結婚式二次会の幹事は決して楽な仕事ではありません。
プライベートの時間をパーティーの準備に割かなければいけませんし、買い出しや会場探し、予約作業など、仕事内容は多岐に渡ります。
やるべきことを理解していないまま安請負したり、生半可な気持ちで取り組むとトラブルの元なります。
さらに無計画で準備を進めてしまうと、発注が間に合わなくなり、パーティーのクオリティを下げる原因にもなります。
折角幹事として関わることになったならパーティーを成功させて新郎新婦との素敵な思い出にしたいですよね。
無事当日を迎えるには当日までに間に合わない作業がないように、計画的に準備を進めていかなくてはいけません。
そのためには、まずパーティーの全貌を見渡し、やるべきことを把握することが重要なのです。
結婚式二次会の幹事は無責任にできる仕事ではない？？
一般的に結婚式二次会の準備は半年～4か月前に開始しますが、仕事内容を把握しないままなんとなく進めてしまうと間に合わなくなってしまう危険性があります。
会場はどれくらい前に予約する必要がある、などの制約があることも多く、ギリギリになると新郎新婦の要望に叶う場所が残ってなかったり、通常より金額が高くなったりして無駄なところで妥協せざるを得なくなります。
また計画性がないことで買い出しでも漏れが発生し、二度手間になるなど、様々な場面で効率が悪くなってしまうのです。
準備がギリギリになってしまうと当日も落ち着いて進行することができず、バタバタしてゲストにも不快な思いをさせてしまうかもしれません。
パーティーが失敗に終わってしまうと新郎新婦との関係が気まずくなってしまう可能性だってありますし、幹事も責任を感じて後味が悪いですよね。
さらに幹事が責任感に欠けることで様々なトラブルが発生してしまうかもしれません。お金の管理がずさんになったり、余裕のある予算だったのに赤字になってしまったりすると新郎新婦からの信用を失ってしまいかねません。お金の切れ目が縁の切れ目とも言うほど重大な問題なので特に注意が必要です。
結婚式二次会で新郎新婦と幹事との間で起こりがちなトラブルをまとめてみたので気になる方は見てみて下さい↓
よく新郎新婦と結婚式二次会の幹事とのトラブルって耳にしませんか？ 幹事は新郎新婦が仲のいい友人に依頼するのが一般的です。しかし幹事経験者や新郎新婦の不満の声や、喧嘩になってしまったというエピソードが絶えないのはどうしてでしょうか。 […]
結婚式二次会幹事の仕事内容
結婚式二次会の準備期間は限られているので、計画的に準備を進めるためにはパーティーの全貌を見渡して、幹事のやるべき仕事を把握する必要があります。
まずは新郎新婦にどんなパーティーにしたいのかを新郎新婦にヒアリングして方向性のすり合わせをしましょう。
どんなパーティーにするのか方向性を決めておくとかなり動きやすくなります。
ワイワイ盛り上がりたいのか、イベントを減らしてゆっくり過ごしたいのかなど、新郎新婦や参加するゲストによって作るパーティーの雰囲気や内容は変わってきます。
ここを明確にすると、会場やプログラムの内容、装飾品や景品などを決める指針にもなりますし、何より幹事がやるべき仕事がはっきりするのです。
例えば、
- どんな雰囲気のパーティーにしたいのか（大人の雰囲気、カラフル、ワイワイ、など）
- 取り入れたいこと（ケーキ入刀、ビンゴ、など）
- こだわりの条件（アクセスのいい会場、料理の内容など）
などの条件を共有してもらい、イメージを掴みます。雰囲気やパーティーの内容が分かってくれば、それに応じて必要な準備を計画的に進めていけるようになるのです。
パーティーの内容や雰囲気が分かったら、期間を逆算してやるべき仕事をピックアップしましょう。
一般的な結婚式二次会の幹事の仕事内容と目安の期間です。これを参考にして、それぞれのパーティーの内容に合わせてリストを作り替えてみてください。
| 行う期間 | 幹事の仕事内容 |
| 半年～4か月前 | ・新郎新婦にヒアリング、ゲストリスト ・幹事顔合わせ、打ち合わせ ・ゲスト人数に合わせて会場探し（見学・見積もりなど） |
| 3か月前 | ・会場決定 ・招待状作成 ・二次会予算の配分 |
| 2か月前 | ・プログラムの企画・作成 ・招待状発送 ・VTR・BGMなど作成開始 |
| 1か月前 | ・予算の決定 ・必要備品・景品の買い出し ・余興、スピーチ、乾杯挨拶などの依頼 ・当日の司会・受付・会計などの役割分担（もしくは依頼） ・ゲストの出欠管理 ・プログラム調整タイムスケジュール決定、リハーサル ・座席表 ・プチギフトの手配 |
| 一週間前 | ・会場最終打ち合わせ ・ケーキなど発注 |
| 前日 | ・備品、景品など必要なものが揃っているかチェック ・段取り最終確認 ・搬入荷物確認、準備、発送 |
他の幹事たちと協力し、進捗を報告し合いながら進めることもスムーズに準備をするコツです。
定期的に集まって進捗報告を兼ねて打ち合わせをしたり、グループチャットなどを利用して効率的に準備を進めましょう。
目指すイメージや方向性が途中でまたずれることのないように、新郎新婦とも密に連絡を取りましょう。
当日にやることも明確にしておくとスムーズです。当日の幹事の仕事はパーティーの運営になります。
会場の貸し出し時間までにプログラムの内容を完遂させなくてはいけません。
・会場に郵送している荷物があればチェック
・飾りつけ・音響など機材チェック
・最終打ち合わせ（会場担当者・幹事含め当日スタッフ）
・受付セッティング（名簿・つり銭・ウェディングツリーなどあれば）
・受付対応
・会費の管理
・司会（パーティー中の各アナウンス）
・ドリンク・料理など配布スタッフ（必要であれば）
・音響、照明係など
・カメラマン
・お開き後お見送り
・撤収作業
・パーティー費用の精算
当日はただでさえ突然のトラブルで思い通りに進行しないことも多いので、幹事それぞれの仕事を明確にしておくことが重要なのです。
やるべき仕事を書き出したら、新郎新婦と幹事の誰が何を担当するのか細かく割り振ってしまうと責任感も芽生え、漏れが少なくなりますよ。
結婚式などの準備も並行して行っている場合が多く、忙しい新郎新婦は時に気が回らないこともあるかもしれません。
ケーキや備品の発注期限を忘れたり幹事への返信を忘れたりする可能性もあります。
これはどんな仕事でも同じ原理ですが、後手に回れば回るほど尻拭いが大変になります。
「新郎新婦が何にも言ってこないからいいか」「他の幹事がやっているはずだからいいか」という考えでは失敗する原因になるので注意が必要です。
「ケーキ発注は新郎新婦がやるって言っていたけど予約したのかな」など気になることがあれば積極的に声をかけ気にしてあげましょう。幹事を引き受けたからには、仕事だと思って責任を持って取り組む姿勢が大切です。
また幹事をやるとお金の管理が必須になります。無責任な姿勢では管理がずさんになり、不透明なお金の動きが出てしまったり、現金や買い出しをした備品が紛失したりといった不注意のミスとして現れる可能性もあります。
収支の記録は漏れずに残し、不透明なままお金を使うことは辞めましょう。
新郎新婦との今後の関係性にも関わってくる問題なので、金銭管理も責任を持って丁寧に扱いましょう。
子育てなどプライベートや仕事の繁忙期と重なり、幹事の仕事に責任を持てない危険性があると思えば、思い切って断る勇気も大切です。
引き受けても中途半端になってミスを誘発したり新郎新婦とトラブルになってそれまでの関係性を壊してしまうよう危険性があるからです。
結婚式二次会幹事の断り方のコツを知りたい方はこちら↓
結婚式二次会の幹事を依頼されたけど断りたい時はどうしたらいいのか悩んでいませんか？ 依頼する側からすると信頼できるあなただからこそお願いしているので、断るにしてものらくらと逃げたり、おざなりにしてしまっては失礼です。 幹事を断る[…]
もちろん大変な仕事を全うしパーティーを成功させることができれば、大きな達成感と幸福感を得ることができるでしょう。
しかし生半可な気持ちで引き受けるべき役割ではないということは覚えておいた方がいいでしょう。
結婚式二次会幹事は仕事だと思って取り組もう！
結婚式二次会の幹事は簡単な役割ではありません。
パーティーの全貌が見えなければ、準備すべきことが分からず何をいつまでにやればいいのかわかりませんよね。
準備不足でパーティーのクオリティを下げることになりますし、思い付きの行動では買い出し漏れなどが発生し、効率が悪いだけです。
限られた期間の中沢山のことを準備しなければならず、中途半端な気持ちや投げやりな態度で臨むと、ミスや新郎新婦との関係性が悪化する可能性もはらんでいます。無責任な仕事をする人は社会でも信用されませんよね。
お金を扱うので慎重さが問われますし、パーティーを成功させるために様々な準備過程が必要になってきます。
引き受けたのにやる気がないと新郎新婦や他の幹事たちの気を悪くしてしまうかもしれませんし、お金の管理がずさんなことで、信頼を失い、友情を壊してしまうことにも繋がります。
新郎新婦へのヒアリングと幹事同士の打ち合わせを徹底し、パーティーの全貌を把握することでやるべき仕事が見えてきます。
仕事内容をピックアップして時系列に並び替え、新郎新婦と幹事で役割分担することで、効率的に漏れのないように準備を進めていくことが可能になります。
大変な役割ではありますが、パーティーを成功させられれば大きな達成感を得ることができますし、新郎新婦や一緒に準備をした幹事グループとの絆が強まること間違いなしです。
一人一人が仕事だと思って真剣に取り組み、新郎新婦に最高の時間をプレゼントしてあげましょう。
