかりますし、急な予約は金額が高くなる可能性もあるので注意が必要です。
会場を変更すれば黒字確実で、かつスクリーンなどの使用する設備の準備も間に合う場合は有効でしょう。
赤字になった場合の対処法を話し合っておく
当日のキャンセルも見越して、経費はギリギリまで使うのではなく、当日の会費の補てん用に取っておいた方がいいです。
残しておく予算は子供連れのゲストの人数などを目安にしましょう。ここは幹事の腕の見せ所でもあります。
しかし余裕を持って予算を組んでいたとしても当日キャンセルが予想以上に多く、正確な人数が読めず赤字を避けられないこともあります。
後でトラブルになる事態を防ぐために、事前に赤字になったらどうするかを新郎新婦と幹事で話し合っておくといいでしょう。
幹事が責任を感じて赤字分を負担したという人もいるようですが、新郎新婦主催ならば、その責任を幹事が背負うべきではないのではないでしょうか。
新郎新婦は事前に「自分たちが企画したパーティーだから、足が出たとしても私たちが負担するから気にしないで」と伝えるなど、当日欠席が多く赤字になってしまった時の処置法をあらかじめ共有しておくといいでしょう。
結婚式二次会の幹事が欠席せざるを得ない場合の対処法
幹事が結婚式二次会を欠席しなければならなくなった場合、多くの場合、運営に関わる役割を割り当てられているはずなので、ギリギリになればなるほど対応が大変になります。
運営に関わる幹事はできる限り出席すべきですが、
- 自分や家族、子供の病気やケガ
- 突然のクレーム対応などの急を要する仕事
- 身内の不幸
などが起きてしまった場合は仕方ありませんよね。やむを得ず欠席する場合は、確定した時点で新郎新婦に素早く報告しましょう。
他の幹事やスタッフにも迷惑をかけることになるので、どんな理由であれしっかり謝罪しましょう。
家族の病気や身内の不幸はもちろん優先すべきですが、自分の体調不良でドタキャンするのは防ぎたいですよね。
体調管理をしっかりするのは社会人としての常識でもありますし、幹事を引き受けた責任でもあるので、最低限注意しましょう。
幹事が欠席しても運営可能な状態にしておく
幹事の欠席が決まったら、すぐに欠員を埋めなくてはいけません。
運営側に関わる人間として基本的に出席するつもりでいるはずなので、欠席するとしたら本当にやむを得ない理由が直前にできてしまうという場合が多いのではないでしょうか。
つまりは当日、または直前で開催日までそんなに時間がないかもしれません。
可能であれば電話やメールで仕事を共有し、他の幹事たちや代理の人に引き継いでもらいましょう。
欠席の幹事の当日の役割は何なのかを確認し、素早く代役を立て、仕事内容を引き継がなくてはいけません。
その人しか分からないようなポイントがあるかもしれないので、細かく引き継ぎをして下さい。
例えば機材担当なら、
- パーティー直前にDVD再生してみてスクリーンにちゃんと映るか確認してください。
- 新婦の挨拶の時のマイク音量注意（新郎の後、少しボリューム上げると◎）
など、準備しているうちに気が付いた点があればどんどん共有して、自分が参加できなくなっても、パーティーが成功するようできる限り影でサポートしてあげましょう。
幹事の欠席はどんな場合も起きないとは限りません。
運営スタッフの欠員というイレギュラーな場合も仮定して事前に準備しておくのが理想です。誰にも代役ができずパーティーが進行できない、という事態は避けるべきです。
最初から一人一人の役割をグループチャットなどで共有していれば、それぞれの仕事内容が分かっているのでスムーズかもしれません。
また、全員で通してリハーサルしておけば、全体の流れとそれぞれやるべき仕事が分かるので引き継ぎも簡単でしょう。
そしてやむを得ず欠席した場合はそのままにせず、パーティーが終わって落ち着いた後、改めて謝罪の連絡をしましょう。できるだけ直接電話するのがおすすめです。
穴埋めをしてくれた幹事たちにも一報入れましょう。
また、幹事も会費を払うことになっていたのであれば、会費を払うべきでしょう。
幹事の会費は無料にする新郎新婦も多いですが、会費は徴収して違う形でお礼する人もいます。他の幹事が払っているなら、欠席したとはいえ、会費を払う姿勢を見せた方がいいかもしれません。
新郎新婦の意向にもよりますが、ただでさえ当日欠席して幹事に迷惑をかけているので、会費をスルーすると他の幹事に不満を持つ人が出てもおかしくありません。
後日空気を読んでうまくフォローすることで幹事間の人間関係も乱さずに済みます。
結婚式二次会幹事は大変な役割ですが、引き受けたからにはできるだけ最後まで全うすべきです。ゲストの欠席は必ずあるものとして考え、予算のやりくりや赤字の対応を決めておき必要があります。やむを得ない理由で幹事が当日欠席する場合は、お詫びや会費の問題など、誠意のある対応を心がけましょう。
結婚式二次会の欠席は必須として準備を進める
結婚式二次会は披露宴に比べると欠席率が多いのが現状です。
直前や当日に欠席する人もいるため、予算のやりくりが難しい傾向にあります。
当日の混乱や赤字をできるだけ避けるために、当日の欠席は必ずあるものとして、会費の足りない分を補てんする費用を取っておきましょう。
子供連れのゲストのドタキャン率が高い傾向にあるので、子供連れのゲストの人数を目安にするとわかりやすいです。
ゲストの欠席が多く、必要経費に満たないことが分かったら、まずは会場に相談してプランの変更や値引きが可能か確認してみましょう。
場合によっては会場事態を変更することもできるので、キャンセル料金が発生する前に分かったら素早い対応が必要です。
また赤字を免れない場合は、後で誰が負担するか揉める事態にならないために、赤字になったらどうするか、事前に新郎新婦と幹事で話し合っておくことが重要です。
当日運営に関わる幹事がやむを得ず欠席する場合は、新郎新婦と他の幹事にすぐに報告、真摯に謝罪しましょう。
混乱しないためにも、念の為に幹事の誰が休んでも引き継ぎが簡単にできるように、それぞれの仕事内容を事前に共有しておくとスムーズです。
結婚式二次会のゲストの欠席はよくあることで、赤字にしないためには工夫が必要だということを念頭に置いて経費をやりくりする意識が大切です。
さらに幹事を引き受けたからには仕事を全うしたいですよね。突然の欠席は運営陣にも迷惑をかけてしまうことになるので、しっかり体調管理をして、体調不良などの理由で欠席することは避けましょう。
