結婚式の二次会を計画した時に、幹事を頼みたい友人へのメールでの依頼メッセージの送り方など、どんな風に幹事の依頼をしたらいいのか悩んではいませんか？
参加者を取りまとめて会費を集めたり、会の準備をしたりと幹事はやることが沢山あります。
ムービーの上映やゲームなど計画しているイベントが多い場合は特に、生半可な気持ちでできることではありませんよね。
そんな重要な役割なので、付き合いが長い人など、信頼できる友人に依頼する人が多いのではないでしょうか。
しかしいくら心許せる友人とはいえ、仕事をしながらあなたたちの結婚式の二次会のために時間を割いてもらうのは簡単なことではありません。
それを踏まえ、依頼する側にはそれ相応の配慮が必要です。
メールでの伝え方のポイントとして
- 相手に配慮した頼み方を心掛ける
- 要望は具体的に示し、こまめに連絡を取る
という２つの方法が有効です。
元々親しい友人なら見返りを求めるような人はいないはずですが、その分とにかく気持ちの面での配慮が大切になってきます。
結婚式の準備で忙しいのはわかりますが、二次会を手伝ってくれる友人の気持ちになって謙虚な姿勢で依頼することで、友人も快く引き受けてくれるでしょう。
幹事依頼メッセージは慎重に、人間関係にヒビが⁈
結婚式の二次会幹事を頼みたいと思った時に、親しい友人に頼む場合が多いですよね。
しかしいくら親しい友人だとはいえ相手にも予定がありますし、幹事などのまとめ役が苦手で本当にやりたくないという場合だってあります。
なんの前置きもせず、直接会っての打診では、突然のことで混乱させてしまうかもしれませんし、本人がいるその場では断りにくいということもあるのではないでしょうか。
また二次会の内容や場所、幹事の人数など曖昧なことが多いまま依頼してしまうと、不透明なことが多く幹事は何をどう進めればいいのか分からなくなってしまうかもしれません。
幹事を任された友人にも仕事やプライベートの時間があり、その時間をあなたたち夫婦のために割いてくれているので、そこに配慮できず自分たち勝手なことをしてしまうと相手に嫌な思いをさせたり、友情にひびが入ってしまう原因になりかねません。
結婚式二次会幹事の依頼がうまくいかない具体的な理由
結婚式の日程が決まり計画が動き出すと、その準備で忙しくなり気持ちもあわただしくなるものです。
やることに追われ目の前のことに精一杯になってしまうと、どうしても細かい部分に配慮ができなくなってしまいます。
そんな状況から考えられる幹事の依頼が上手くいかない理由は以下の2つです。
結婚式二次会幹事の依頼がうまくいかない理由①相手の都合に配慮できていない
そもそも幹事を依頼したいと思うほど親しい友人の性格は、友人のあなた方新郎新婦が一番分かっているはずです。
「一番親しいから」「きっと断らないだろう」という理由で人選をすべきではありません。
そもそも結婚式に参加するからといって二次会まで参加するかどうかは本人の都合を聞いてみないとわかりません。
参加するものと決めつけて打診してしまうとその時点で配慮に欠けているのではないでしょうか。
二次会幹事の依頼の伝え方も重要です。やりたいことや会の方向性が曖昧のまま依頼してしまうと不安になってしまうのではないでしょうか。
参加する友人たちの中に共通の知り合いがいない、少ない場合は不安にもなりますし、未経験であればやることが多い幹事の役目は負担に感じてしまうかもしれません。
結婚式二次会幹事の依頼がうまくいかない②丸投げし過ぎ
そして幹事を依頼する際に内容や大まかな参加人数など、曖昧なまま投げてしまうと依頼された側は不安になってしまいます。
また幹事を依頼した友人が引き受けてくれたとはいえ、そのあと連絡を取らずに丸投げするのはよくありません。
インターネット上の掲示板などでは、「幹事を引き受けたはいいがあまりにも丸投げで返信も遅い」「忙しいのはわかるが配慮が足りないのではないか」という経験者の不満の声が多く見られます。
また「なんでもいい」「任せます」と言って関与しないのも幹事側としては非常に困ります。
例えば会場の雰囲気やゲームの賞品などある程度の意志表示がないと、新郎新婦の趣味嗜好を想像してあれこれ考えを巡らせたり、調べたりするところから始めなければならず、幹事に余計な体力を使わせてしまうことにもなります。
新郎時新婦の友人の中には知らない人達もいるでしょうし、性格上幹事のようなまとめ役に向き不向きもあるでしょう。
あなたたち夫婦が主役の会である以上、幹事を依頼したならあくまでその人をフォローする姿勢でいなければ、結婚式二次会を成功させるのは難しいと考えましょう。
二次会幹事の上手な依頼の仕方
結婚式は一生に一度の大切な日です。
披露宴も二次会も、心から祝福され終わりたいですよね。
そのためには参加してくれる友人はもちろん、裏方として二次会を手伝ってくれる友人への配慮を忘れないことが大切です。
大切な友人の幸せな日を祝うことは本来喜ばしいことですし、なにか見返りのためにやる人はいないでしょう。
だからこそ、常識的な態度や協力してくれた感謝を示す謙虚な気持ちが、とても重要になってくるのだと感じます。
ここからは上手な幹事の依頼の仕方をお伝えします。
二次会幹事の上手な依頼の仕方①相手に配慮した頼み方を心掛ける
結婚式二次会の幹事の依頼は、直接会ってするのが常識とする考えをよく見かけます。
しかし目の前で本人に頼まれたら親しい友人ですし、本当はやりたくないのに断り切れず引き受けてしまうこともあるでしょう。
準備することが沢山ある役割なので、２人のために頑張ってやってあげようという意志がないまま受けてしまうとしんどいものです。
そのために前置きとしてメールで打診しておき、ちゃんと依頼するのは直接会って口頭で、という流れが理想だと考えます。
まずは依頼の前に相手の予定を伺うことを忘れてはいけません。
結婚式、披露宴の参加の意志があってもそのあとの予定が空いているかどうか確認し、二次会を計画しているので参加してもらえるかどか聞いてみましょう。
『私達の結婚式に参加してくれるとのお返事ありがとう！心から嬉しいです。
実は、披露宴の後に二次会を開いて友人のみんなをおもてなししたいと考えているんだけど、披露宴の後の予定は空いていますか？
もし二次会に参加してもらえるようなら、そのことについて○○さんに相談に乗ってもらえたらと思っています。
もしよければ話を聞いてもらえませんか？都合のいい日教えてください』
このようにあらかじめメールで打診してから、直接会う日のアポイントを取れば、友人も引き受けるかどうか考える期間ができますし、心の準備もできるでしょう。
さらになにかと準備が多い役割なので、３か月前には打診するなど時間的な配慮も必要です。新郎新婦の両方の友人を選出する場合などは、５か月前くらいには顔合わせができるといいでしょう。
景品の買い出しや司会進行の打ち合わせなどを仕事の合間に進めなければならず、幹事が何人かいる場合は予定を合わせるのも大変です。
そう考えると当日までの時間が迫るほど幹事にかける負担は重くなってしまうので、余裕を持って打診できるよう計画を立てましょう。
「断ってくれても大丈夫だからね」と伝え、無理強いにならないようにするなど、依頼の仕方からも誠実さが伝わるように工夫しましょう。
謙虚な気持ちが伝われば、依頼された友人も「２人のためにやってみよう」という気持ちになるのではないでしょうか。
二次会幹事の上手な依頼の仕方②要望は具体的に示し、こまめに連絡を取る
また幹事の依頼を承諾してもらえたとしても、全て丸投げするのはよくありません。
友人側のサプライズでおまかせ、というのでない限り、あくまであなたたち夫婦が主催で幹事と協力して計画する姿勢でいましょう。
幹事を任された友人からすると中には知らない人もいるかもしれませんよね。
二次会幹事を依頼する際には参加人数や希望の会場などが曖昧で不確定なことが多いと、依頼される側は不安になってしまいます。
参加人数などはできるだけ明確な情報を提示し、ゲームなどやりたいことや会場の雰囲気など、要望があれば具体的に伝えましょう。
どこまで自分たちで決めて、何を幹事にお願いしたいのかを明確に説明し、役割分担がしっかりできるといいでしょう。
例えば会場の予約とゲスト名簿を２人で作るので、名簿を使って会費集めや当日の司会進行、ゲームの小道具の調達をお願いしたい、と内容を明確に伝えれば、幹事側も何をいつまでに準備すればいいのかわかります。
会場の雰囲気はこんなイメージで、ゲームの賞品はこれで、とイメージ写真を送ったり商品を指定するなど明確に指示を出し、幹事が具体的に想像し準備しやすいように工夫しましょう。
そして顔を合わせての打ち合わせも大切ですが、新郎新婦は結婚式の準備でもかなり忙しくなるので、こまめに連絡を取ることを心がけましょう。
レスポンスが遅いとどちらがどこまで担当するのかお互いの間で相違が生まれ、二重予約など作業が重複してしまったり、準備が進んでいない事柄が出てきたりする原因になります。
メールでのメッセージのやり取りなら文章として残るので、TODOリストのような要領で計画の進行に役立ちますし、言った言わない、のいざこざを避けることにもつながります。
インターネット上の掲示板での好意的な意見として「新郎新婦が謙虚で、やってよかったと思えた」「協力して幸せな時間を作れてよかった」という声がありました。どんなに忙しくても、協力してくれる友人に対する謙虚な姿勢が一番大切なのだとわかりますね。
結婚式二次会の幹事の依頼をする時点である程度の方針を決めておくか、もしくは打診したときに一緒に決めていこうという協力の姿勢を説明し、相手の不安を取り除くことが大切です。
とにかく最後まで責任を持って監督し、幹事に丸投げという状態にならないことが重要です。
みんなから祝福される会になるように心がける
結婚式は一生に一度の大切な日です。みんな忙しい昨今、時間を割いてきてくれるゲストにも、少し砕けて楽しんでもらえるように計画するのが二次会ではないでしょうか。
幹事は司会や音響、カメラ撮影など当日も動き回るだけでなく、何か月も前から準備に奔走してくれるのです。
打診したきり丸投げしてしまったり、「手伝ってくれるのが当然」というような相手に配慮できない態度でいては、幹事を依頼した友人は不満を抱えてしまうかもしれません。
幹事を依頼するときもした後も、準備や当日の進行などやることが沢山ある役職をあなたたちのために時間を割いて準備してくれるんだ、ということを忘れてはいけません。
今の状況や依頼のメッセージなど、常に相手を気にかけ、こちらの都合を押し付けていないか客観的に見る癖を付けましょう。
また幹事が行動しやすいように、要望や会場、人数など決定事項をこまめに共有し、レスポンスを早くするなど相手からも何かあれば連絡を取りやすい環境を作ることが大切です。
せっかくなら最後に「夫婦２人と幸せな時間を作れて嬉しい」と思ってもらい、いい思い出として双方の記憶に残り、友人としての絆が深まるような会にしたいですよね。
あなたたち夫婦のことを心から祝福し、行動してあげたい、二次会を成功させてあげたいと思ってもらえるような対応、依頼の仕方になるよう忙しくても態度や依頼の仕方に十分配慮するよう心掛けましょう。
