結婚式二次会の幹事を頼んだら断られた、という経験はありますか？仕事や家事育児が忙しかったり、人前に出るのが極端に苦手だ、という場合は司会進行などを伴う幹事の仕事は重荷に感じてしまうかもしれません。
今回は幹事の依頼を断られた理由を考え、その問題点に対して
- 早め
- 具体的
- 依頼したい友人の気持ちに配慮
という観点から幹事の依頼を承諾してもらえるような依頼の仕方を解説しました。
人は曖昧で不安なことがあるとずっとそのことばかり考えてしまいますし、負の感情を抱いてしまいます。
インターネット上でも「結婚式二次会の幹事はとにかく大変」というイメージが蔓延っていますし、それだけでも「やりたくない」という気持ちになる人は多いでしょう。
できる限り不安要素を払拭し、一緒に作り上げるという協力の姿勢でお願いすることで依頼の印象は全然違ってきます。
「ぜひやってみよう」という気持ちになるような依頼の仕方になるよう工夫しましょう。
幹事の仕事＝大変というイメージ
結婚式二次会の幹事はやることが沢山あり、決して片手間でできるような楽な仕事ではありません。
幹事の依頼を断る理由としては、仕事の繁忙期と二次会の開催日が重なっていたり家事育児に追われて忙しく、協力できないという声が多いようです。
また人前で話したり大人数を仕切ったりするのが苦手で「そんな大役は私にはできない」と断る場合もあるでしょう。
そして何より「二次会の幹事は大変」という印象が強いことも依頼を断る原因になっているのではないでしょうか。
今の時代分からないことがあればまずインターネットで調べますよね。掲示板には結婚式二次会の幹事経験者の苦労話で溢れています。
インターネット上の情報や幹事経験者の友人の話などから、幹事はやることが沢山あって大変というイメージがついてしまっているのでしょう。
「ふたりの一生に一度のお祝いの日を裏方としてサポートし成功させなければ」という責任が芽生えますし、当日会場を取り仕切る場合は緊張もしますよね。
幹事の役割を重荷に感じたり、面倒だと思ってゲストとして気楽に祝いたいと思ってしまう人も多いでしょう。
依頼の仕方にも配慮が必要です。インターネットの掲示板などでは大変だったという幹事の経験談や、「新郎新婦の対応に不満を感じ、仲たがいしてしまった」というような投稿も多く見られます。
いくら仲のいい友人とはいえ、依頼するときは自分たちの都合だけでお願いしてしまうと相手の気分を損ねてしまい、依頼を断られるということにもなりかねません。
幹事の依頼を気持ちよく受けてもらうためのコツ
それなりの関係を築いてきた友人なら大切な友人の晴れの日を祝福する気持ちを持っています。
どうしても仕事などが忙しく時間が取れない場合や当日の都合がつかない場合などは仕方がないですが、「準備が面倒」、「自分には重荷だ」という懸念事項を払拭できれば問題なく引き受けてもらえるはずです。
そんな結婚式二次会の幹事を依頼するときのポイントを紹介します。
早めに依頼する
幹事は会場の予約や招待メールの作成など準備すべきことが沢山あります。
仕事やプライベートの合間を縫って時間を作ってやらねばなりません。
そのため二次会を計画したらできるだけ早めに幹事を依頼することが大切です。
二次会開催日ギリギリの依頼になってしまうと会場の下見や備品、ゲームの景品などの購入に時間がかけられないので必要以上にバタバタし忙しくなってしまいます。
精神的肉体的にも大変ですし、焦って準備すると不具合が出てくる可能性もあります。
新郎新婦も余裕がなくなるので経費の管理ミスやレシートの紛失など様々なトラブルを招いてしまうかもしれません。
二次会を計画したら余裕を持って半年前、せめて2、3か月前には幹事の依頼をして準備期間を設ける配慮が大切です。
またギリギリの依頼になってしまうようなら自分たちで会場を押さえたり、招待メールを送るところまでやってから、その他のことに協力を仰ぐなどの工夫が必要です。
また依頼する際には頼みたい相手のスケジュールを気遣う一言を忘れないようにしましょう。
当日の予定はもちろん、準備期間に時間を割いてもらうことになるのでその人の今の仕事や日常的な休暇の状態などを必ず確認してから依頼することが最低限の思いやりです。
具体的に依頼する
依頼するだけ依頼して、あとはノータッチで任せきり、という人も多いようです。
インターネットなどで調べれば幹事という役割の大変さが分かりますし、経験したことのない人はただ「お願いね」と依頼だけされても何をしたらいいか分からず不安になってしまいます。
仕事を丸投げせず、新郎新婦も協力して一緒に作り上げるイメージが伝わるような依頼の仕方をしましょう。
すべて幹事だけに任せるのではなく、依頼するときに具体的にやってほしいことをリスト化して伝えるといいでしょう。
やることやパーティーのイメージが曖昧だから不安になってしまうのです。
ある程度のパーティーのイメージややりたいイベントなど、内容を決めてから依頼することで不確定な要素が減り、やるべきことが明確に見えるので「自分にもできそう」と思って引き受けてもらいやすいのではないでしょうか。
例えばイベントはケーキバイトをやりたいのでケーキの予約と受け取り、そして必要な備品をリスト化して購入をお願いするなど、明確にすれば幹事も迷うことなく準備を進められます。
そしてインターネット上の不満で次に多いのが経費などのお金のことです。例えば備品購入のための経費を新郎新婦が事前に用意せず、「幹事本人が立て替えた」、そして「返ってこない」、「もしくは後日の返金額が足りなかった」などです。お金のことはデリケートなので心配する人も多いはずです。
経費は新郎新婦が用意するのか、どこまで会費で賄うのか、また幹事の会費の有無なども最初に依頼するときに伝えておきましょう。
例えば経費はある程度見積もった金額を先に渡して、その都度レシートの写真を送ってもらい金額を照らし合わせるというルールを作れば金額が足りなくなって幹事が負担し、そのまま言い出せないということはなくなりますね。
できる限り幹事をお願いしたい友人の不安要素をなくし、自分にもできそうだと思ってもらえれば、幹事という役職への抵抗感はなくなるでしょう。
またお互い意見を言い合い何かあったらすぐ相談できるよう風通しのいい関係を心掛けましょう。
依頼する際によく説明し、分からないことがあればなんでも聞いてもらいましょう。
最初に不安要素を払拭してなんでも相談し合える関係性ができれば、友人もそんなに気追わず幹事を引き受けることができるのではないでしょうか。
やることが曖昧で不安要素が多いことで断られてしまったのだとしたら、パーティーの内容と幹事に頼みたいことを具体的にしてからもう一度依頼してみましょう。
依頼したい友人の気持ちになって依頼する
いくら仲のいい友人だとしても、仕事やその時のプライベートな状況で忙しく、ろくに休暇も取れないような状態の人に幹事を依頼してもお互い余裕がなくなるだけです。
「どうにかお願い」と無理やり頼むのではなく、本来なら快く引き受けてくれる人に願いしたいですよね。
仲のいい友人だからこそ人は幹事をやってあげようと思うのです。
そんな気持ちを踏みにじらないためにも、「親しき仲にも礼儀あり」で頼みたいと思う相手の状況を気遣って確認することが何よりも大切だと言えるでしょう。
例えば何か協力したい気持ちはあるが仕事などが忙しく準備を手伝えない、という場合などは当日の受付係やドリンクサービスのスタッフなど当日できることをお願いするのもいいでしょう。
仲のいい友人では「忙しくても何か協力したい！」と思ってくれている人もいます。
「忙しいのは知ってるんだけど、ぜひあなたにやってほしい」と誠意を伝えれば、準備段階からの参加は難しくても相手の状況を見てできることをお願いできるかもしれません。
そして人前が苦手、大勢を仕切ることが不得意なので重荷過ぎると感じることが原因で幹事を断られた場合は、準備段階の買い出しやプログラムを考える仕事など個人でできることをお願いしたり、当日は照明や音響など人前に出ない裏方の仕事をお願いするなど工夫することでこちらも快く引き受けてもらえるかもしれません。
幹事の仕事を依頼する際には、常に相手への配慮と感謝の気持ちを忘れないことが重要です。
確かに幹事は大変なことも多く、依頼を受けたら当日までの準備期間は自分の時間を割かなければならなくなります。
しかし大切な友人の一生に一度の特別な日を一緒に作ることができるのはとても素敵で名誉なことですし、大変だった準備の過程もいい思い出になるはずです。
幼馴染の結婚式二次会の幹事を務めた私の友人は、「新郎新婦が逐一進行状況を気にしてくれ、なんでも相談に乗り一緒に考えてくれたおかげでいいパーティーになったし、お互いの絆が強くなった！」と言っていました。
「ぜひやりたい！」と言ってもらえるか、そのためには頼み方はとても大切なのです。
「大変」「面倒」という印象を与えてしまわないように、「大事な晴れ舞台の準備をあなたに手伝ってほしいんだ」という特別な気持ちが伝わるように、配慮した頼み方を心掛けましょう。
引き受けたくなるような頼み方を心掛ける
結婚式二次会幹事の依頼を断られた、という経験はありませんか？単純に仕事などが忙しく本当に時間が取れないという場合もありますが、あなたたちの頼み方に配慮が足りなかったことが原因になっているかもしれません。
二次会の幹事役が大変な仕事だということはインターネットで調べればわかりますし、そんな大役を依頼しようというのに自分都合の言い方やスケジュールの配慮に欠けるようでは、「やりたくない」と思われてしまって当然です。
依頼したい相手の今の状況を確認した上で、準備期間、当日のスケジュールを気遣う一言も忘れてはいけません。
そして依頼内容が曖昧なことも依頼を断る原因になっている可能性があるので、パーティーのイメージやイベント内容、それに伴う必要備品などを明確にして、何をやってほしいか具体的にお願いすることが大切です。
やるべきことが分かっていればインターネットの情報などのイメージだけで「大変そう」「面倒」という理由で断られることは少なくなるでしょう。
また0か100かで断定するのではなく、人前が苦手な人には裏方の仕事を、「忙しくて準備から参加できないが何か協力したい」という人には当日のヘルプスタッフをお願いするなど、それぞれの友人の状況を見極めた依頼の仕方をするなど工夫することで、お互い納得した形で二次会を作ることができるでしょう。
