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結婚式二次会幹事はいつ頼むべき?適切な幹事の依頼時期とは

結婚式二次会幹事はいつ頼むべき?適切な幹事の依頼時期とは

結婚式二次会を企画する新郎新婦の中には、幹事を仲のいい友人に依頼するという人も多いのではないでしょうか。

幹事を依頼するタイミングは早過ぎると先の予定がわからないかもしれませんし、遅すぎると準備が大変になり幹事の負担が増すことになります。

幹事を適切な時期に依頼することは、幹事をお願いする際に配慮すべき項目の一つです。

結婚式二次会幹事は仕事量が多く準備する内容も多岐にわたるので、ギリギリになると肉体的にも精神的にも負担が大きくなってしまいます。

お互い余裕がなくなって、関係性が悪化してしまうきっかけになることもあり得るのです。また、準備を進めるうちに幹事の人数を増やしたい場合も出てくるかもしれません。

その場合はそれまでの状況を詳しく伝える必要があります。幹事に負担がかかり過ぎないように、ベストな時期に相手に最大限配慮した頼み方ができることが理想です。

結婚式二次会幹事の依頼時期が遅いとトラブルになるかも?

結婚式二次会幹事の依頼時期が遅いとトラブルになるかも?

結婚式二次会幹事は簡単な仕事ではありません。

会場探しからプログラムの企画、景品などの買い出し、さらに当日パーティーの運営に至るまでやることが盛り沢山です。

パーティーの詳細を計画し準備を始めるまでは時間がかかりますし、準備自体も通常は計画性を持って何カ月も前から動き始めます。

新郎新婦から幹事の依頼をする時期が遅いと、幹事は休みを返上するだけでなく仕事の休憩中や仕事終わりまで二次会の準備に奔走しなければいけなくなるかもしれません。

ギリギリに幹事を依頼された経験がある人の声をいくつかご紹介しましょう。

〈新婦側の友人〉
一か月前に仲のいい友人と二人で幹事をやって欲しいと頼まれ、お店は新郎新婦が予約したがそれ以外は何も決まってない、と言われました。
ゲストのリストアップと招待は新郎新婦でやっているのですが、盛り上がるゲームを入れてほしいと言われたけど新婦側の幹事二人では大変。結局凝ったゲームなどは考える時間もなくビンゴのセットを急いで手配してみんなビンゴをやりました。
景品を揃えるのも限られた時間しかなく、景品数が少なくなってしまった。何とかやり遂げたけど幹事の自分たちも納得のいくクオリティとは言えないし、もう二度としたくないです。
〈新郎側の友人〉
二ヶ月半前に頼まれ、何も決まらないまま連絡が来なくなりました。
二ヶ月を切った時さすがに心配になって新郎に連絡をしたものの「こだわりは特にないので全部任せる」と一言。
最初に詳しく聞かなかった僕も悪いですが、丸投げ過ぎてイライラしたのと、僕一人だけでやり遂げる自信がなかったので、そのタイミングで幹事を降りました。

やはりギリギリに依頼すると幹事の負担が大きくなり、余裕がなくなることが伺えます。ギリギリに依頼したり、依頼したまま丸投げして放置したりしてしまうと、直前になってバタバタします。

幹事との信頼関係と絆を壊さないためにも、余裕を持って取り組める時期に幹事を頼む必要があります。

結婚式二次会幹事の依頼はいつがベスト??

結婚式二次会幹事の依頼はいつがベスト??

結婚式二次会幹事を依頼するベストな時期は大体半年~三ヶ月前とされています。当日までこれくらい猶予があれば、頼まれた友人も余裕を持って二次会の準備ができますよね。

また、早めの依頼であれば断られた場合も別の人を探すこともでき、自分達にも余裕ができます。

どんなに仲のいい友人でも「親しき仲にも礼儀あり」を忘れず、相手の都合も十分考慮し余裕を持って依頼することが大切です。

幹事グループの編成は、新郎新婦それぞれの友人2名ずつの計4名というのが多いパターンです。顔見知りではない場合は顔合わせをすることも考え、早めに依頼するといいでしょう。

幹事の人数が多いと予定を決めるのも大変なので、早めに打診しておくことで打ち合わせもセッティングしやすくなります。

遅くとも三ヶ月前には依頼しておくべきとされるのは、ゲストの出欠管理やお店の手配を考えると、三ヶ月前から準備を始めるのが余裕を持って準備できるデッドラインだからです。

これ以上短い期間になってしまうと、幹事の友人の負担が大きくなってしまうので注意しましょう。

ギリギリは嫌がられます

二次会の準備は結婚式の準備を並行して行われることも多く、バタバタして二次会の幹事探しを後回しにしてギリギリになってしまったり、急遽二次会の開催が決まって幹事を探している、という場合もあるかもしれません。

しかし日程が迫って二ヶ月、一ヶ月前となってくると余裕を持って準備することができません。

早急に手配するものや買い出しでプライベートの時間を返上して取り組まなければ間に合わないかもしれません。

そういう状況ではミスも起きやすくなり、精神的な余裕もなくなって新郎新婦や幹事間で衝突が起こる可能性もあります。

もしギリギリになってしまったら、費用はかさむかもしれませんが結婚式二次会幹事の代行業者に依頼すれば友人を煩わせることはありません。

お金を払って委託しているので、多少は要望も伝えやすいですし、プロなので準備の素早さが違います。経費に余裕があり、安心して当日を迎えたいのであれば有効です。

ギリギリでもどうしても友人幹事に頼みたいという場合は、幹事の負担を考えて配慮することを忘れないようにしましょう。

例えばイベントを無くすなどパーティーの内容をシンプルにしたり、招待ゲストを絞り少人数のパーティーにしたり、とにかく幹事の準備内容や当日の仕事を減らすなど通常よりも工夫が必要です。

幹事の人数を増やして一人当たりの負担を減らす手もあります。

その場合お礼をする人数が増えるので注意が必要です。

また同僚など会社の人に頼むのも一つの手です。同僚であれば会社でも顔を合わせるため比較的空き時間に打ち合わせしやすく、二ヶ月前でも他の友人よりは負担が少ないかもしれません。

経験者の声でも分かるように、一ヶ月前になるとシンプルなパーティーであってもさすがに迷惑でしょう。

一ヶ月という短期間でも仕事は通常通りあるわけですし、無理をさせてしまった結果、体調を崩したり精神的に余裕がなくなって新郎新婦との関係性が壊れてしまうようなトラブルになってしまったりすれば元も子もありませんよね。

つい結婚式の準備などで忙しく自分たちの都合で頭が一杯になってしまいがちですが、幹事側にも同じように都合があるということを忘れないようにしましょう。

頼む時は具体的に内容を提示しよう

また幹事を頼む時はやって欲しいことを提示しましょう。二次会の雰囲気やこだわりたいポイントを具体的に伝えることも重要です。

例えば

・会場はモダンなモノトーン系、千葉駅周辺で探してほしいです(○月◇日までに)
・準備期間にやること
景品(ゲームは○○を予定しています)
プチギフト(○○の△△△)の買い出し
※買い出しの経費は事前支給致します

など、頼む時は何をすべきか明確にし、自分がこれから何をするのか理解、納得してもらえるようにしましょう。

幹事を引き受けても大丈夫か、自分が役割を全うできるのかはみんな不安に思うところです。

単に幹事を依頼するだけでは仕事内容の解釈について幹事との相違が生まれてしまう可能性があり、「気軽に引き受けてしまったけど、内容が大変なのでやっぱり無理」というように途中で降りられてしまう危険性があるのです。

断られると別の人をまた探さなくてはいけなくなり二度手間ですし、ギリギリで断られた場合、日程が差し迫ると引き受けてくれる別の人を探すのは困難になります。

やってもらいたいことを具体的に伝えることで、幹事を引き受けるか判断する大きな材料になりますし、自分がこれからやることのおおよその予想ができることで不安もなくなります。

幹事の依頼の時期に加え内容の提示も重要なのです。

途中で幹事を頼まれた時の注意点

中にはやむを得ない理由で幹事を降りた人の後釜を任されたり、新郎新婦が途中まで進めている、というタイミングでお願いされる場合もあるかもしれません。その場合はどこまで準備が進んでいるのかをまず把握することから始めましょう。

準備するものがダブってしまったり方向性が間違ってしまうと時間の無駄ですし、幹事間にわだかまりが生じる原因になり得ます。

新郎新婦や他の幹事に進捗状況を聞いて、自分は何をすればいいのか確認しましょう。

既に動き出している集団と同じ方向を向くために、新郎新婦の要望や招待ゲストの雰囲気など、目指しているパーティー像についても詳しくすり合わせをする必要があります。

新郎新婦も途中で準備の途中で幹事をお願いした場合は、混乱が生じないように情報共有を徹底するようにしましょう。

結婚式二次会幹事の依頼は半年~三か月前がベスト

幹事を適切な時期に依頼することで、幹事に余裕を持って二次会の準備に取り組んでもらうことができます。

結婚式二次会幹事の仕事は多岐に渡り、依頼がギリギリになると肉体的にも精神的にも負担が大きくなることを忘れてはいけません。

幹事は半年~三ヶ月前には依頼した方がいいでしょう。

日程が迫るにつれ短期間にやるべきことが増えますし、新郎新婦もパーティーでできることが限られてきてしまいます。

また一度承諾を得た幹事に途中で降りられてしまう事態を防ぐために、依頼の際に幹事にやって欲しいことを具体的に提示して引き受けても大丈夫かどうか、しっかり判断して引き受けてもらうようにしましょう。

幹事を頼まれた方も結婚式二次会幹事という役割は決して楽ではないことを覚悟して慎重に検討する必要があります。

新郎新婦は他の人を探さなくてはいけなくなるので、日常生活との掛け持ちが難しいと感じたら、幹事辞退を早く申し入れた方が良いかもしれません。

既に準備が走り出している中で幹事を改めて頼む場合は、新郎新婦からそれまでの進捗状況や目指しているパーティー像を詳しく伝え、足並みを揃えられるように注意しましょう。

新郎新婦それぞれの友人で初対面の場合は、円滑に準備を進めるために顔合わせも必要になりますし、役割分担などの以前打ち合わせの期間も含め、半年~三か月前に依頼するのがベストです。幹事の負担や都合を考えるのを忘れないようにしましょう。