結婚式二次会を計画したときにまずやることは幹事を頼む人を探すことですよね。
一般的には仲のいい友人に頼むという人が多いようです。しかし仕事が忙しかったり家事育児で時間が取れなかったりして、お願いできる人がいないということもあるでしょう。
さらに幹事は大変な役割なので、友人の負担を考えると簡単には頼めないと感じる人も多いはずです。
とはいえすべて自分たちでやるとなると式の準備と並行して行うことになりとても大変ですし、司会進行がいないとできないようなゲームやイベントなどできることが限られる場合もあります。
そんな時は、結婚式二次会の幹事代行業者を利用しましょう。
最近よく耳にするという人も多いのではないでしょうか。今回はそんな二次会幹事の代行業者とはどんなものなのか、また利用する際のメリット、デメリットを合わせてご紹介します。
幹事代行業者とは？
幹事代行業者とは、ずばり結婚式二次会の幹事の仕事を代行するサービスを提供している業者です。
本来なら自分たち、または幹事をお願いした友人が手配しなければいけないことをすべて業者が代わりにやってくれます。
- 会場決定
- 景品、ギフトの手配
- 招待状、名簿作成など
- イベントなどの準備
- 会場装飾、セッティング
- 受付、出席チェック
- 当日司会進行、音響、照明
- 撤収作業、片付け
など、業者によってはほとんど丸投げと言っていいほどやってくれるところもあります。
自分たちの負担がかなり減りますし、プロに任せるので気持ち的にも安心ですよね。
幹事代行業者を利用するメリット
幹事代行業者を利用する一番のメリットは、やはり負担が減るということではないでしょうか。
友人に頼めばどうしても仕事が休みの日にプライベートの時間を割いて、二次会の準備や打ち合わせに協力してもらわなくてはいけません。
その点業者に頼めば、友人に何度も足を運んでもらっての打ち合わせや会場見学をしてもらうといった負担がありません。
そして友人にお願いした以上、主催の自分たちも全面的に協力しなければいけません。
景品や備品の購入のための経費や、準備の進行具合など、随時気に掛ける必要があります。式の準備と並行して細かいところにまで気を回すのは大変です。
幹事代行業者は経験豊富なプロなので、あれこれと心配せず安心して任せられますし、個人の都合などを気遣う必要がないので気が楽です。何かと発生しがちな金銭トラブルにもなり得ませんし、友人に頼む場合に考えなくてはいけない謝礼もいらないので、二次会開催後にもまたご飯会や手渡すお金やプレゼントなどを手配する手間もいりません。
リーズナブルなプランもあるので、場合によっては幹事を立てるより安く済む場合もあります。
さらに二次会に特化した業者なので様々なプランから、それぞれのニーズに合わせて選べるのも嬉しいポイントです。
例えばパーティー会場と連帯している業者もあるため、理想の雰囲気の会場や、「夜景の見える幻想的なナイトウエディングにしたい」など要望に合った会場、時間帯の提案をしてくれるところもあります。
他にも受付は友人に依頼できるから司会進行、演出だけやってほしいなど必要な役割だけお願いできるところもあります。
司会もプロがやってくれるので盛り上げ方が違います。友人に頼むより、パーティーのクオリティが上がりやすいのは魅力的なメリットです。
さらに二次会の開催に特化しているので、様々なパーティーに対応している業者やプランナー付きの会場を選ぶより自由度が上がり、自分たちがイメージするパーティーの雰囲気ややりたいイベントなどに関してもワガママが言いやすいのではないでしょうか。
幹事代行業者を利用する際のデメリット、注意点
幹事代行業者を利用するデメリットとしては、パーティーにオリジナリティが出にくいということです。
幹事を友人に頼んで自分たちで企画準備することで、内容も雰囲気も自分達だけのオリジナルなものになりますよね。
その場だけの特別な盛り上がりも素敵な思い出になります。業者に任せるとパーティーの質は上がりますがマニュアル化した一般的なものになりがちです。
その場合は自分たちでこだわりのプチギフトを用意したり、友人達の思い出の写真を編集したスペシャルムービーを放映するなど、差別化できることやゲストが盛り上がるような工夫をするといいでしょう。
幹事代行業者は沢山あり、何を基準に選んでいいのか迷ってしまうのではないでしょうか。
業者により質やできることの自由度が変わりますし、担当者との相性もあります。選ぶときは業者を比べよく吟味する必要があるでしょう。
注意点としてはゲームやイベントの内容や、その景品の充実度も違うので見極める一つのポイントになります。
担当者との意思疎通がうまくいかない、かみ合わないと感じる場合は他の担当者とも話してみたい旨を正直に伝えてみましょう。
さらに地方によって代行業者がないエリアもあります。例えば説明会への参加や会場見学などをしたくても距離があると簡単に行けないので、早めに計画を立て行動する必要があります。
最近はズームアプリなどを使ってのオンライン相談を実施しているところもあるので合わせて利用しましょう。
質問ややりたいことがあれば担当の人にどんどん質問しましょう。
契約してから「それはできない」など双方のすれ違いがないように注意したいですね。
もう一つ、金額の問題があります。
リーズナブルなプランもあるので、ゲストの会費で賄えるような場合も多いです。
しかしこだわって贅沢し過ぎたりオプションを追加し過ぎたりすると、自分たちの自己負担額が増えたりゲストの会費を高く設定しなければならなくなってしまいます。
例えば余興に芸人を呼んだりできるプランがある業者もありますが、当然その分割高になります。
さらに出席人数が少なすぎることもその原因になります。招待ゲストが10人前後ほどの少人数パーティ―なら、業者を使うと割高になってしまうのです。
少人数であれば準備する景品の量なども少なくて済みますし、出席管理も簡単になるので幹事は友人にお願いしたり、新郎新婦自分達で企画することを考えたほうがいいかもしれません。
会費があまりにも高いと折角おもてなしするはずがゲストの負担になってしまうので、そこも加味して考えましょう。
インターネットで業者の比較サイトをみて検討したり、ホームページからメールで質問できる場合もありますし、無料相談会も開催されています。契約する前にオプションによる追加料金など金額のことも詳しく聞いておきましょう。
結婚式二次会幹事、代行業者を利用するメリット、デメリット
結婚式二次会幹事を、代行業者に依頼することを検討したことはありますか？
最近よく耳にするけど、何がいいのかよくわからないということもありますよね。
メリットとしては自分達とゲストの負担がなくなることです。面倒で手間のかかる幹事の仕事を業者が代わりにやってくれるので、ゲスト全員をおもてなしすることができますし、自分達もリラックスして楽しむことができます。
さらには二次会の開催に特化したプロなので、演出やサービスにおいても自分達で企画、運営するよりもクオリティの高いパーティーになります。
プランによってはリーズナブルなものもあり、ゲストの会費で賄えることも多いので友人にお願いした場合の謝礼などを考えると業者の方が安く済むこともあります。
しかし一方で業者に頼むとマニュアル化したパーティーになりがちで、オリジナリティが失われやすいのがデメリットです。
スペシャルムービーの放映やプチギフトの準備などで、自分達らしさが出てゲストが楽しめる工夫を考えましょう。
さらにこだわってオプションを追加しすぎると割高になってしまうので、ゲストの会費や自己負担額の金額をよく検討してプランを決めていくことが重要です。
比較サイトを参考にしたり、無料相談会やメール問い合わせなどを利用して自分達の理想の業者を見つけましょう。
