結婚式二次会幹事、役割分担の方法、コツとは

結婚式二次会の幹事を頼まれたらパーティーの準備を進めるために、幹事グループで役割分担をする必要があります。

それぞれの役割が曖昧だと自分が何をしたらいいのかわかりませんし、どこまでやるのか最終決定も曖昧になります。

しっかり役割分担することで責任感を持って仕事をやり遂げようという意識が高まり、幹事グループの結束も強まります。

今回は幹事の役割分担の内容とどのように分担を決めるべきか、そのコツをご紹介します。

適正な役割分担がパーティーのクオリティを左右する？

結婚式二次会の幹事に適正な仕事を割り振ることは、パーティーを成功させるために大切なプロセスになります。

それぞれの役割が曖昧なまま準備しても誰が何をするのかがしっかり決まっていないため、準備に抜けがあって直前や当日で焦る事態になりかねません。

例えば会場飾りつけや備品の買い忘れがあって当日に気が付いたとします。

当日近くのスーパーなどでしかたなしに代用すれば、エントランスのクオリティが下がってしまう可能性がありますよね。

明確に会場とのやり取りをする人を決めておらず、その都度違う人が連絡を取っていたとします。当日が近づいてバタバタしていたら、直前に出席人数が変更になったのを会場側に伝え漏れてしまう、なんてことにもなりかねません。

通常仕事では、役割分担することでそれぞれが責任を持って役割を全うしようとしますよね。

当日までに準備の計画を立て、進捗状況をその都度確認し、それによってスケジュールを修正し、見落としはないか確認します。

一人一人に役割を分担することは、パーティーの準備を着実に進め成功させるために大切なことなのです。

結婚式二次会の幹事、役割分担はどうやって決める？

結婚式二次会の幹事を頼まれたら、幹事それぞれに役割を割り振って仕事を進めていくとスムーズです。

それぞれの役割が曖昧のまま準備を進めると、準備不足や抜けが出てきてしまう可能性もあります。

結束力を強め、素晴らしいパーティーを作るためには適正な役割分担が不可欠と言えます。

そして誰にどの仕事を割り振るべきなのか悩むことも多いのではないでしょうか。その人の性格や特性は、普段の仕事で接客慣れしている、気が利く人、など人によって様々ですよね。

性格や得意なことを見極め、その人に合った仕事を割り振るのがポイントです。

まずはどんな役割内容があるのか、事前準備と当日に分けて見てみましょう。そしてどのようにして幹事のメンバー役割を分担するのか、役割分担のコツをご紹介しましょう。

事前準備

リーダー

パーティーの規模が大きく幹事やサポートスタッフの人数が多い場合は、幹事全体のまとめ役、責任者的な存在である“リーダー”を決めるといいのではないでしょうか。

幹事の人数が多い場合は、準備が効率的に進むようそれぞれに指示を出す役がいるとスムーズです。

リーダーは、仕切り上手さんや普段からリーダーシップのある人が適任かと思われます。

責任感の強い人ならなおさら安心です。何より新郎新婦のことをよく知る、ふたりとの関係が深い人の方が信頼して任せることができますよね。

ただし責任がある仕事のため負担も増します。少規模なパーティーで幹事も少人数の場合は、まとめる必要がないため無理にリーダーを選出しなくてもいいと思います。

会場係

二次会会場探し、決定後の会場とのやり取りなどを担当します。

会場は新郎新婦が決めることもあるので、ふたりとしっかり打ち合わせしておきましょう。

様々な会場をネットで探していくつも比較し、新郎新婦と相談し、時には実際に足を運ぶ必要もあるため、比較的時間に余裕が付きやすい人が向いています。

また会場決定後も、ゲストの出欠や余興のスペース、機材などについてこまめに会場側とやり取りする必要があります。

マメなレスポンスが可能な人や得意な人の方がいいかもしれませんね。

招待状

招待状の作成、発送を担当します。

招待状を作るためには招待状を送るゲストのリストが必要です。

リストは新郎新婦が作ることが多いため、ふたりと連携して行いましょう。

今は自分たちで作成することも多いのでアプリケーションやその操作に詳しい人の方がスムーズかもしれません。

プログラム

パーティーの内容を決めます。

新郎新婦の要望や参列するゲストの雰囲気などを見て決めていくので、視野が広く様々な意見や状況を見極めてフラットな判断ができる人が理想です。

また打ち合わせの時間が取れるようなら幹事全員で話し合う場を設けてもいいでしょう。

結婚式二次会に数多く出席した経験がある人がいれば、実際の流れや内容を実際見ているので想像しやすく、タイムテーブルも組みやすいのではないでしょうか。

当日はトラブルや主賓の遅れなどで時間通りに進まないことも多いので、ゲストの顔触れや披露宴会場と二次会会場のアクセス状況などを総合的に判断し、余裕を持ったプログラムを目指しましょう。

買い出し

受付やゲームで使う備品、景品などを買い出しする役割です。

今はインターネットでも買い物できるので価格と手間を検討してうまく利用しましょう。

実際足を使って買い出しに行く場合は男性をグループに入れたり複数人で一緒に行ったりする必要があるかもしれません。

当日

当日搬入

当日幹事は受付の準備や会場の飾りつけのためゲストより早めに会場入りします。

その際に飾りつけの備品や景品を持ち込むことも多いです。

車を出せる人がいればその人にお願いするといいでしょう。

いない場合は誰に車を借りるのか、レンタカーするのか、事前に荷物を会場に送っておくのかなど、一番いい方法を選択できるように検討してみましょう。

受付

来場ゲストの受付です。受付はゲストが会場に入って最初にスタッフと顔を合わせる場所です。

スタッフの印象はゲストのパーティーの満足度に関わってきます。

笑顔で明るく、気さくに接することができるような人がいいでしょう。

普段から接客をしているような人は失礼のない対応に慣れていますし、とっさの判断力、適応力が高いので安心して任せられます。

会計

ゲストの会費の管理、精算も行うので可能であれば受付と兼務して一貫して管理すると効率がいいです。

つり銭準備や買い出しの経費などの管理も仕事になるので責任感のある人、お金の管理、計算が得意な人などが向いていると言えるでしょう。

クローク

暖かい時期や座席に置ける場合は必要ないことも多いと思います。

急がなければ誰でも問題ないかと思いますが、沢山のゲストが一斉に来てしまった時は一時的に忙しくなります。

型崩れを気にされるゲストもいますし、他のゲストのものと混在しては大変です。

クロークサービスを行う場合はアパレル経験がある人や几帳面な人が適正かもしれません。

また忙しい時だけ他の幹事スタッフに手伝ってもらうのも手でしょう。

司会

当日の司会進行、余興などのイベントを盛り上げる役割です。

間違いなくパーティーで一番しゃべることになる役割なので、パーティーの印象を決める重要な要素になります。

幹事の人数が多く、負担が大きくならない場合は幹事の中から選出してもいいですし、ゲストの中に経験者や適任者がいたらその方に依頼してみるのもいいでしょう。

社交的、トーク力がある人、盛り上げ上手な人、仕切り屋さんなどが向いていると言えるでしょう。

過去に結婚式二次会などパーティーの司会を経験している人がいると最強です。

大規模なパーティーやイベントが盛りだくさんのパーティーならば男女など２人ペアで進行するのもいいでしょう。

カメラマン

二次会の様子を写真や動画を撮ったり、ゲストと新郎新婦の記念撮影などを担当します。

パーティー中カメラマンに徹底するのは大変です。

写真を撮るのが上手な人っていますよね。普段からカメラをやっている人や写真を撮るのが上手な人にお願いできることが理想ですね。

パーティー中のどの場面をどのように収めるのか大体の計画を立てておくと抜けがないかもしれません。

音響・照明係

BGMやVTRの作成、当日の映像操作や楽曲のセットやBGMの切り替え操作などを担当します。

動画やBGMを編集する必要がある場合は、どちらかというと機械に強い人がいいかと思いますが、不安な人は会場スタッフに伝えておきましょう。

会場によって操作は会場スタッフがやってくれる場合があるので会場に問い合わせしておきましょう。

進行補佐

司会や進行の補佐が必要であれば幹事以外に当日のスタッフを依頼しておきましょう。

景品の準備や会場のレイアウト変更、ゲームのルール説明の際の補佐など、司会だけでは不安なときや幹事が他の役割についていて人手が足りなくなりそうな場合は必要になるかもしれません。

幹事以外のゲストでふたりと特別仲のいい人なら頼みやすいのではないでしょうか。ゲストケアなども気づいてやってくれる細かいことに気付く気遣いができる人がいいでしょう。

お酒を飲まないタイプの人なども協力してくれそうですね。

幹事自体は仲のいい友人や会社の同僚、後輩などに頼む人が多いようです。

幹事には何でも話せて、いい意味で気兼ねしない人材がベストですが、特にリーダーになる人は新郎新婦と関係性が深く信頼できる人が理想です。

新郎新婦と幹事、どちらかが我慢して、無理して仕事をしてもうまくいきませんし、満足した結果にならないかもしれません。

新郎新婦も自分たちの希望を遠慮せずに伝えることができて、相手と対等に意見できるような人がいいのではないでしょうか。

幹事の仕事は会場探しや予約、招待状作成などの事務作業から買い出しまで多岐に渡ります。

幹事のメンバー内でも性格や経験が違い、役割によって向き不向きがあるでしょう。

幹事の個性を見極めて役割分担をすることが重要です。

新郎新婦が割り振るか、もしくは幹事グループで集まってそれぞれ得意分野、苦手なことなどを話し合って決めるのもいいでしょう。

初めましての人が多い場合は必ず最初に新郎新婦が仲裁に入って話し合いを引っ張る必要があります。

適正な役割分担ができると準備もスムーズに進み、パーティーのクオリティも上がります。工夫してみましょう。

結婚式二次会幹事の役割分担は向き不向きを考慮しよう

結婚式二次会の幹事を依頼されたらまず幹事グループで役割分担をしましょう。

明確に役割分担しないまま準備に取り掛かると、全体を把握できないまま動くことになってしまいます。

何をしていいのか分からず、無駄な作業が増えたり準備に抜けがあったりして当日焦ることになりかねません。

新郎新婦の要望、ゲストの顔触れでパーティーの内容、雰囲気、やりたいことを決めたら、幹事それぞれに役割分担をしましょう。

やることを把握してそれぞれが仕事に責任感を持つことで幹事グループの士気を高め、クオリティの高いパーティーを作ることに繋がります。