結婚式二次会の幹事にはどこまでお願したらいいのか悩んでいませんか？
幹事に丸投げしたり、幹事を頼んだのに何も決まっていなくて適切な指示ができなかったりすると、幹事も不安になってしまいます。
幹事がキャパオーバーしたり、意見のすれ違いが原因でトラブルになってしまう可能性もあります。
さらに新郎新婦と幹事の間でやるべきことの境界線がはっきりしていないと、やることが重複して時間の無駄になる可能性や、見落としが起こることもあります。
幹事役が初めての人に依頼する場合は特に、何をどこまでやるべきなのか分からない状況ですよね。
幹事の不安を取り除く意味でも、どこまでお願いするのかしっかり線引きして指示できることが理想です。
今回は幹事にどこまでお願いすべきか、一般的な役割分担と判断材料になることについてご紹介します。
役割分担が曖昧だとトラブルに繋がる？
どこまで幹事にお願いすべきか悩んでしまいますが、役割分担が曖昧だとどんなことが問題になってくるのでしょうか。
結婚式二次会の準備は大変で、幹事の負担は決して少なくありません。自分たちと幹事。
やることが明確になっていないと、重複して準備していて時間の無駄だったということも起こります。
またこだわりが強い新郎新婦であれば、準備項目によっては新郎新婦が自分たちで担当した方がいいこともあります。
例えば会場を決めるに当たって、あまりこだわりがない人なら幹事が決めてくれた会場でOKとなるかもしれませんが、こだわりが強いふたりに気に入ってもらえる会場を探すのは一苦労です。
幹事が見つけてきた会場が気に入らないということも起こり得ますよね。折角見つけた会場を何度も却下されるのは幹事側としても気分のいいものではありませんし、割いた時間が無駄になってしまいます。
また参加して欲しいゲストを決めるのは自分たちなので、最終的な人数調整、会費設定、会場決定は幹事を介さず自分たちで一貫して行うとスムーズとも言えるでしょう。
いろんな人が介在するとその分意見のすれ違いやゲストの招待忘れなどが起こって、トラブルにもなりかねません。
また開催日しか決まっていないのに幹事に依頼すると、幹事が勝手に動き始めてしまうということもあり得ます。
自分たちのこだわっている部分や幹事にお願いする仕事について決めてから依頼することも大切です。
さらに代行業者であれば丸投げしてOKですが、友人に幹事を頼んだ場合はそうはいきません。
いくら仲のいい友人でも、それぞれの仕事とプライベートの時間もあるので、負担になり過ぎないように配慮する必要があります。
結婚式二次会幹事にお願いすること
幹事をやったことがない人は何から始めてどこまでやるべきなのか分からず混乱してしまいます。
無駄な労力や不安要素を無くすためにも、幹事に的確に仕事を振れるようしっかり計画を立てましょう。
まず結婚式二次会のために準備すべきことはどんなことなのか見てみましょう。
- 会場選び、会場との打ち合わせ
- ゲスト招待
- 会計
- 当日スタッフ、演出準備など
- 音響、照明
- 受付、クロークなど
- 司会
- プログラムの内容企画、準備
- 物品搬入、会場飾りつけなど
- ゲームなどの景品準備
基本的にやるべきことはこのような感じでしょう。
ゲストに招待状を出したりプログラムの企画をすることは時間がかかることも多く、ゲスト人数が増えるほど準備することも多くなります。
また何人も人を介在すると時間もかかり効率が悪いですし、ミスや見落としを引き起こす可能性もあります。何を新郎新婦自分たちで行い、どこまでを幹事にお願いすべきなのでしょうか。
幹事の性格や仕事量、そして効率を考え割り振る
細かいこだわりがあまりない新郎新婦であれば、その人の性格や向き不向きで分担を割り振ってもいいでしょう。
例えば、まめに連絡を取って話を進めることが得意な人や比較的時間があって会場に足を運びやすい人などに会場探し、契約をお願いする、計算が得意な人に会計を、という風にあてがっていくとスムーズでしょう。
そして仕事量が幹事に偏らないよう注意することも大切です。幹事にばかり負担がいってしまうと不満が募って友情にひびが入ることにつながりかねません。
インターネット上の掲示板でも「丸投げで何から始めたらいいのかわからなくて不安」「仕事量が多すぎて新郎新婦についイライラしてしまう」と言った不満の声も実際に見られます。
仕事量が幹事に偏り過ぎないように配慮する必要があります。
最初にやるべきことの項目を上記のように書き出し、どこまでを自分たちで行えばスムーズに理想通りのパーティーにできるかを決めてから、幹事に依頼する、またはやることを指示するといいでしょう。
幹事をお願いした人の性格の向き不向きで判断し、自分たちがやった方がスムーズなものは除外して考えましょう。
幹事の人数によっても負担の分散ができるので、最終的に幹事一人ごとの仕事量で調整するといいでしょう。
しかしゲストに誰を招待するのか決めるのはほとんどの場合は新郎新婦ですよね。招待客のリストは自分たちで用意しなくていけません。
そのため招待に関わることは新郎新婦が行う場合も多いようです。ゲストの状況に応じて対応が必要になることも含めて、ゲストの現状を一番理解している新郎新婦が自分たちで行った方がスムーズかもしれません。
例えば仕事で忙しくてはがきをスルーされそうな友人にはメールで送付したり、メールやSNSが不得意な人にははがきの方がいい、など招待状一つ取っても配慮が必要ですし、妊娠出産や介護など様々なことに追われている人もいるかもしれません。
そういう場合は他のゲストと違って現状を慮る言葉を付けたす必要があるかもしれませんよね。
細かい事情が分からない幹事にお願いするより、自分たちで行った方が配慮のある招待状が送れることは間違いないと言えるでしょう。
もちろん全員が知り合いの場合もありますし、細かく招待状の内容に指示を出すことができれば幹事に仕事を投げることも可能です。
その場合は間違いや送り漏れがないか、新郎新婦が最終確認しましょう。
どちらのやり方が自分たちに合っているのかで判断しましょう。
招待関係からそのまま出欠管理なども行う場合は、会場との連携も自分たちでやったほうがスムーズかもしれません。
直前まで料理の数や席の変更などを会場側とやり取りする必要がある場合は、幹事を仲介するより自分で連絡してしまった方が楽ですよね。
さらに人数の変動によって会費も変動する可能性があります。
あくまでパーティーの主催が新郎新婦自分たちであるなら、自己負担分とゲストの会費を調整して正式に設定するのも自分たちで行う方がスムーズでしょう。
会計係を依頼したり、信頼できる幹事にお任せする人も多いと思いますが、幹事役の人には会費を請求しないことも多く、いろんな兼ね合いが発生するため、幹事が中に入ると気を遣ってしまうこともあるかもしれません。
会費だけ設定し、その後の誤差分は新郎新婦の自己負担と決めてもいいですし、幹事の人との関係性や会費のシステムによって準備がスムーズに進むように判断しましょう。
新郎新婦のこだわりの度合いで決める
中にはパーティーのスタイルに強いこだわりを持っている新郎新婦もいますよね。
例えば会場探しにフォーカスすると、幹事に探してもらった会場が気に入らない場合があるかもしれません。
「申し訳ないけど他も探して欲しい」と何度も突き返すのは申し訳ないですし、自分の時間を割いている幹事の方も疲れてしまいますよね。
ただでさえ大変な幹事役を引き受けてくれた友人に対して申し訳ないので、幹事がやってくれることに意見しづらいと感じる人も多いようです。
探してもらった会場にピンと来ないけど友人の苦労を考えると否定できないというように、好意で引き受けてくれているからこそ意見しづらい状況にもなり得ますよね。
それなら最初から会場探しはこちらでやる、と決めて幹事には他の準備に当たってもらった方がいいでしょう。
こだわりが会場の立地くらいならなんとかなりそうですが、他にも二次会でやりたいイベントの内容などでも必要な設備が変わってきます。
- スクリーンなどの設備
- 日時
- ゲスト人数
- パーティー会場の雰囲気
- 料理・ドリンク
- パーティースタイル
など、何にどれだけこだわっているのかは結局のところ本人たちにしかわかりませんし、「折角探してもらった友人幹事に悪いからもうそこでいいか」と妥協してしまうと、一生に一度のことなのに満足したパーティーにならないかもしれません。
自分たちが考えている理想のパーティーがどんなものなのか、細かいところまで幹事に共有することが大切です。
仲がよく趣味も会う人なら、新郎新婦の目指す理想のパーティースタイルを深く理解し動いてくれる人もいるはずです。
こだわりがあってもそれを理解してくれる幹事がいて、この人なら任せられると思えば、会場探しもお任せしてもいいと思います。仕事量は気遣う必要がありますが、どこまで幹事に任せるのかは自分たちのさじ加減です。
他にもゲームなどイベントの内容、景品にもこだわりがあるようなら、その内容を自分たちで決めて、実際景品の買い出しや進行台本の作成などを幹事にお願いするのもいいでしょう。
どんなことにこだわるのか最初に伝えた上で任せるか、「こだわりがあるのでここは自分たちで決めるよ」と伝えるなど工夫する必要がありそうです。
また連携がうまくいくように、新郎新婦が進行していることと、幹事にお願いしていることは逐一共有することを忘れてはいけません。
例えばゲスト人数や予算の変動などは、幹事に会計係を頼む場合は大切な情報なのでまめに連絡を取り合う必要があります。
開催したい日時に会場を押さえられるかという問題もあるので、開催日までの期間を逆算して早めに準備を始めるようにしましょう。
幹事を任せた人の負担と自分たちのこだわり、キャパシティーの広さなどを考慮してお願いすること、範囲を決めるといいでしょう。
負担が偏らないようにしよう！
結婚式二次会の幹事に何をどこまで任せていいものか悩んでいませんか？代行業者ならいいですが、友人、知人にお願いする場合は負担が偏り過ぎないように注意しなければなりません。
招待するゲストを決め、それに伴い会費を設定するのを新郎新婦が担当することが多いようです。
会費もゲストの人数などによって変動するので、新郎新婦の負担額と様々な兼ね合いの元に決めることになります。
幹事に気を遣わせてしまうのが嫌だと感じるなら、自分たちで行ってもいいでしょう。
さらに会場の雰囲気や広さなどにこだわりがある場合も、幹事に任せず自分たちで探した方がいいかもしれません。
ゲストの招待や会費設定を自分たちで行うなら、最終的なゲスト数なども最初に把握できるので、わざわざ幹事を介して会場の責任者とやり取りするより楽です。
結婚式の準備と並行して行う場合は自分たちの負担も考慮しなくていけません。
幹事の負担を減らすために自分たちのやることが増えすぎるのも危険です。
見落としがあったり、余裕がなくなって態度が悪くなる、お礼などを怠るなど幹事に配慮できなくなってしまうのはよくありません。
二次会の幹事をお願いしたせいでその後の関係が壊れてしまっては元も子もありません。
プログラムの内容や景品などにもこだわりがあるなら、景品の内容を決めて買い出しを頼んだり、今はインターネットで購入することも可能なので、うまく利用して負担を減らしましょう。
お互いハッピーにパーティーを作り上げることができるよう、役割分担や幹事の人数調整も視野に入れて調整しましょう。
そして幹事にどこまで任せるかは、幹事を任せた人の現状や性格から推測できるキャパシティーと、自分たちの負担、またこだわりの有無などで判断し、何をどこまで任せるのか臨機応変に決めましょう。
