結婚式二次会幹事は当日パーティーの運営を任されることになります。
当日は会場入りから撤収まで常にやることに追われ、マルチタスクを抱えることになることが多いのが現実です。
まして幹事経験が豊富な人の方が少ないと思うので、慣れないことだと余計に手間取りますよね。
事前にタイムスケジュールをしっかり組んで、自分のやることを把握しておくことが大切です。
またパーティーは、新郎新婦の遅れや機材トラブルなどで思い通りに進まないことも予想できます。
プログラムを変更しなくてはいけなくなったとき、どういう対応をするのかを幹事で決めておいて、柔軟なタイムスケジュールにしておくことで、その場で焦る不安もなくなります。
披露宴を進行するプロの会場スタッフも必ずタイムスケジュール表を作ってそれをもとに動いています。
事前に注意点を書き込んだタイムスケジュールを作成し幹事全員で共有することが、パーティーを成功させるために重要だと言えるでしょう。
結婚式二次会、幹事のタイムスケジュールとは
結婚式二次会幹事は準備も大変ですが、何より当日の運営にエネルギーを使うことになります。
普段からイベントや結婚式関係の仕事をしているという人でない限り、パーティーを運営するということは簡単な仕事ではありません。
一般的なパーティーのプログラムの所要時間をご紹介します。
あくまで目安なので、遠方から参加のゲストがいる場合やゲストの人数が多い場合などは、着席や一つのプログラムにもっと時間がかかるかもしれません。
イベントなどを行う場合は、想像よりルール説明や景品を渡す時間がかかることもあるので、多めに時間を取ったり前後に歓談時間を入れたりして、イベント時間が押しても調節できるようなプログラムにしておくとスムーズなスケジューリングになるでしょう。
| シンプルなプログラム | 所要時間 |
| ゲスト受付・着席 | 20分 |
| 新郎新婦入場・主賓挨拶 | 10分 |
| 乾杯挨拶 | 5分 |
| 歓談 | 20分 |
| ケーキカット・ファーストバイト | 10分 |
| ゲーム・ラウンドなど | 30分 |
| 歓談 | 20分 |
| 代表スピーチなど | 10分 |
| 締めの挨拶 | 5分 |
タイムスケジュールの作り方
事前にタイムスケジュールを決めておくことは、当日のスムーズな動きの指針になりますし、気持ち的な余裕にも繋がります。
当日は緊張や思い通りにならない焦りで頭が真っ白になってしまうことも考えられるので、できるだけ時間を細かく割り振ってやるべきことをスケジュールにしておくといいでしょう。
ポイントとしてはトラブルや時間が押してしまった時のために、余裕を持ったタイムスケジュールにすることです。
例えばゲームなどのイベントは予想以上に時間がかかる可能性があるので少し多めに時間を設定したり、歓談時間をパーティーの前半と後半に作って押したり巻いたりしてしまった場合はそこで調節できるようにするといいかもしれません。
一般的な結婚式二次会幹事のタイムスケジュールをご紹介します。参考にして作成してみて下さい。
| 時間 | やること | 担当者 | |
|---|---|---|---|
| 17：00 （会場入り） |
備品確認 | 景品や備品、先に会場に送付しているものが揃っているか確認、その他備品運び込み | |
| 受付ブース | ゲストリスト、つり銭など受付セッティング、飾り付け | ||
| 会場飾りつけ | ウェルカムボード、アイテム、花など | ||
| 最終打ち合わせ、リハーサル | 音響・照明など会場スタッフと打ち合わせ、役割確認 | ||
| 17：30 （会場・受付） |
受付開始 | ゲスト案内、席次表配布など | |
| 会場内へ案内、着席誘導 | 会場内アナウンスなど | ||
| 18:00 | 新郎新婦入場 | 26分 | |
| 18:05 | ウェルカムスピーチ | 主賓挨拶（新郎の場合が多い） | |
| 18:10 | 乾杯挨拶 | 幹事、もしくはゲストの代表者など | |
| 18:15 | ウエディングセレモニーなど | ケーキカット→ファーストバイトの流れ | |
| 18:20 | 歓談時間、食事タイム① | BGM注意・VTRなど流してもOK | |
| 18:40 | 余興・ゲームなど | 手拍子など積極的に盛り上げ | |
| 19:00 | 歓談時間、食事タイム② | ←時間調整（押したら省いてOK） | |
| 19:20 | ビデオレター、VTRなど | エンドロールを流す・サプライズ演出などでクライマックスへ | |
| 19:30 | 謝辞 | 新郎・新婦からのスピーチ | |
| ～20:00 | 新郎新婦退場＆お見送り | 送賓（プチギフトなど演出）・ゲスト誘導※幹事は撤収作業開始 | |
細かいセリフやそれぞれがやることを書き込んだものにしてもOK
幹事は連携が大切なので不慣れな幹事グループであれば、司会のセリフや「マイクの前に誘導する（名前○○担当）」というようにやることと担当者を明確にしておけば、全員が全体の動きを把握できるタイムスケジュール表になります。
ただ書き込みすぎるとややこしくなる可能性もあるので注意が必要です。
不安であれば、全体のものとは別にそれぞれの役割ごとにタイムスケジュールを作っておいてもいいかもしれません。
実際披露宴を進行しているプロのスタッフは会場でサービスするスタッフ全員が当日のタイムスケジュール表を持っています。
事前に全員でミーティングをしてパーティーを進行する上での注意点やそれぞれの役割を確認します。
タイムスケジュールがあることで自分のやるべきことがわかりますし、注意すべきことも何度も確認し直すことができます。
どんな仕事でも同じですが、一人一人が自分のやるべきことをそれぞれ把握して能動的に動ける体制にしておくとかなり無駄やミスがなくなります。
例えば当日ゲストケア担当の幹事のスケジュールなら、このように自分のやるべきことにフォーカスしたスケジュールを作っておくとスムーズに行動することができるでしょう。
ただし当日は全役割の幹事の連携が必須ですし、変更の可能性も大いにあり得るので、あくまで全体を見渡し臨沂応変に対応する視点も持っておくことが重要です。
| 時間 | ゲストケア担当のやること | |
|---|---|---|
| 17：00 （会場入り） |
備品確認 | 景品や備品、先に会場に送付しているもの確認など |
| 受付ブース | ゲストリスト、つり銭など受付セッティング | |
| 会場飾りつけ | ウェルカムボード、アイテム、花など | |
| 最終打ち合わせ、リハーサル | 役割確認、全員最終ミーティング（会場内集合） | |
| 17：30 （会場・受付） |
受付開始 | ゲスト案内（席、トイレ、喫煙所案内） |
| 会場内へ案内、着席誘導 | 室内温度調節（冷房寒くないか聞いてひざ掛け配布など） | |
| 18:00 | 新郎新婦入場 | |
| 18:05 | ウェルカムスピーチ | |
| 18:10 | 乾杯挨拶 | |
| 18:15 | ウエディングセレモニーなど | ケーキカット→ファーストバイトの流れ （ゲストにお声かけして見える位置に誘導） |
| 18:20 | 歓談時間、食事タイム① | ドリンクケア |
| 18:40 | 余興・ゲームなど | 手拍子など積極的に盛り上げ（ルール分かってない人がいないか見回り、再度説明） |
| 19:00 | 歓談時間、食事タイム② | ドリンクケア |
| 19:20 | ビデオレター、VTRなど | |
| 19:30 | 謝辞 | |
| ～20:00 | 新郎新婦退場＆お見送り | 送賓（忘れ物チェック） |
トラブル対処法を全員で共有しておく
注意点として、パーティーというのは中々思い通りにいかないということを念頭においておくことです。
披露宴の後に二次会を行う場合は新郎新婦の準備に時間がかかって開始までにすでに時間が押すことも多いですし、突然の機材トラブルでVTRが流せない！ということもあり得ます。
お酒の入ったゲストは話を聞いてくれなかったり指示に従ってくれず自由奔放に動き回ったりして進行はかなり大変です。
タイムスケジュールは幹事全員がわかりやすいように時間ごとにやるべきことを書き入れ、時間が押したらここを入れ替えて…というようにトラブルがあった時の対処法をあらかじめ決めておくとスムーズです。
例えば時間が押してしまった場合の対処法を、
- 二回目の歓談時間を削る
- 謝辞を新郎新婦ではなく新郎一人からにする
- プロフィールVTRを割愛する
など、事前にいくつか考えておくといいでしょう。
ゲームなどのイベントやウエディングセレモニーは予想より時間がかかるものと心得ておいた方が無難です。
当日焦らないためには、不測の事態を踏まえて全体的に余裕を持ったスケジュールにしてくことがポイントです。
結婚式二次会幹事は余裕のあるタイムスケジュールを作ろう
結婚式二次会幹事はタイムスケジュールを作成した方がいいのかという疑問を持っている人も多いのではないでしょうか。
当日のプログラムを作成する人は多いですよね。
流れを書いたプログラムだけだと、当日緊張で頭が真っ白になってしまったり、急な変更を余儀なくされた時に焦ってしまう危険性があります。
次に自分が何をやるのかを全体の流れと一緒に把握してないと、スムーズに役割を全うすることができません。
幹事がやるべきことも書き込んだスケジュールを作成し幹事全員で共有しておく必要があります。
不安であれば案内する際のセリフや行動する際の合図なども書き込んでおくといいかもしれません。
また、パーティーには急な変更や時間が押して省略しなければいけない部分も出てくる可能性があるので、事前にトラブルの対処法を決めてタイムスケジュールに組み込んでおくとスムーズです。
当日はとにかく時間との勝負になります。
会場の貸し出し時間は決まっていますし、酔って話を聞いてくれないゲストを相手にどう時間内にパーティーのプログラムを進めていくか、幹事の力量にかかっています。
素人に簡単にできる仕事ではないので、完璧に進行しようとする必要はありませんが、折角幹事をやるなら新郎新婦とゲストに喜んでもらいたいですよね。
当日の詳細なタイムスケジュールを組んで、自分たちの仕事を把握して行動することで焦って無駄なミスをすることはぐっと減るはずですよ。
