結婚式二次会業務、幹事に丸投げは絶対NG？

結婚式二次会の幹事を友人に依頼し、あとはノータッチで任せきり、という人も多いようです。

インターネットなどで調べれば幹事という役割の大変さが分かりますし、経験したことのない人はただ「お願いね」と依頼だけされても何をしたらいいか分からず不安になってしまいます。

幹事をお願いするときは、仕事を丸投げせず、新郎新婦も協力して一緒に作り上げるイメージを持つことが大切です。

主催の新郎新婦がノータッチだと、投げやりにみられることもありますし、無責任さに不満を感じる人も出てくるかもしれません。

新郎新婦がやる気で、「一緒にパーティーを企画しよう！」という感覚で協力して準備を進める姿勢でいた方が、幹事もやりがいも感じられるし「このふたりのためにやってやろう！」という気になるものです。

企画からすべて幹事だけに任せるのではなく、依頼するときに具体的にやってほしいことをリスト化して伝えるといいでしょう。

そこまで幹事経験が豊富な人も少ないはずなので、実際に幹事にやって欲しいことや、自分たちのイメージするパーティー像を明確に伝えることが重要なポイントになります。

パーティーの雰囲気や取り入れたいイベントなどを、ある程度決めておくと、幹事と打ち合わせをするときにやるべきことを明確に伝えることができます。

1 丸投げは不親切です！
2 結婚式二次会の準備は丸投げせずに幹事と一緒に作り上げる意識を持つ
- 2.1 パーティーの準備でやるべきことを具体的に決める
3 結婚式二次会は新郎新婦が計画し幹事に仕事を割り振るとスムーズ

丸投げは不親切です！

結婚式二次会の幹事に、パーティーの準備を丸投げしてしまう新郎新婦が結構います。

「こだわりとかないから全部任せる」と言われると、幹事はゼロから全て考えなくてはならず、仕事量も大変度も増してしまいます。

逆にこだわりのある新郎新婦の場合、余計に大変になることもあります。

例えば会場の雰囲気やギフトなど、こだわる部分は自分たちで準備するということなら納得です。

しかし「会場はどこでもいいよ」と丸投げされていたのに、幹事が自分なりに工夫して探した会場に対して「もっと駅からアクセスがいいところがいい」「この雰囲気はちょっと違うかも」などと後でダメ出しをするのは最悪です。

「それなら自分たちで探しなよ……」「最初に言ってよ！」と怒り心頭になる気持ちもわかりますよね。

幹事への丸投げが原因で関係性が悪化してしまうこともよくあります。

また何も決まっていない状態で幹事に依頼するのも考えものです。

そもそも二次会を開催する場所や時間、人数も決まっていない白紙の状態で幹事に仕事を投げても、会場の予約すらできないわけですから、何から手を付ければいいのかわからないですよね。

幹事の好意で手伝ってもらう身なのに、不親切だと思いませんか？

「任せた！」と言われたとしても、要所で主催の新郎新婦の意見を聞かなくてはいけないことも多いです。

この会場でいいかな？」「景品はこれとこれどっちがいい？」と言った重要な質問をしても、新郎新婦のレスが遅いと準備が進みません。結婚式の準備と並行して行っている場合、新郎新婦も忙しいでしょう。

しかし自分たちが主催で幹事をお願している限り、責任を持って監督すべきです。

幹事に丸投げしてノータッチになってしまうことで、幹事の反感を買い、関係性にひびが入る危険性があるので、注意が必要です。

結婚式二次会の準備は丸投げせずに幹事と一緒に作り上げる意識を持つ

新郎新婦から全て丸投げされてしまうと、一から企画しなければならず、何から手を付ければいいのかわからないですよね。

幹事の好意で手伝ってもらう身なのに、それでは不親切だと思いませんか？結婚式の準備などで忙しいのはわかりますが、幹事が仕事をしやすいように工夫してあげましょう。

最初の打ち合わせの時に具体的に説明すると、幹事もやることが明確に見えますし、その後の動きもスムーズです。さらにやるべきことだけではなく、パーティーやゲストの雰囲気などに対しても、新郎新婦の希望を言ってもらった方が幹事は動きやすいものです。

パーティーの準備でやるべきことを具体的に決める

まずは主催の新郎新婦の間で、打ち合わせまでにこれをやっておけば、幹事にも的確に指示ができ、効率的にパーティーの準備をすることができます。

新郎新婦の中でパーティーの全体像が見えていないために、幹事に明確な指示ができず、結果的に丸投げになってしまうのです。

まずは新郎新婦の中でやりたいイベント、会場へのこだわりなどを書き出し、それをもとに「やることリスト」制作してみるといいでしょう。やることリストは以下のように時系列で表にしておくと、新郎新婦と幹事の役割分

行う期間	内容	幹事が準備するもの
半年～4か月前	・新郎新婦にヒアリング、ゲストリスト
	・幹事顔合わせ、打ち合わせ
	・ゲスト人数に合わせて会場探し（見学・見積もりなど）
3か月前	・会場決定
	・招待状作成	往復はがき・切手（はがきの場合）
	・二次会予算の配分
2か月前	・プログラムの企画・作成
	・招待状発送
	・VTR・BGMなど作成開始	VTR/BGM、その他機材
1か月前	・予算の決定
	・必要備品・景品の買い出し	ゲームの景品・受付、その他備品
	・余興、スピーチ、乾杯挨拶などの依頼
	・当日の司会・受付・会計などの役割分担（もしくは依頼）	司会者台本
	・ゲストの出欠管理
	・プログラム調整タイムスケジュール決定、リハーサル	タイムテーブル表決定版
	・座席表	必要なら座席表
	・プチギフトの手配	プチギフト、かご
一週間前	・会場最終打ち合わせ
一週間前	・ケーキなど発注	ケーキ、お皿など
前日	・備品、景品など必要なものが揃っているかチェック
	・段取り最終確認
	・搬入荷物確認、準備、発送	搬入車、梱包材

項目ごとに用意するものをピックアップすると、買い出し漏れがなくなるのでおすすめです。

あとはこの表を使って、一人に負担がかかり過ぎないように仕事を割り振っていけばいいだけです。

さらにパーティーの雰囲気に関しても、幹事と共有する必要があります。

例えば新郎新婦によっても「落ち着いた雰囲気の会場がいい」「カラフルなイメージにしたい」など好みがあるでしょうし、参加するゲストによっても「ラグジュアリーな感じにしたい」などゲスト層に合わせることもあるでしょう。

その意識が共有できていないと、分担して作業を進めていくことで、最終的にちぐはぐな雰囲気になってしまうことも考えられます。

幹事の中には「こだわりがないなら任せて！」とやりたがる性格の人もいるかもしれませんが、ほとんどの場合そんなことありません。

極端な話、こだわりがそこまでなくてもある程度は新郎新婦が決めてしまった方が、幹事たちは動きやすいので親切です。

具体的に内容を提示する

幹事を依頼する際に、事前に決めておいたパーティーの概要と幹事にやって欲しい仕事を具体的に伝えましょう。

日付と時間、ゲスト人数
新郎新婦の要望、譲れないこと（イベントや景品、会場へのこだわりなど）
ゲストの顔触れや会場の雰囲気、パーティーのテーマなど
幹事にやって欲しいこと（役割分担）

などを明確に伝えることで幹事は動きやすくなります。

まずは日時と開始時間、大まかでもいいので招待するゲスト人数を伝えます。ここが決まらずに幹事を頼んでも何も始められませんから。

そしてパーティーの企画を考える軸を作る材料として、新郎新婦の要望を伝えます。

幹事はここを軸にして企画を組み立てて行くことができるので、かなり楽になります。

例えば、「景品は１等をテーマパークのペアチケットにしたい」「ビンゴをやりたい」という要望があれば、幹事はそれを軸に企画したり残りの予算で景品を考えたりすることができます。

選択肢があり過ぎても大変なので、少しだけ絞ってあげることで０から考えなくても済みます。

そしてふたりが考えている二次会の雰囲気や内容を具体的に伝えることも重要です。

幹事未経験の人なら尚更、どんな雰囲気にすればいいのか、どんなイベントにすべきか分からず迷ってしまいます。

幹事にパーティーのテーマや雰囲気を共有しておくことで、ちぐはぐな印象になるのを防ぐことができます。

テーマが「モノトーン」だったら、おのずと選ぶナプキンやテーブルクロスの色が変わってくるように、例えば幹事がウェルカムボードなどのアイテムのデザインを選ぶ時、選択肢を減らしより選びやすくなる判断材料になるのです。

ぐっと仕事がしやすくなるはずです。

以上のことを踏まえて、幹事と新郎新婦で役割分担します。

仕事内容もできるだけ詳細に割り振ることで、やるべきことが明確になり幹事は動きやすくなります。

例えば

会場はモダンなモノトーン系で、横浜周辺で探してほしい（○月◇日までに）
準備期間にやること
景品（ゲームは○○を予定しています）・プチギフト（○○の△△△）の買い出し
※買い出しの経費は事前支給
タイムテーブル、座席表作成（私たち夫婦で考えたものを表にして欲しい）
当日
司会はゲストの○○さんにお願いする予定。タイムキーパーをしながら司会、会場スタッフと連携を取って時間内に収まるようにサポートして欲しい

など、頼む時は何をすべきか明確にし、自分がこれから何をするのか理解、納得してもらえるように具体的に内容を提示するようにしましょう。

打ち合わせ後も丸投げにならないように、忙しくてもこまめにメールなどをチェックし、幹事からの連絡には早めのレスポンスができるように意識しましょう。

また、幹事も慣れていない人が多いと思うので、完璧を求めすぎないというのも成功の秘訣です。

お願いしたことに関しては、自分たちの任命責任もあるので、後からケチをつけるのはNGです。

プライベートの時間を削って準備を手伝ってくれているということを忘れず、常に感謝の気持ちを持って接するようにしましょう。

結婚式二次会は新郎新婦が計画し幹事に仕事を割り振るとスムーズ

結婚式二次会の幹事を友人に依頼してあとは「お任せ」と仕事を丸投げしてしまう人も多いようです。

そもそも幹事はプライベートの時間を割いて準備をしなければならず、決して楽な仕事ではありません。

主催の新郎新婦が無責任では幹事もやる気が起きません。

パーティーの概要をはっきり示し、新郎新婦と幹事で協力して準備するイメージを持つことが大切です。

こだわりがないからと言ってすべて任せるのではなく、必要事項は新郎新婦が決めて幹事に伝えることで、パーティーの全体像を共有し、スムーズに準備に取り組めるのが理想です。逆にこだわりが強い新郎新婦は、幹事が決めたことについ口出ししてしまいがちですが、幹事との関係性に亀裂が入ってしまう原因になるので注意が必要です。

自分たちの希望は事前に伝え、どうしても譲れない条件があれば会場は新郎新婦が決めるなど、工夫するといいでしょう。