結婚式二次会幹事を依頼した友人との顔合わせって、何を話したらいいの？
と悩んではいませんか？新郎側と新婦側から何人か選出する場合は、初対面の人もいるかもしれませんし、まずは新郎新婦が仲介に入ってお互いを紹介したり、話を振ってその場を和ませたりすることももちろん重要です。
しかし仕事の都合などで、その後全員ではなかなか集まれないかもしれませんよね。
顔合わせの場で、考えているパーティーの雰囲気ややりたいこと、何をやってもらいたいかなど具体的に話し合っておく必要があるのです。
明確に共有して話し合っておくべきポイントとして、
- 役割分担を明確にする
- お金のことについてルール決めする
- スタッフ同士の連絡をスムーズにする
の3つを取り上げました。
新郎新婦はパーティーの全容をできるだけ具体的に掘り下げておき、顔合わせの後にそれぞれが自分の役割を把握して、スムーズに動けるように指示するのです。
顔合わせの時点できっちり話し合い、パーティーのおおよその全容と次に何をしなければいけないかを、全員が分かっている状態にできることが理想です。
その場のノリではうまくいかない
顔合わせというと、とりあえず幹事メンバーがあいさつを交わす決起会のような印象が強いかもしれません。
実際新郎新婦を中心に思い出話に花が咲いたりして、終始歓談で時間が終わってしまった、なんていうことも多いようです。
さらに人数が多いほど陥りがちなことですが、例えば新郎は新郎側で幹事に選出した友人とばかり話してしまいがちになるなど、全員が打ち解けられないパターンもあります。
しかしそれぞれ仕事もプライベートもあり、休日や住んでいる場所が違えば、全員で顔を合わせる機会はそう何度も作れないのではないでしょうか。
何も話し合えないまま解散してしまうと、結局後日一からやることを連絡し確認し合ったり、一緒に買い出しにいく日程の予定を組んだりをメールや電話でやり取りしなければなりません。
会のイメージや全容（スケジュール）が見えていなければそこから確認しなければなりませんし、幹事の人数が多い場合などはみんなのイメージや準備すべきと考えている内容が食い違っているかもしれません。
全員の感覚が一致していなければ統一感のあるパーティーになりませんし、手伝ってくれている幹事に違和感を抱かせてしまうかもしれません。
インターネット上の掲示板の二次会幹事経験談でも、「顔合わせの時点でもっと突っ込んで話し合っておくべきだった」というような声が多く見られました。
いくら顔合わせといえ、忙しい友人たちの時間を借りて作り上げるものなので、時間を有効に使う意識を常に持っていることが重要です。
顔合わせで注意すべきポイント
顔合わせというととりあえずあいさつをするだけという印象を抱く人も多いようです。
実際話に花が咲いて終始喋って終わり、という顔合わせになることも多いのではないでしょうか。
しかし休日がなかなか合わないなど主要メンバーが全員集まれる機会というものはそう何度もあるものではありません。
折角全員が集まれた顔合わせの機会に、二次会の全容を明確にし、やることを割り振っておく必要があります。
さらに手伝ってくれることに対して、常に感謝の気持ちを忘れていないか、それを行動に移しているか、ということも重要になってきます。
顔合わせはまだ二次会開催に対して動き始めてもいない初歩段階ですが、新郎新婦のスタンスや謙虚度合いが、初めて幹事たちにダイレクトに伝わってしまうシーンになるでしょう。
いかに幹事役の友人に寄り添って考えているかが、結束力を高め素敵なパーティーを作るための鍵になります。
顔合わせで注意すべきポイント①スタッフ同士の連絡をスムーズに
根本的なことですが幹事やスタッフ同士、そして新郎新婦との連絡をスムーズにしておくことが、無駄なく短期間で準備を進めるカギになります。
その第一歩として顔合わせがあります。初めて会う人同士もいるかもしれません。
それぞれの友人とばかり話さず、全体的に幹事同士が打ち解けられるようにアシストするのも、顔合わせでの新郎新婦の役目です。
まずはみんなが打ち解け、一つのパーティーを作り上げるという目標に向かって結束できることが重要です。
新郎新婦はただ顔を合わせるだけではなく、友人同士の共通の話題を振ったり、その人を良く知るための情報を教えてあげたりと、場を和ませ、スタッフ同士が打ち解け意見し合える環境をその場で作る意識をしましょう。
幹事経験がない人は初めてのことに不安を感じているかもしれません。
「わからないことなど不明点があればその都度聞いてください」と丸投げせず自分たちも全力で協力する姿勢を見せることで、幹事たちの不安を和らげることができるでしょう。
幹事同士も連絡を取り合えるようにその場で連絡先の交換も済ませておくと楽です。
ＳＮＳのグループチャット機能なども駆使して、主要メンバー間は風通しのいい環境を作っておくとスムーズです。
顔合わせで注意すべきポイント②役割分担を明確にする
二次会を成功させるために顔合わせでやるべき一番のポイントは、何を自分たちで決めて、どこまでを幹事に任せるのか、役割分担を明確にするということです。
明確な指示ややるべきことが分かっていた方が幹事としても動きやすいですし、最短で準備が進められるのではないでしょうか。
顔合わせ当日までに二次会のイメージや最低限やりたいことなどを明確にして伝えられるようにしておきましょう。
- 最低限提示したい項目としては
- お店のエリア、雰囲気など
- 開催する時間帯
- ゲストリスト
- 予算
- ゲームなど会でやりたいこと
など。
二次会会場や雰囲気のイメージができる画像などを見せたり、やりたいことやゲームの景品を指定したり、上記の項目を箇条書きにしたものを渡すというのもわかりやすくて話を進めやすいでしょう。
特に幹事役の人数が多い場合などは、集団手抜きの心理が働きやすくなります。
人は人数が増えれば増えるほど手を抜いてしまうという心理です。幹事の人数が多い上に指示ややりたいことが曖昧、ましてや今の人は仕事や趣味などで日常生活が忙しい人も多いとなれば、曖昧なままいつになってもなにも進まない！という事態になりかねません。
そんな状況を回避するためには、1人1人に役割を与えることが最も効果的なのです。一つの作業ごとに役割分担をします。例えばお店の予約は○○さん、景品の買い出しは○○さん、と言う風にやるべきことを割り振って本人に伝えれば、迷うことなく準備を進めることができます。
当日の役割分担についても同じです。披露宴と同じ日取りの時はとくに、当日の新郎新婦のスケジュールを伝え、誰がどう動くべきか、幹事全員が把握しておきましょう。
幹事がやることと必要人数の目安をまとめてみました。
・幹事がやることリスト
| 会場 | 会場（会場探し・交渉） | 随時（新郎新婦？） |
| 景品・プチギフト・備品・装飾品などの購入 | 2人 | |
| 招待メール（作成・監修）・ 出欠管理など | 随時 | |
| ミュージック（編集） | 随時 | |
| 当日 | 受け付け | 2人 |
| 会計 | 2人 | |
| クローク | 1人 | |
| 司会 | 1人 | |
| カメラ | 1人 | |
| 音響 | 1人 | |
| 料理・ドリンク | 3人 |
このように幹事と、さらに大きなパーティーになる場合は当日手伝ってくれるスタッフが何人かいるとスムーズでしょう。
そのスタッフの手配も早めにやっておきましょう。
そしてアシスタントのスタッフを取りまとめるリーダーを幹事にお願いし、明確な指示出しや情報の共有ができるよう話し合っておきましょう。
そのために幹事役とは最初から細かいことまで打ち合わせしておくことが大切なのです。
またやるべきことと期限が分かっていれば予定も組みやすいので、例えば買い出しをお願いされた2人は、その場でスムーズに買い出しの日程を決めることもできますよね。
そして何より仕事の合間の時間を使って二次会の準備を手伝ってくれる幹事の人たちに感謝の気持ちを忘れないことが一番大切です。
幹事の人たちの立場になって、どうしたら準備が進めやすいか考えるようにしましょう。
顔合わせで注意すべきポイント③お金のことについてルール決めする
もう一つ突き詰めて決めておきたいことは、お金についてです。実はこのお金のことでちょっと引っかかった、という幹事経験者は結構多いようなのです。
結婚式二次会で動く主なお金と言えば、イベントの景品や備品など、準備段階でかかるお金と、参加者の会費です。
「かなり尽力したのに会費をきっちり徴収されお礼もなし」「準備費用が足りなくて自己負担したけど言いにくい」などという体験談がありました。
いくら親しい仲とはいえ、お金に関して適当な人は信頼できませんし、大変なことをお願いしているのだからその辺はきっちりしておきたいものです。後々トラブルになったり、手伝ってくれる幹事の人たちに不快な思いをさせたりしないように準備しておきましょう。
最初から的確にかかる費用を計算することは難しいですが、できる限り何にどれくらいの費用がかかるのか必要経費を詳細に出しておきましょう。
会費を決める重要な計算にもなります。そして黒字、または赤字だった場合の補てんはどうするのかを提示しておきましょう。
基本的に結婚式の二次会はトントンか赤字になることが多いようです。
できるだけトントンにしたいものですが、ゲストの突然のキャンセルや準備段階での予想していなかった出費などで赤字になってしまう可能性もあります。
あくまでゲストをもてなす会として開催しているので、この場合よっぽどのことがない限り、新郎新婦が負担するのが一般的でしょう。
また当日キャンセルがほとんどなく、飛び入りゲストがいたりすると思いがけず黒字が出すぎてしまうことも考えられます。
その場合は会費を出して出席してくれたゲストにプチギフトとして還元するのもいいでしょう。
手間はかかりますが、一生に一度の大切な日を一緒に祝ってくれた友人たちですし、人数が多いパーティーでは特に、スタッフも素人の人が多いでしょうから、多くもらってしまった分ちゃんとおもてなしできていない場合もあります。
もしくは尽力してくれた幹事の人たちに還元するというのも手です。遠慮して受け取ってもらえないようなら、幹事やアシスタントをしてくれたスタッフたちとの打ち上げを後日開催し、その時の会費に充てるのもいいでしょう。
二次会の企画、会計を含む運営の大部分を幹事たちに任せていて、新郎新婦にご祝儀として渡してくれる場合もあるかもしれませんが、開催してみないとどうなるかわからないので、ふたりで話し合い「額にもよるけど、幹事のみんなに還元するつもりです」と儲け分のお金の使い道を示しておきましょう。
もう一つ大切なのは幹事たちの会費です。基本的には幹事の分は無料にすることが多いようです。
準備期間から自分の時間を割いて手伝ってくれるわけですし、当日も進行に携わっていたら飲んだり食べたりも満足にできないはずです。
感謝の気持ちをこめて幹事の分の会費は受け取らない意志を最初から示しておきましょう。
また会費は出してもらい、後日お礼の品や打ち上げの席を設けることで感謝を示す場合もあります。
これは関係性などにもよりますが、どちらにせよ、会費をもらうかもらわないかも最初に伝えておきましょう。
そして仲がいい友人だからこそ、準備段階の買い出しなどで新郎新婦から預かった金額で処理できなかった場合などに言い出しにくいのではないでしょうか。
これくらいいいか、と自己負担してしまう人もいるかもしれません。
あとでわだかまりになるのを避けるためにも、「準備期間で渡した金額で足りない部分が出てきたら必ず言ってね」と最初に言っておきましょう。
なんとなく言い出しにくいと感じてしまうお金のことだからこそ、最初から風通しよく意見し合える環境を作っておくべきなのです。
文字通り「顔を合わせる」だけではダメ
結婚式の二次会を企画し、幹事役との顔合わせで、何を話すべきか悩んではいませんか？
全員集まれたせっかくの機会に、内輪でただ話して終わり、では勿体無いです。
全員で集まれる機会はそうないですし、二次会の開催を数か月後に控え、その顔合わせの後から本格的に動き始めなくてはいけないのです。
小さいことでもなにか気になることがあれば連絡を取り合えるようなシステムを作り、「なんでも聞いてね」と協力する姿勢を見せ幹事役の不安を取り除くことを心掛けましょう。
「今日は顔合わせだし」と言わずに、折角の機会を使ってパーティーのイメージや流れをみんなで共有し、意識のすり合わせをしましょう。
そして一人一人にやってほしいことを割り振り、何をすればいいのか明確に伝えましょう。
伝えたいことをリストアップしてみんなに配布し、どんな役割が必要か、またそれぞれがどのポジションを担うのか、幹事が把握するようにしておきましょう。
そして人が敏感になりがちなお金のことについても、最初から明確にしておくことが重要です。赤字、黒字の場合どうするのか、幹事役の会費の有無なども方針を伝えておきましょう。
さらに仲がいい関係だからこそお金のことは言いにくいということもあるので、「準備段階で資金が足りなかったら必ず言ってね」などと最初から意見を言いやすい環境を作っておくことが大切です。
あくまでゲストをもてなすパーティーだということと、手伝ってくれる幹事役の人たちが気持ちよく仕事がしやすいようにアシスト、事前準備しておくことで素敵なパーティーを作ることができるはずです。
顔合わせはその第一歩となる重要な場となります。折角の機会を無駄にすることのないように、しっかり準備して臨みましょう。
