結婚式二次会幹事は一般的にパーティーの企画から準備、当日の運営までやることが沢山あり、仕事やプライベートの時間を使って準備を進めなくてはいけません。
幹事の負担を考えるとお願いしにくかったり、申し訳ないと感じてしまう新郎新婦も多いのではないでしょうか。
本来ゲストをおもてなしするパーティーなので幹事にも当日は料理やドリンクを楽しんでもらいたいという気持ちになるのは当然ですよね。
ではできる限り幹事の負担を少なくするにはどうすればいいのでしょうか。
幹事が何もしないでパーティーを楽しめる方法をご紹介します。
幹事は撤収作業が終わるまでバタバタが当たり前？
インターネット上の結婚式二次会幹事の経験談には「打ち合わせが多く忙しかった」「片付けが終わるまで気が抜けなかった」などの声が多く、決して負担が少ない役割ではないことが分かります。
パーティーの企画から関わることが多いため、新郎新婦とゲスト、会場スタッフとの板挟みになり気を遣う役目でもあります。
当然新郎新婦の要望をヒアリングすることはパーティーを企画する上で欠かせないので、どんなパーティーにしたいのかを幹事に伝えることは大切です。
しかしこだわりの条件が多すぎたり理想が高かったりすると中々要望に沿えないことがあります。
例えば会場探しならアクセスの良さや雰囲気、価格帯などのこだわり条件が多いと全ての希望を網羅した会場を探すのは大変です。
その都度会場側と交渉したり並行して他の会場も探して下見したり……など様々な業者との板挟みになることでも大変な役割といえます。
イベントの企画や買い出しもリストアップしてコスパを考えて買い物するなど、やりくりの工夫が必要な場合も多く、それを全て期限に間に合うように準備を進めなくてはならず、生半可な覚悟ではできない仕事です。
当日は幹事が運営を行います。パーティーの進行で精いっぱいで料理に手を付けられないどころかドリンクを飲む暇もない……なんてこともよくあるようです。会場の貸し出しの制限時間までに片付けまで終わらせなくてはならず、撤収作業が終わるまでバタバタで休む暇もない、というのが結婚式二次会幹事の現実です。
好意で手伝ってくれているとはいえ、負担が大きくパーティーを楽しめないことを申し訳ないと感じてしまう新郎新婦も多いでしょう。
幹事が他のゲストと一緒にパーティーを楽しめるようにするにはどうしたらいいのでしょうか。
幹事の負担を軽減するための方法をご紹介します。
幹事が何もしなくていいパーティーとは
結婚式二次会幹事が何もしなくてもいいようにするにはどんな工夫をすればいいのでしょうか。
幹事がやることとしては大きく分けて「企画・準備」と「当日運営」があります。
イベントの内容を企画したり備品やゲームの景品を揃える、また会場を決めたり招待状を送ったりする場合もあります。
当日は司会と連携を取りながらBGMや照明の切り替えを行い、ゲストケアをしながら時間内に終わるように常にタイムキープをしなくてはいけません。
本来ならやること盛りだくさんの幹事の負担を減らすにはどんな方法があるのでしょうか。
少人数＆シンプルパーティーで仕事量を減らす
まずは少人数制パーティーにするということです。
現在は二次会に限らず披露宴でも、本当に仲のいい友人のみを招待した少人数のものが目立ちます。
少人数にすると幹事のゲストケアが楽になるというメリットがあります。確率の問題ですが人数が多いとそれだけトラブルも起こりやすくなります。
それを考慮して人数を減らすのは有効的だということと、ドリンクケアなどを幹事が行うシステムだったとしても少人数であればそこまで忙しくなることはありません。
イベントを行う場合も多人数では全員参加しているのか、例えばビンゴ大会ならビンゴカードがいきわたっていない人はいないかを把握するだけでも一苦労です。
少人数制のクラスだと教師が一人当たりにより手厚く注意を割くことができるのと同じように、少人数であればちゃんと全員が付いてきているかを把握しながらイベントを進行することができます。
幹事が会場を走り回って状況を把握したりゲストに説明して回ったりする必要はなくなるのです。
結婚式や披露宴ではかつてのサークルのうち一人だけ呼ぶわけにもいかないのでサークルメンバー全員を招待するということがよくありますよね。
その場合仲間外れ感を与えることは回避できますが本当に仲のいい友人とまではいかない人は、意外と新郎新婦も気を遣ったりゲストの方もご祝儀や交通費の出費の方が気になってしまったりするものです。
二次会はどちらかというと披露宴の後に本当に仲のいい人をおもてなしするというイメージがありますよね。
ここは潔くお互い気を遣わないで本気で祝福してくれ、二次会の会費もいとわないくらいの友人に絞るようにしましょう。
また職場の人は披露宴に招待し、高校や大学の友人のみで二次会を行うなど明確に分けるとわかりやすいですよね。
また招待したい人が多い場合は新郎側の友人と新婦側の友人を分けて別日で2回行うという例もあるようです。手間とお金はかかるかもしれませんが、その都度の招待人数を減らすことができます。
そして内容をシンプルにすることも有効です。
ケーキ入刀やファーストバイトなどのウエディングセレモニーや、ゲーム、余興などのイベントが多ければ多いほど司会進行は困難になり、幹事の負担は大きくなります。
ゲストが席についているか、いない場合は喫煙所などに声をかけに行ったり、会場によっては幹事がBGMや照明の切り替えをしたりするところもあります。
イベントのルールを説明し、配りものがあれば配布し全員に行き届いているか確認、ルールを把握できていない人はいないか気を配り、必要があればマイクリレー、景品を渡す係など、様々な手間が生じます。
イベントをなくし歓談多めのシンプルなパーティーにすることで、幹事の負担はぐっと軽くなります。
その場合は間延びしてゲストが飽きやすくなるというデメリットがあるので、ゲストが最後まで楽しめるような工夫をする必要があります。
料理やお酒の種類にこだわるというのも手です。こだわりのコース料理ならば料理の紹介文を会場に借りて、「お次はメインディッシュのお肉料理です。ロティというオーブンの中でじっくり火を通す焼き方をした柔らかいフィレ肉のローストと……」というようにゲストの元に届いた料理について説明してあげるとより楽しんでもらえるかもしれませんよ。
プロフィール紹介VTRなどを流して会場の雰囲気を変えたりするのも有効です。
この場合は事前にVTRを作る必要がありますが、流すだけなので当日はゲスト主体のゲームのように進行しなくてもいいので気楽でしょう。
新郎新婦がテーブルラウンドをしてゲストと歓談したり写真を撮ったりするフォトクルーズなども事前に何も準備しなくていいのでおすすめです。
新郎新婦で仕切る
最近増えているのが、新郎新婦自ら企画、準備をして当日進行もする結婚式二次会パーティーです。
自分たちで企画、準備するので細かいことまでとことんこだわることができ、ゲスト全員に楽しんでもらうことができます。
とはいえ当日の受付や、入退場やケーキ入刀などの自分たちが主役のイベントを司会進行するのは無理があるので、その時だけアナウンスしてもらうようゲストの何人かに幹事としてお手伝いをお願いしましょう。
内容を工夫すればそこまで幹事の負担になることはないでしょう。
要所のアナウンスをお願いする場合は参考のセリフを書いた台本を用意し、幹事がどこで何をしたらいいのか流れを把握しやすいように共有し、何度かリハーサルをすることも負担や緊張を和らげることに繋がります。
イベントもクイズ大会やビンゴなどゲストが楽しめる内容にして新郎新婦がマイクを握って進行、景品を渡すのも新郎新婦が行うというカップルもいます。
特別感もありますし、幹事に負担をかけずにゲストをおもてなしすることができます。
しかしその分新郎新婦の負担が増えるので、結婚式の準備と並行して行っている場合は忙しくなります。
早めに計画を立て準備を始めることが大切です。
二次会代行業者に依頼する
幹事が何もしなくていいようにするには幹事代行業者に依頼するという方法もあります。
幹事がやる仕事を代行して行ってくれるので、友人幹事の負担が減り、新郎新婦としても一ゲストである友人に依頼するより気楽ではないでしょうか。
業者によって価格帯はバラバラですが、自己負担金０で、会費でまかなうことが可能な業者もあります。
招待状や会場探しも担ってくれ、司会者付きプランや中には受付まで行ってくれるところもあります。
その場合は幹事とは名ばかりでほとんど友人の負担になることはないのではないでしょうか。
二次会幹事代行業者に頼む際のデメリットとしては新郎新婦らしさが出にくいということです。
自分たちや自分たちをよく知る友人に幹事や司会を頼むことで、その新郎新婦たちらしい雰囲気が出て、アットホームな感じにもなりやすいという特徴があります。
不慣れだからこそのミスやもたつきがそのパーティーの味になり愛嬌になることってありますよね。
どうしてもプロに頼むとマニュアル化しやすく、つまらないと感じてしまう人もいるかもしれません。
もちろん慣れているプロに頼むと安心ですし、幹事への負担も少ないので、どちらを重視するのかは新郎新婦のこだわりと、ゲストの顔触れを見て決めるといいでしょう。
そして業者によって何をどこまでやってくれるのか不明点が多いということもあります。
「受付はやってもらえないので友人幹事に頼む必要がある」など業者によってはやってもらえる役割が偏ることや有料オプションになることもあります。
直前にゲストに頼むとバタバタして大変なので業者には最初によく聞いておいて、お願いせざるを得ない役割は早めに幹事に頼んでおきましょう。
またプランやオプションで値段が変わることもあるので、後でトラブルになるリスクを避けるため、見積もりを出してもらうようにしましょう。
幹事の負担が少ない結婚式二次会にするには
結婚式二次会幹事は打ち合わせや準備など、数ケ月前から時間を作って進め、当日も飲食がままならないくらい進行で精いっぱいということもよくある、大変な仕事です。好意で手伝ってくれているとはいえ、一ゲストとしてパーティーを楽しむことができないことを申し訳ないと感じてしまう新郎新婦も多いのではないでしょうか。
幹事が何もしなくてもいいようなパーティーにするにはいくつかの方法があります。
まずは少人数パーティーにしてゲストケアを容易にしたり、イベントを減らしたシンプルなパーティーにすることで仕事量を減らしたりする方法です。
パーティーの時間が押してしまうほとんどの原因は大人数のゲストをさばききれないことと、イベントに思ったより時間がかかってしまった、機材トラブルなどで時間が押してしまうといったことが原因です。
少人数で歓談多めのパーティーにすることで幹事の負担を一気に無くすことができます。
新郎新婦が仕切るという方法もあります。本来幹事に依頼する仕事をできるだけ新郎新婦が行うもので、当日も入退場などやむを得ない場面だけ幹事に進行をお願いするようにすれば、幹事が料理を楽しめないという残念な事態を防ぐことができますよね。
さらに二次会幹事代行業者に依頼すれば、幹事の仕事のほとんどを業者に任せることができます。
オリジナリティが薄れる傾向にあることや価格帯の問題など、注意すべきことはありますが、プロに任せる安心感もありますし、幹事が何もしなくていい状況を作りやすいでしょう。
せっかくゲストをおもなしするパーティーなので幹事をお願いしたとはいえ、そこまで負担をかけたくない、当日も他のゲストと同じように料理やドリンク、ゲスト通しの会話を楽しんで欲しい、と思う新郎新婦がいたら、幹事の負担を減らす工夫をしてあげましょう。
