新郎新婦のおふたりは結婚式二次会を企画し幹事をお願いしたら、顔合わせを企画していますか？
幹事を頼まれた方も、打ち合わせの回数は平均どれくらいなのか気になりませんか？仕事や育児などで忙しく頻繁に集まるのが厳しいという人もいるでしょう。
逆に幹事を頼まれたはいいけど「打ち合わせの予定が全くないけど大丈夫かな？」と心配している人もいるのではないでしょうか。
実際会って打ち合わせする機会が全くないと不安ですし、幹事が複数人いる場合は顔合わせも必要です。
かといって毎週のように集まるなど頻度が高すぎても正直大変ですよね。
今回は適正な打ち合わせの回数についてご紹介します。
打ち合わせは少なすぎても多すぎてもダメ？
結婚式二次会の幹事を頼まれ、幹事の打ち合わせは大体何回くらいするものなのか気になっている人も多いのではないでしょうか。
直接会っての打ち合わせがなくメールや電話だけで進めることも可能かもしれませんが、幹事が複数人いる場合などは特に、打ち合わせなしで準備に入ると全員の目指す方向が一致しているのか見えにくいですよね。
二次会の準備は役割分担して買い出しや企画を考えるなど協力して行います。当日も幹事たちが協力してパーティーを進行しなくてはいけません。
幹事グループの中に初めましての人がいる場合は、顔合わせがないまま作業に入ってしまうとやりにくく感じるのではないでしょうか。
一方過度に心配性な新郎新婦や気合の入り方が違う幹事などで「毎週打ち合わせしよう！」などと意気込んでしまう人もいるようです。幹事はプライベートの時間を割いて二次会の準備に当たっています。
遠方に住んでいる人は簡単に何度も集まれないかもしれませんし、仕事の繁忙期や育児などの都合もあるので、さすがに毎週末は負担になってしまいますよね。
結婚式二次会幹事の適正な打ち合わせ回数とは
結婚式二次会の幹事は複数人いる場合が多く、新郎側と新婦側でそれぞれ何人かお願いしている場合は初めましての人がいることも多いでしょう。最初は顔合わせを兼ねて新郎新婦と幹事全員で集まるのが理想です。
適正な回数はどれくらいなのでしょうか。少なすぎると準備不足が不安ですし、あまりに多すぎても負担です。
打ち合わせは食事をしながら行うことも多いため、その都度食費や交通費もかかります。一般的に最初の顔合わせは新郎新婦が負担する場合も多いようですが、それ以降は幹事本人の負担になり、回数が多いと出費がかさみます。
負担を申し出てくれる新郎新婦もいるかもしれませんが、毎回出してもらうのもかえって気を遣いますよね……。
交通費も毎回かかってきます。全員の家が近ければいいですが住んでいるところがバラバラだと毎回集まる場所を考えるのも大変です。
幹事の負担を考慮し準備の進捗を共有する意味でも、月に一回ペースが妥当ではないでしょうか。半年前から準備するとして大体5回くらいです。
月一なら負担過ぎるということもないでしょう。もちろん様々な事情があるので、遠方に住んでいて月一ペースでも厳しい場合は行けるとき以外はオンラインで参加してもらう、幹事の誰かに内容を送ってもらうなど工夫し、無理はしないようにしましょう。
今はメールやSNSのグループツールなどで簡単に情報が共有できますよね。写真でイメージを共有することも可能ですし、ビデオ通話を使えば会場の見学の様子をリアルタイムで映し、足を運ばなくても意見し合うこともできます。
効率を考え積極的にツールを利用しましょう。
そしてパーティーの内容によっても打ち合わせの頻度、回数は変わってくるのではないでしょうか。
シンプルなパーティーで準備することがあまりないようであれば、グループツールで進捗状況の報告を徹底することで、打ち合わせで頻繁に集まる必要もないかもしれません。
2，3人ごと役割分担をした場合はそれぞれのグループで連絡を取り合って準備を進め、決定事項や意見などを全員に共有、質問したりするだけで十分という場合もあります。
しかし複雑なゲームやイベントを企画している場合、幹事全員でイベントの準備、進行の企画をやるならマメに集まって直接話し合った方がスムーズという考え方もありますよね。
忙しい人が多い場合は必要のない時は直接の打ち合わせをなしにしても構いませんし、何か直接話し合った方がいい案件ができたり、準備の進捗が思うように進まず遅れてしまったりして話し合う必要性が出てきたら、あらためて日取りを決めてもいいのではないでしょうか。
それぞれの幹事グループに合った要領で打ち合わせを行えば問題ないのではないかと思います。
二次会の準備をスムーズに進めるために、顔合わせを兼ねた一回目は大体半年前～遅くても4か月前には行いましょう。
同じテーマに向かって奔走する仲間なので、方向性をすり合わせる意味でも最初に全員で集まることは重要な意味を持つでしょう。
何度も打ち合わせをしなくて済むように、一回の打ち合わせで色々決めてしまう意識を持つことが大事です。
最初の顔合わせはお互い挨拶して打ち解けることも目的ですが、すぐに準備に取り掛かれるようにすることが重要です。
幹事同士で連絡先を交換してもらい、できればその場でグループツールを作ってしまいましょう。
そして新郎新婦が描いているパーティー像を幹事たちに具体的に共有し、理解してもらうことが大切です。
「みんなでワイワイしたい」「ウエディングセレモニーを中心にしたい」「大人な雰囲気で会場や内容もシンプルにしたい」などやりたいことやイメージのビジュアルなどがあれば写真などで詳細に共有し、幹事たちが具体的なイメージを描けるよう工夫しましょう。
この認識がずれていると意見の行き違いや無駄な作業のもとになってしまいます。
そして準備としてやるべきことの項目を提示し、大体でもいいので役割分担ができるといいです。
「○○さんと△△さんは買い出しを、□□さんは招待状作成を」というように、明確に自分のやることが分かれば幹事も動きやすいですよね。
「本当に顔合わせだけの食事会で終わってしまった」という声も非常に多く、もったいないと思います。全員で集まれるのはそんなにない機会かもしれませんし、折角集まったのに何も決めず後日全員にメールなどで一から説明するのは二度手間です。
最初の顔合わせは全員の意識を一致させ、今後の動きについて具体的に決めるチャンスだと言っていいでしょう。
2回目は具体的にやることの内容に迫り、それぞれの分担ごとに実際に準備するスケジュールを組んでいきましょう。
3回目以降は分担ごとの進捗とスケジュールのすり合わせ、他には何か全員に投げたい議題があれば話し合っていくようにすればいいでしょう。
ただ打ち合わせで集まるより、ついでに会場の下見をしてしまう、みんなで集まったついでに買い出しをしてしまうなど、効率よく進められるよう工夫しましょう。
キャパオーバーしてしまう人が出ないように、打ち合わせの日程の都合が付かないときははっきり断りましょう。
後で内容を聞いたりグループツールに流したりしてもらえば大丈夫です。幹事の誰かが無理をしてみんなに合わせる、ということのないように全員の都合と準備の進めやすさを考慮して打ち合わせの計画を立てるといいでしょう。
一回の打ち合わせ内容を濃くする工夫をしよう！
結婚式二次会を企画したら幹事の顔合わせのスケジュールを立てていますか？お願いされた幹事の方も打ち合わせは大体どれくらいあるのか気になりますよね。
少なすぎると抜けていることがありそうで不安ですし、多すぎると時間だけでなく金銭的にも負担になってしまいます。
パーティーの準備をスムーズに進めるために、月に一度のペースで直接打ち合わせを行うくらいが妥当ではないでしょうか。
今はメールやグループツールなどで簡単に情報の共有が可能です。
進捗状況を常に共有し物事の透明性を意識することで、頻繁に集まる必要はなくなるかもしれません。
一度の打ち合わせの内容を濃くする意識も大切です。新郎新婦や幹事のリーダーはその打ち合わせで何を決めるのかなど事前に話し合うことを把握しておきましょう。
集中するために居酒屋などのうるさい場所は避けたり、会場見学のついでに打ち合わせを行ってしまうなど効率も考えて打ち合わせを計画することが大切です。
幹事の誰かが無理をすることのないようにそれぞれの都合と準備の進めやすさを考慮して打ち合わせ回数を決めるといいでしょう。
