結婚式二次会幹事をやると、ゲストリストやタイムテーブル。
持ち物リストなど、リスト化して管理すべきものが沢山あります。
手書きのメモでもいいですが、書き足しているうちに汚くなってしまい、その都度書き直すのも大変ですよね。
結婚式二次会幹事はやることが沢山あるので、作業を短縮できる部分は短縮してスムーズに進めていきたいですよね。リストを作るならエクセルの利用をおすすめします。
追加や複製が簡単にできるエクセルを用いて効率的に準備を進めましょう。
またWeb上で招待状を作る場合は、ゲストリストを連携して作ることもできます。
折角効率化を図るのなら、二度手間にならないように注意する必要があります。
エクセルを活用して効率的に準備を進めよう
手書きでは書き足しなどが簡単にできずメモが汚くなってしまったり、幹事が複数いる場合にオンラインで共有がしずらかったりするというデメリットがあります。
エクセルでリストを作成しデータで持っておけば、書き足しや再印刷も簡単で全員に同時に共有することが可能です。
以下の項目ごとに簡単なエクセルのテンプレートを作ってみたので利用してみて下さい。
- ゲスト一覧
- やることリスト、準備するものチェックリスト
- 予算管理表
- 進行表、タイムテーブル
エクセルでのゲスト一覧表の作り方
参加者を適当に入力し最後に姓の欄を昇順にすると、あいうえお順に並べえることも可能です。
またゲストの人数が少なく席次表を作る場合は、それをそのままコピーして当日の出席チェックリストとして活用することも可能です。
当日は色ペンなどを使って、チェックに漏れがないように受付をスムーズに行いましょう。
ゲストリストは個人情報なので管理や破棄も最後まで責任を持ってやりましょう。
やることリスト
やることリストは準備漏れを防ぎ、幹事の役割分担をする上でも便利です。
エクセルを使って簡単に作れますし、状況が変わっても自由に変更できるのでおすすめです。
新郎新婦や複数の幹事で準備に当たっている場合は、誰がいつ何をするのか曖昧になってしまいがちです。
結果準備漏れが出て当日焦ってバタバタしたり、忘れ物があると代用品でまかなわなくてはいけなくなることで、パーティーのクオリティを下げることにも繋がります。
やることリストはできるだけ細かく記載して、それぞれの作業に担当者をつけましょう。
リストに担当者を記載することで責任感が芽生え準備漏れを防ぐことができます。
さらに担当者が忘れても、他の人が進捗を二重確認するためにも役立ちます。
幹事のやることリストについて下記の記事で詳しく解説しているので合わせてご確認下さい。
結婚式二次会の幹事を頼まれ、何をすればいいのか不安になっていませんか？ 幹事が初めてならいつから何をすべきなのか分からず困ってしまいますよね。 事前準備から当日の運営まで、幹事はマルチタスクをこなさなくてはいけない大変な仕事です[…]
また、幹事が準備するものについてはこちらで解説しています。
結婚式二次会の幹事を頼まれたら、何を準備すればいいのでしょうか。 幹事が初めての場合はわからないことだらけですよね。 結婚式二次会の幹事は二次会に向けて準備しなくてはいけないものが沢山あります。 抜けてしまうと当日の進行に[…]
エクセルファイルはあくまでもご自身で入力して頂く簡易的な表になっています。
一般的な結婚式二次会のやることリストと準備するものリストの例を載せておきますので、参考にして下さい。
| 行う期間 | 内容 | |
| 半年～4か月前 | ・新郎新婦にヒアリング、ゲストリスト | |
| ・幹事顔合わせ、打ち合わせ | ||
| ・ゲスト人数に合わせて会場探し（見学・見積もりなど） | ||
| 3か月前 | ・会場決定 | |
| ・招待状作成 | ||
| ・二次会予算の配分 | ||
| 2か月前 | ・プログラムの企画・作成 | |
| ・招待状発送 | ||
| ・VTR・BGMなど作成開始 | ||
| 1か月前 | ・予算の決定 | |
| ・必要備品・景品の買い出し | ||
| ・余興、スピーチ、乾杯挨拶などの依頼 | ||
| ・当日の司会・受付・会計などの役割分担（もしくは依頼） | ||
| ・ゲストの出欠管理 | ||
| ・プログラム調整タイムスケジュール決定、リハーサル | ||
| ・座席表 | ||
| ・プチギフトの手配 | ||
| 一週間前 | ・会場最終打ち合わせ | |
| ・ケーキなど発注 | ||
| 前日 | ・備品、景品など必要なものが揃っているかチェック | |
| ・段取り最終確認 | ||
| ・搬入荷物確認、準備、発送 | ||
| 時間 | やること | |
| 17：00 （会場入り） |
備品確認 | 景品や備品、先に会場に送付しているもの の確認など |
| 受付ブース | ゲストリスト、つり銭など受付セッティング | |
| 会場飾りつけ | ウェルカムボード、アイテム、花など飾りつけ | |
| 最終打ち合わせ、リハーサル | 音響・照明など会場スタッフと打ち合わせ、 役割確認 |
|
| 17：30 （会場・受付） |
受付開始 | ゲスト案内 |
| 会場内へ案内、着席誘導 | 会場内アナウンスなど | |
| 18:00 | 新郎新婦入場 | 拍手などアナウンスして盛り上げ |
| 18:05 | ウェルカムスピーチ | 主賓挨拶（新郎の場合が多い） |
| 18:10 | 乾杯挨拶 | 幹事、もしくはゲストの代表者など |
| 18:15 | ウエディングセレモニーなど | ケーキカット→ファーストバイトの流れ |
| 18:20 | 歓談時間、食事タイム① | BGM注意・VTRなど流してもOK |
| 18:40 | 余興・ゲームなど | 手拍子など積極的に盛り上げ |
| 19:00 | 歓談時間、食事タイム② | ←時間調整（押したら省いてOK） |
| 19:20 | ビデオレター、VTRなど | エンドロールを流す・サプライズ演出などで クライマックスへ |
| 19:30 | 謝辞 | 新郎・新婦からのスピーチ |
| 19:40 | 新郎新婦退場＆お見送り | 送賓（プチギフトなど演出）・ゲスト誘導 ※幹事は撤収作業開始 |
予算管理表
一般的なパーティーの必要経費を一覧にするとこんな感じでしょうか。買い出しするものなど必要な経費を細かく一覧にしておけば、予算を使い過ぎてしまい最後に赤字になることも防げますし、担当者の割り振りや使ったお金を透明化しておくことにも役立ちます。
新郎新婦と幹事間で最もトラブルに発展しやすいのがお金の管理です。新郎新婦が幹事に預けた予算がどれくらいで、幹事はその予算をいつ何に使うのか、最初にリスト化して計画を立てておくことが大切です。
トラブルを防ぐという面でも、予算の使い方のプランを立てる面でもエクセルでのリスト化は便利です。予算の内訳と計画的な準備について解説している記事もあるのでぜひご覧下さい。
結婚式二次会の幹事を依頼したら、幹事に予算を預け、その中で上手にやりくりしてもらわなくてはいけません。 事を初めてやるという人は、どんなことにどれくらい予算がかかるのか想像するのが困難です。 計画不足のまま準備を進めてしまうと、[…]
| 会場費 | 会場貸出代（使用料） |
| 飲食代 | 料理、ドリンク、ウェディングケーキなど |
| 装飾代 | 花、装飾品（ウェルカムボード、メッセージツリーなど） |
| 音響・映像設備など | CD、DVD、スクリーンや機材など |
| イベント・演出代 | 余興、イベントにかかる小道具など |
| 備品代 | 受付、装飾などで使う備品 |
| プチギフト・景品代 | ゲームの景品、ゲストへのプチギフト |
| 招待状など | ペーパーアイテム |
| 幹事にかかる経費 | 交通費や打ちあわせ時の飲食代など |
当日の進行表・タイムテーブル
当日の進行表についても、エクセルで簡単に作ることができます。タイムスケジュールとその時々の幹事の動きを詳細に書いておくとスムーズです。
ドアやカーテンを開けるタイミングや、照明なども幹事がやるのであれば照明やBGMを切り替えるタイミングなども演出ではとても重要な要素になってきます。
時系列にタイムテーブルを書いていき、「司会のアナウンスの後に一斉にカーテンを開ける」など、その都度、幹事の動きを記しておくのもおすすめです。進行表も一般的なパーティーの例を載せているので参考にしてみて下さいね。
下記の記事で詳しく説明しています。
結婚式二次会幹事は当日パーティーの運営を任されることになります。 当日は会場入りから撤収まで常にやることに追われ、マルチタスクを抱えることになることが多いのが現実です。 まして幹事経験が豊富な人の方が少ないと思うので、慣れないこ[…]
進行表（例）
| 時間 | 内容 | 幹事の動き・やること |
| ～18:00 | ゲスト着席を確認、会場案内、司会者紹介など | （司会者・幹事挨拶） 司会者、幹事も必要あれば挨拶（顔を覚えてもらった方がゲストケアもしやすい） （会場・料理の説明など） ・お手洗い・喫煙所の場所など案内 ・料理・ドリンクの説明 （ウエディングツリーなどがあれば） まだ署名が済んでいないゲストにお声がけしてやってもらう。 （パーティー開始までの待ち方） ウェルカムドリンクがある場合は、飲んでいないゲストに「お飲みになりながらお待ちください」と伝えてあげる。お代わりの対応など。 |
| 18:00 | 新郎新婦 入場 | (BGMでふたり入場） 拍手のタイミングなどを先導してゲストを盛り上げる。 |
| 18:05 | ウェルカムスピーチ | （司会が新郎（新婦）を紹介する）マイクを渡す、必要であればスピーチの場所まで誘導。 |
| 18:10 | 乾杯挨拶 | （司会が乾杯する方を紹介） 全員に乾杯酒が届いているか確認。乾杯の方にマイクを渡す、またはマイクの前に誘導。 |
| 18:15 | ウエディングセレモニーなど | （ケーキ入刀） ウエディングセレモニー用のBGMに切り替え。 司会のアナウンスと共にケーキ入刀。入刀の瞬間にBGMのボリュームUP。 （ファーストバイト） バイト用スプーンやお皿、口元を拭くおしぼりなどを 用意、ふたりに渡す。 ゲストが見えるように、また写真を撮りやすいように場所の誘導。 |
| 18:20 | 歓談時間、食事タイム① | 歓談用BGM・VTRなどに切り替える。スクリーンの準備。 歓談中に写真撮影を促す（テーブルごとに順番に声がけするなど） |
| 18:40 | 余興・ゲームなど（ビンゴゲームの場合） | 余興・ゲーム用BGMに切り替える。 景品の説明から入ると歓談のまったりした雰囲気から切り替えやすく、目玉商品を提示しゲストのゲーム参加意欲を刺激することもできる。司会が説明し、商品を持ち上げたり示したりしてゲストに見せる。 （必要であれば簡単にルール説明） 全員にビンゴカードが行き届いているか確認。聞いていない人に参加を促すなどのゲストケア。 |
| 19:00 | 歓談時間、食事タイム② | ←時間調整の意味もあるのでタイムスケジュールが押していたら省いてもOK |
| 19:20 | ビデオレター、VTRなど（友人代表スピーチ→エンドロールの場合） | クライマックスBGMに切り替え。 （司会がスピーチをする方を紹介） マイクを渡すまたはマイクの前に誘導 スクリーン準備→エンドロール （司会がスクリーンへの注目を促す） →VTR上映スタート |
| 19:30 | 謝辞 | （新郎新婦から一言挨拶） BGM流す。 （司会がアナウンス） 新郎新婦にマイクを渡すまたはマイクの前に誘導 |
| ～20:00 | 新郎新婦 退場＆ お見送り |
（新郎新婦退場） 退場BGM流す。拍手を先導してゲストに促す。 （司会がお開きを宣言） 送賓→速やかに退場を促す （荷物やコートを渡したり忘れ物がないか確認を促したりするとゲストの脚が自然と出口に向く） （プチギフトがある場合は） 新郎新婦にプチギフトを渡す。 新郎新婦は出口付近に待機し、幹事はゲスト誘導する。 会場内の忘れ物チェック。 |
結婚式二次会幹事はエクセルを利用して効率的に！
結婚式二次会幹事は決めることや準備するものが沢山あります。
必要なものをリスト化することで準備漏れや準備の重複を防ぎ、スムーズに作業を進めることができます。
手書きのメモは簡単に追加や書き直しができないため、追加や上書きが簡単にできるエクセルを上手に使い効率化を目指しましょう。
今はオンラインでの打ち合わせなども増えているので、データですぐに共有できるのもメリットと言えるでしょう。
簡単なエクセルのテンプレートを作成してみましたので、本記事の例を参考にしてご活用下さい。
