結婚式二次会の幹事を友人に頼むという人は多いのではないでしょうか。
仲のいい友人同士なら結婚式二次会をやるときお互い幹事をしたりする人が多いようです。
その分インターネット上の掲示板ではトラブルやうまくいかなかった経験なども多く書かれています。
いくら仲のいい友人とはいえ、幹事はやることが沢山ある大変な役職です。
幹事だけにまかせっきりにしたりわがままを言い過ぎたりすると友情にひびが入るトラブルに発展しかねません。
さらにお金が絡んでくることなので適当に考えていると、気づかないところで幹事の友人に嫌な思いをさせているかもしれません。
今回は親しい友人に結婚式二次会の幹事を依頼する際の注意点をご紹介します。
お互いハッピーで終われるように、幹事を引き受けてくれた友人に感謝の気持ちを忘れない対応を心掛けましょう。
仲のいい友人だからとおざなりにしてしまいがち
結婚式二次会の幹事は簡単な仕事ではありません。買い出しや招待状、タイプスケジュールの作成、会場探しなど準備の段階から当日の備品運搬やパーティーの進行まで、二次会が終わるまでなにかと忙しく動き回ることになります。
打ち合わせや買い出しなどで休日はほとんど二次会の準備に費やすということも珍しくありません。
どんなに仲が良くてなんでもお願いできるような関係でも、相手の時間を割いて手伝ってもらっているということを忘れず、相手の身になって考えることが重要です。
仕事をしながらの作業になるので開催日までの期間が短いとより大変になりますし、新郎新婦は式の準備で忙しくつい幹事に全て丸投げしてしまいがちです。
指示が抽象的だと幹事は何をどこまでやればいいのかわかりませんし、ふたりの好みやこだわりなど何の指示もなく丸投げするのは不親切です。
さらに丸投げしておいてあとで変更や希望を言うのは幹事の労力を無駄にするものでかわいそうです。
例えば会場を押さえて報告したら「もう少し格安のところがいい」「駅へのアクセスがいいところにして」など変更を依頼してきて嫌な気持ちになったという体験談が多くありました。
会場を決めるのも、会場側とのやり取りや時には会場を下見したりして手間のかかる作業なのでげんなりしてしまうかもしれませんよね。
またお金が関わってくるので、支度金や会費のことなどを曖昧にして後でトラブルになっている人も多いようです。
パーティーが黒字、または赤字になった時の処理や支度金のことを細かく決めていますか？
「支度金が足りない」「先にもらえず立て替えているが金銭的に厳しい」と言った声も多くあります。まさにお金の切れ目が縁の切れ目になりかねません。
どんなに仲のいい友達だとしても「やってもらって当然」という考えは捨て、幹事をお願いしたからにはそのことに責任を持ち、管理する意識を持ちましょう。
主催の意識を持ち、幹事への感謝を忘れないこと！
結婚式の準備で忙しく、幹事をお願いしたのが仲のいい友人であればあるほどつい丸投げしてしまうこともあるのではないでしょうか。
後でトラブルになったり嫌な思いをさせたりしないように配慮する必要があります。
問題点で述べたトラブルをもとにポイントをご紹介します。
スケジュールに余裕を！
結婚式の準備などで忙しく、二次会を予定していたのに幹事を頼むのがギリギリになってしまうということも多いようです。
幹事をお願いされた人は休日を返上して開催日に間に合うように準備を進めなくてはいけないので、幹事の依頼は余裕を持ってするようにしましょう。
目安としてはゲストの多い大規模なパーティーで幹事の顔合わせが必要なら半年前には、小、中規模のパーティーでも最低２，３か月前には依頼するようにしましょう。
指示は具体的に、要望は最初に伝える
友人が新郎新婦にサプライズで計画したいと言ってくれるパターンもあるようですが、そうでない限りは新郎新婦主催のパーティーなのであらかじめパーティーの雰囲気やこだわりなどを決めておいて幹事に打診するといいでしょう。
方向性が決まっていた方が幹事の友人も行動しやすくなります。
例えば会場の価格帯はこれくらいでエリアはこの辺がいいなど条件を提示すれば探しやすくなります。
また会場へのこだわりが強い場合は、会場は自分達で決めるというのも手でしょう。
幹事の負担も減りますし自分達で決めたなら不満もないですよね。
さらにパーティーでやりたいこと、例えばケーキ入刀、ファーストバイト、ゲームなどの希望を伝えればそれに必要な備品を揃えていけばいいことになります。
余裕があれば必要備品のリストを作るとさらに親切です。
幹事の人数が多い場合はやってほしいことをそれぞれ役割分担してあげるとスムーズです。
漏れのないように情報を共有して新郎新婦自分達が全て把握してまとめられるようにしましょう。
「分からないことがあったら聞いてね」と常に連絡が取れる体勢を整えておきましょう。
注意点として特に司会進行まで仲のいい友人に頼むと、つい内輪ネタで盛り上げがちです。
全員顔見知りならいいですが、共通の知り合いではないゲストもいる場合はそのゲストの存在も共有しておきましょう。
ある程度の司会台本を作っておいてもいいかもしれません。会場内の案内や流れごとのアナウンスなどを、タイムスケジュールと共に例文を入れて作っておくとわかりやすいかもしれません。
例えば
17時～ケーキ入刀「それでは次のイベントにいきましょう！……」
ケーキの説明 「……」
みんなに掛け声を促す「せーの、あーん」
などある程度の台本があればやりやすいですし、他のゲストもいるからよろしくね」とくぎを刺しておけば話が内輪ネタに走りにくいのではないでしょうか。
お金のことは細かく決める！
重要なのは二次会の幹事をお願いするうえで必要になるお金のことです。
まずは準備段階でゲームの景品や備品などに使う支度金です。ある程度やりたいこととそれに必要なものが分かっていれば大体の予算は組めるのではないでしょうか。
基本的には最初に支度金を渡して、買い物のレシートをもらうようにすれば管理しやすいです。
足りなくても少しくらいなら、と負担してしまう人もいるかもしれませんし、仲がいいからこそ言い出しにくいということもあるでしょう。
曖昧にしてまかせっきりにしていると気づかないうちに友人が自己負担してしまっているかもしれないのです。
「足りなかったら必ず言ってね！」と念を押しておくことも重要です。
そして会費のことです。幹事からは基本会費をもらわない人が多いようです。
大変な役割を引き受けてもらっている訳ですし、当日も司会進行などに携わればほとんど飲み食いできず、パーティーがお開きになるまで気が抜けないというのが現実です。
インターネット上の掲示板でも「必死に準備したのに会費を取られた」と残念がる声が多いように、幹事からは会費をもらわない方が一般的なようです。
さらに当日の参列ゲストの変動で黒字、または赤字になることがありますよね。
幹事に会費の管理を任せることが多いはずなので、その場合どうするかも決めておいた方がいいでしょう。
金額にもよりますが黒字になったらゲストにプチギフトとして返還したり、少しの金額だったら幹事にお礼として振り分ける、また後日幹事を食事に招待するという手もあります。
赤字になったら新郎新婦が負担するというのが一般的なようです。
幹事へのお礼も忘れずにしましょう。親しい友人に現金を渡すのは気が引ける、という人は日常的に使える商品券にしたり、後日改めて食事会に招待してごちそうしたり、友人が喜んでくれるようなプレゼントを渡すのもいいでしょう。
お礼も含めて、金銭面はきっちりルールを決めて幹事が損しないようにすることが大切です。
一番は気持ち！
当然気持ちが大切です。「あなたのためならやってあげたい」と幹事を引き受けてくれた友人の気持ちを大切にしましょう。
結婚式の準備で忙しくてつい扱いや対応がおざなりになりがちですが「やってもらって当然」という意識にならないよう気を付けなくてはいけません。
準備の進捗状況や支度金が足りているか、幹事の友人のスケジュールや体調なども逐一気にかけ管理しましょう。
日頃から懇意にしている人なら多少のことは大目に見てくれるかもしれませんが、あまりにも指示が適当だったりお金の管理が雑だったりするとそのせいで信用を失うことにつながりかねません。
自分達が主催という意識と、幹事の友人への感謝を忘れないようにしましょう。
お互いハッピーを目指そう！
結婚式二次会の幹事を友人にお願いする人は多いのではないでしょうか。
今回は幹事を親しい友人にお願いするときの注意点をご紹介しました。
引き受けてくれた友人の気持ちに配慮した言動を心掛けることが大切です。
まずは幹事をやってくれる友人のことを考えてスケジュールに余裕を持って依頼することです。
そして準備が進めやすいように、要望やこだわりがあったら最初に伝え、ある程度やりたいことを具体化しておくことでパーティーの全容が見えやすくなります。
取り入れたいイベントやゲームで必要な景品や備品を割り出せますし、かかる時間なども分かるのでタイムスケジュールも作りやすくなり、幹事も動きやすくなります。
さらに準備段階でかかる費用や会費などのお金のことはトラブルになりやすいので、細かくルールを決めて幹事にも納得してもらう必要があります。
仲がいいとおざなりになりがちな部分ですが、信頼を失うきっかけになる可能性もあるので付けたいところです。
幹事の友人に「大変だったけどやってよかった」と思ってもらえるような後味のいいパーティーにしたいですよね。自分達も「その友人に頼んで良かった」と思えたら最高です。
そのために幹事という大変な役割を引き受けてくれた友人に感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。
