結婚式二次会の招待メールの内容や送り方に悩んではいませんか？
挨拶の定型文などが分からなかったり、送る人の立場や年齢が幅広かったりするとどんな風にメールを送るべきか不安になりますよね。
二次会招待メールの書き方のポイントとして、
- 内容の構成について詳しく説明し
- 二次会に参加したくなるような付加価値を付ける工夫について解説
しています。
二次会では二人の門出にとって大切な日に、ゲストの皆様と素敵な時間を過ごしたいですよね。
招待メールは結婚式二次会へのゲートとなる大切な過程です。招待メールの文面や送るタイミング、気遣いの程度などで、その会の印象が決まってしまうので、心して取り組みましょう。
わかりにくい招待メールでは参加率が下がる？
今、結婚式二次会の招待はメールやメッセージアプリが主流です。
紙の招待状よりコストが低いですし、住所を知らなくても送ることができるので、二次会幹事の準備の負担を減らすことができます。
さらに家のポストに届くより確実で迅速に相手の目に入る手段でもありますね。
しかし会場や当日のパーティーの説明が不十分でわかりにくかったりすると、招待メールをもらっても行く気にならないものです。
そしてゲストに配慮できていない態度や気持ちはメールの文章からも伝わってしまうものです。
久しぶりなのになんの前置きもメッセージもなく二次会の案内の内容だけ届いたらどんな気持ちになるでしょうか。
日頃お世話になっている目上の人なのに砕けた文章が混じっているようなメールならがっかりさせてしまうかもしれませんよね。
細かいところに配慮できていないのが見えて、そんな人たちが計画する二次会なんて面白いのだろうか、と思われてしまう原因になってしまうかもしれません。
招待メールは、まだ何も二次会のイメージが見えていないからこそ、その会の雰囲気を連想させる重要なものになるのです。
メールになることで作業は簡略化できても、もらい手によっては文章の配慮が必要ですし、内容のわかりやすさを意識しなければいけないなど、メールの作成にも様々な注意が必要です。
今回はそんな結婚式二次会の招待メールについて、どんな内容にすればいいのか、またどうすれば「参加したい！」と思ってもらえるのか、二次会の参加率を上げるポイントや注意点をご紹介します。
結婚式二次会の招待メールの書き方
二次会の招待メールは、会場や開始時間など漏れなく明記することはもちろん、当日の服装など、そのメールを読めばすべてわかるように必要事項を詳細に、かつ読みやすく簡潔になるように作成しましょう。
さらにメールをもらった人が参加したくなるような特別な付加価値を付ける工夫をすると参加率を上げることができます。
招待されたゲストからすれば出費にもなりますし、当日のコーディネートに頭を悩ませたりサロンを予約したりします。そんな2人の門出を祝いたいという純粋なゲストの気持ちに、招待する側は配慮しなければいけません。
双方の気持ちが通い、心からの祝福に対し感謝の気持ちを返す意識を忘れないことが何よりも大切だと思うのです。
結婚式二次会の招待メールの書き方 ①内容の構成について
メールを送ることに関しての注意点ですが、メールをあまり使わず流し読みしたり、滅多に開かないため気が付かないという場合も多いのではないでしょうか。
本文作成の前に、スルーされない件名を設定することが大切です。
『○○くん、○○ちゃんの結婚式二次会連絡』というように新郎新婦の名前を入れ、一目でわかるように工夫しましょう。
またドメイン指定などでメールが届かない設定にしている人もいるので、あらかじめ設定を解除、もしくは指定のアドレスからメールを受信できるように友人の新郎新婦からお願いしておくことも必要でしょう。
絵文字などは受診する側の環境によっては文字化けしてしまう可能性もあるので、使わないことが原則とされています。
さらにLINEやFaceBookなどのメッセージアプリも便利です。
メールを使用する人が減り、日常的にメッセージアプリを利用する人が多くなっているので、こちらの方が返信率も高く、既読機能によりメッセージを読んでいるか確認することができます。
招待したい人数が多い場合などはグループ一括送信などもできるため便利です。
そしてメールアドレスなど個人情報を提示する必要がないので、招待される側も安心という点もメリットです。
かといって中にはメッセージアプリを利用していない人もいるので、新郎新婦が招待したいゲストたちに案内方法を事前に確認し、必要に応じて使い分けると良いでしょう。
メールでの案内を希望する人には、メールアドレスの使用を事前に通知し了承を得ておきましょう。
内容の構成
続いて内容ですが、必ず明記しなければいけないのは以下の項目です。
1,日時
開催する日にちと曜日、時間、受付開始時間
2,場所
会場名、住所、電話番号、会場までのアクセス方法も書いておくと親切です。
（例）
公共交通機関を利用する場合……○○○線○○駅から徒歩7分
お車、タクシーでお越しの方……○○自動車道○○ICから約10分
さらに会場のWebサイト、地図アプリに移行できるURLを載せておくと間違えがないでしょう。
駐車場の有無や場所などもあると不安にならなくて済みます。
3,会費
○○○○円（※男女で差額がある場合は分けて明記）
4,服装
セミフォーマル、カジュアルなどドレスコードがある場合は明記。カラーや身に着けてほしいアイテムなど。
最近は会場の一体感や写真映えを狙ってドレスコードを設定するカップルも多いようです。
黒、黄色、などのカラーを指定する場合やデニム、花などアイテムを取り入れる場合もあります。
指定されていればコーディネートも組みやすそうですが、ファッションに明るくない人はスーツを封じられると逆に難しい、面倒だと感じてしまう人もいます。
※一点でも取り入れていればOKです（服の柄としてや靴のカラーで一点投入など）とわかりやすく明記しましょう。
特にない場合は服装指定特になし。とすればいいでしょう。
5,回答期限
二次会の準備にために参加者数が必要になるので、メールの回答期限も忘れてはいけません。
送付してから3週間を目途に締切日を設定しましょう。
準備にかかる時間を逆算し送付するといいでしょう。
あまり日が遠いと予定がわからないという人も出てくるのでその辺も調節して送信するタイミングを決め、二次会の準備を計画するときにスケジュールに組み込んでおきましょう。
（例）○月○日までにご一報くださいますようよろしくお願い致します。
6,緊急連絡先
何かあった時の連絡用に、幹事が良ければ幹事の名前と電話番号を載せておくと、当日の遅刻者対応などがスムーズです。
また幹事の立場から遠い距離の人（新郎または新婦の会社の人など）や個人情報の取り扱いに敏感な友人などは、最初から新郎新婦本人から招待メールを送るなどの配慮を忘れてはいけません。
個人情報を扱うことに変わりはなく、なにかあっても責任はとれませんし、簡単にやり取りができる利便性の高い世の中だからこそ、二次会招待メールを送る相手のことを最大限配慮する必要があるのです。
結婚式二次会の招待メールの書き方②付加価値を付けるメッセージ
そして招待メールをもらった人が「行きたい！」と思うような特別感を上乗せしましょう。
一番はやはり新郎新婦からのメッセージです。
「結婚式に出席して祝ってくれたあなたを、二次会にお招きしてもてなしたいと考えています」と感謝の気持ちを添えましょう。また式が少しかしこまっている場合が多いので、「二次会はアットホームな雰囲気でリラックスして参加できる会場づくりを目指しています」と肩の力を抜いて参加できる会になることを告知しておけば式から参加している友人も気楽に望めるでしょう。
日頃から会っている友人はともかく、なかなか会えなくて久々に会う場合などは「久しぶりにあなたに会いたい！」という意志が伝わることが重要です。
（例）
ずいぶん久しぶりになってしまったけど、お元気ですか。良ければまたご飯とかも行きたいなと思っています。○○のお仕事をしていると聞きました。久々にお会いしてお話ししたいです！
と近況の話を交えて、これを機会にまた濃い関係を続けたいと考えていることを伝えると、相手も行ってみようかな、という気になるものです。
一緒に過ごしていた頃の思い出話を挟むのもいいでしょう。私自身も、何年も会っていなかった学生時代の先輩から結婚式二次会の招待メールをいただいた時、現状の私自身や仕事に関して興味を持っていて久しぶりに話を聞きたいという言葉と、変わらない謙虚な態度から以前の懐かしい関係を思い出し、ほとんど知り合いのいないパーティーへの参加を決めたことがあります。
二次会の準備は幹事に任せている、という場合でも、幹事が大まかな本文を作成し、そこに新郎新婦本人たちがメッセージを添付して送信することもできますし、招待メールは一斉送信で、その後個別で「ぜひ参加してほしい」旨をメッセージするのもいいでしょう。
合って打ち合わせる手間が省ける分そのひと手間を付け足し、ひとりひとりに届くようなメッセージを心掛けると出席率がぐんと上がります。
そして親しい友人と目上の人で文章を送り分けることも重要です。親しい友人へのメールであまりにもかしこまりすぎると距離を感じますし、折角のアットホームな会なのに身構えてしまうかもしれません。
かえって目上に人に送るのに砕け過ぎた文章だと失礼に当たってしまいますよね。最初から送り分け用に文章を作っておくと便利です。
日程など内容は箇条書きで同じで構わないですが、冒頭の文章を丁寧に書くことで会社の上司など目上に人あてに設計することができます。
（例）親しい友人向けのカジュアルバージョン
この度私たちは結婚することになりました
○月○日に結婚式二次会パーティーを開催いたします
皆さまと楽しい時間を過ごしたいと思いぜひご参加いただきたくご案内を申し上げます
アットホームな会を予定していますのでぜひお気軽に足をお運びください
（例）目上の人向けのフォーマルなバージョン
謹呈
皆さまには
ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
この度私たちは結婚することになりました
つきましては 結婚のご報告とご挨拶を兼ねまして 日頃お世話になっております皆様に感謝を込めまして ささやかなパーティーを開催したく存じます
お忙しい中 誠に恐縮ではございますが ぜひご参加いただきたく ご案内申し上げます
謹白
主な本文冒頭としてはこのように書き分け、相手によって使い分けると良いでしょう。
まずゲストリストを作り、招待したいゲストを把握することで、分の送り分けもスムーズに行きます。
そのリストは出欠確認のためや当日の受付リストにも利用できるので、最初に作っておくと便利です。
何より祝ってくれる友人たちの気持ちに対して、感謝と謙虚な心で答え、それが伝わることが大切です。
それは二次会が終わるまで終始意識すべきことですが、招待メールを送ることが最初の関門になるのではないでしょうか。
招待メールの時点で配慮に欠けた態度が見えてしまうと悪いイメージから入ることになってしまいます。
最初からゲストの友人ひとりひとりに寄り添った対応ができれば、素敵な二次会への道が開けるでしょう。
そして、その再会をきっかけに、久しぶりに会った友人ともまた濃い関係を築いていけるかもしれません。
あなたを祝ってくれるゲストへの感謝の気持ちをメッセージにも反映できれば素敵な招待メールになること間違いなしです。
ぜひ来てほしい、が伝わる内容にする
久しぶりに再会する相手などは特に、みんな忙しいですし違った環境で生活している訳ですから、二次会の説明だけのそっけない招待メールでは「なんで私？」などと思われて参加するのを渋ってしまうかもしれません。
個人的な思い出や現状の思いなどをメッセージとして一緒に送るだけで招待メールの重みが変わります。
幹事を友人に任せている場合は幹事とよく話し合って、もしくは幹事側も新郎新婦が忙しく配慮できていないようなら自ら提案してあげましょう。
招待メールは二次会を企画しゲストをもてなす上で最初のゲートになる大切な工程です。
思いが伝わるよう丁寧な作業を心掛けましょう。
何より大切なのはおもてなしと感謝の心でしょう。
招待メールを送る際は招待したゲストひとりひとりに、忙しい中時間を割いて参加してくれる感謝を忘れず、結婚式の準備で忙しいからと言っておざなりな態度にならないよう気を付けましょう。
「会いたい」「お話ししたい」というぜひ来てほしいという思いが伝わる招待メールにしましょう。
招待メールに関してや問い合わせ、そして何か返信があれば早めのレスポンスを心掛けましょう
新郎新婦本人もそうですし、幹事がメール管理している場合は即レスを徹底できるよう共有し、夫婦とのコミュニケーションを円滑にしておくことが大切です。
