結婚式二次会で幹事が準備するものとは？

結婚式二次会の幹事を頼まれたら、何を準備すればいいのでしょうか。

幹事が初めての場合はわからないことだらけですよね。

結婚式二次会の幹事は二次会に向けて準備しなくてはいけないものが沢山あります。

抜けてしまうと当日の進行に支障をきたす場合もあります。当日必要なものがないと幹事たちも焦ります。

これはゲストに与える印象にも影響しパーティーのクオリティに関わってきます。

当日スムーズにパーティーを進めるためには、事前に必要なものをリスト化して漏れがないように準備しなくてはいけません。

今回は結婚式二次会の幹事が準備するものにフォーカスして見てみましょう。

準備するものは一覧にしないと抜ける

幹事と新郎新婦が準備するものをお互い把握していないとロスを生んでしまうかもしれません。

準備するものが被って無駄になったり、逆に抜けが出たりしないように、最初の打ち合わせで新郎新婦が準備するものと、幹事が準備するものを明確に話し合っておく必要があります。

足りないものがあると当日幹事、スタッフ側も焦ってしまいあらぬミスをしてしまうかもしれません。

さらに進行に支障をきたし、ゲストに不親切な案内になってしまうことも考えられます。

例えば受付の時にゲストにウェディングツリーを作ってもらう作業があれば作業のやり方説明ボードを設置したほうが親切です。

「わかるでしょ」と思いがちですが、特に最初にやる人はやり方が曖昧だと後回しにしてしまいます。

実際そのシーンによく遭遇しますが、ゲストの説明書きを読んでやり方を確信してからでないと不安、という気持ちも分かります。

説明書きの準備を忘れてしまうとその心理が働き作業に時間がかかることもあります。そして幹事側もその都度説明しなくてはいけなくなり大変度が増します。

かといって即席で作成すると完成度が下がりゲストにチープで雑なイメージを与えてしまうかもしれません。

つまり準備不足はパーティー自体のクオリティにも関わってくるのです。

幹事が準備しなくてはいけないものは二次会の内容によっても違ってきますよね。

例えばビンゴゲームならビンゴで使うカードや抽選機が必要ですし、クイズ大会で「テーブルごとにピンポンボタンを用意したい」など新郎新婦の要望やアイデアもあるかもしれません。

買い出しの際は普段からレシートを取っておく習慣がない人はつい癖で捨ててしまったりします。

パーティーで使うものの買い出しレシートがないと後で精算に困ります。謝って捨てないように注意しなくてはいけません。

幹事が用意するものを新郎新婦と話し合い、リスト化することで漏れなく準備していきましょう。

結婚式二次会幹事が準備するものとは

結婚式二次会の幹事が用意するものにはどんなものがあるのでしょうか。

幹事経験がない人はわからないことだらけですよね。まず大切なのは準備するものを漏れなくリスト化することです。

さらにすべての買い物は予算内で納めなくてはいけません。

何度も出向くのではなく、ある程度まとめて同じ日に買い出しに行ったり、インターネットを使って効率化、経費削減を図りましょう。

新郎新婦は結婚式の準備などでも忙しく、視野が狭くなっているかもしれません。

コスト削減につながることやゲストに親切な方法があれば幹事から提案してあげましょう。

あとで精算するためにレシートや領収書は必ずもらいましょう。

今回は一般的なパーティーで幹事が準備する”もの”についてフォーカスしています。

まずは幹事が準備するものの一覧を見てみましょう。

結婚式二次会幹事が準備するもの一覧

こちらは一般的な結婚式二次会で幹事がやることの一覧です。時系列ごとに準備するものを当てはめて見てみましょう。

〈３カ月前〉

会場が決まり大まかなゲストの会費が決まってくると予算を組み立てることができます。

それをもとに何にどれくらい予算を使えるのか考えていきます。最初に行うのは招待状を送る作業ではないでしょうか。

今の結婚式二次会招待状はE-mailで送るのが主流です。

費用もかからず一斉に送信できるので効率的で便利です。

こちらはパソコンやスマホがあれば可能です。

アドレスが分からない人が多い場合やはがきのやり取りの方が確実な人には、往復はがきや封書で送ります。

その場合は往復はがき、切手などを準備します。

結婚式二次会使用のものを探すか、業者に発注するなり自分達でデザインするなりしてはがきを完成させなくてはいけません。

この作業は新郎新婦か幹事かどちらも行う可能性があるものなのでピックアップしてみました。

招待状を作成するには新郎新婦にゲストリストを作ってもらう必要があり、そのまま新郎新婦が招待状作成、送付まで行う場合もあるので、誰がどこまで担当するのか役割分担を決めるときにきちんと話し合っておきましょう。

〈２か月前〉

パーティー中に流すBGMを準備する必要があります。

ふたりが好きなアーティストの曲やみんな知っている定番曲を多めにすると盛り上がります。

プロフィール紹介VTRなど映像を使う演出がある場合はVTRの素材を準備します。映像の長さなども考慮して作りましょう。

そしてパーティー会場の設備により、データで準備するのかCD、DVDで準備するのかが変わってくるので注意しましょう。当日流せない！なんてことにならないように、事前に会場スタッフに確認を取っておきましょう。

〈１カ月前〉

備品・景品

１カ月前になったら備品や景品の買い出しを済ませてしまいましょう。

パーティーで使うあらゆる備品、またゲームなどでゲストに渡す景品を準備します。

景品は当たりの数や予算に左右されるので新郎新婦とよく話し合って内容を決めましょう。

コストもあるので同じものが手に入るなら効率重視でインターネットも利用するといいでしょう。

受付では・ゲストリスト・筆記用具（油性ペン、ボールペン、色ペンなど）・集金箱（会費を入れるBOX）・芳名帳やメッセージカード・つり銭・電卓・その他にウェディングツリー、ハートドロップスなどがあれば材料とペン、必要ならやり方の説明ボードなど細かい備品が沢山あります。

ゲストに記入してもらうものなど受付で行う作業が多い場合、準備するものが抜けると案内することが増えて大変です。

万全の準備を心掛けましょう。

ゲストにプチギフトを渡す場合はこれも準備します。

同じものか、何種類か準備するのか、少人数の場合で予算が余っているようならゲストそれぞれにこだわりのギフトを渡す演出にしてもいいかもしれません。

パーティーでキャンドルリレーなどを行う場合はそれぞれに渡すキャンドルをそのままプチギフトとして持ち帰ってもらうのも特別感があって素敵です。手配に時間がかかりそうなら早めに発注することが大切です。

タイムテーブル・座席表・台本

当日のタイムテーブルは限られた時間内にパーティーを進行する指針になります。

幹事全員で共有し、当日もすぐに確認できるように裏方に置いておきましょう。

司会者には当日の流れとセリフを書いた台本を用意するとスムーズです。

幹事以外のゲストに司会を頼む場合も、当日の進行を担う幹事全員と協力して台本を作るようにするとすれ違いが起こりません。

ゲストが多く席が決まっている場合は、座席表があった方が親切かもしれません。

業者に発注するのか自分たちで作るのか、コストに見合った方法で新郎新婦やゲストの雰囲気に合ったものを目指したいですね。

どのような形式の座席表にするのか新郎新婦の要望を聞いてみましょう。

カメラ

専属でカメラマンを付ける場合は幹事やゲストにお願いするのか、会場でカメラマンを依頼できる制度があれば利用するのか決めます。

自分たちで用意する場合はカメラを調達しなくてはいけません。スマホでいいのか、一眼レフを用意するのか、またそれは買うのかレンタルするのかによって費用も変わってきます。

フィルムや三脚など撮影に必要なものは全て準備します。また受付の際にチェキ撮影をする人も多いようです。

その場合はチェキカメラを準備する必要があります。

〈１週間前〉

ウェディングセレモニーでケーキ入刀を行うことも多いでしょう。

料理付のパーティー会場であれば会場に依頼する場合が多いと思いますが幹事からオーダーするのであれば、新郎新婦の要望をしっかり伝えましょう。

料理内容を選択できる場合、こだわりがある新郎新婦は自分たちで料理、ケーキをデザインしたいかもしれないのでよく確認することが大切です。

また会場にお願いする場合や人気のお店、こだわりのデザインケーキを所望するときは、かなり前から注文する必要があるかもしれません。

会場や注文したいお店には早めに問合せて確認しておきましょう。

セレモニーでは入刀用ナイフやファーストバイト用の取り皿、フォーク、大きいスプーンなどが必要です。

パーティー会場ではないお店を貸切りにして行う場合は事前に言っておかないと準備してもらえなかったり、そもそも自分たちで準備しなければいけないこともあるので注意が必要です。

〈前日〉

受付の装飾品や景品など、当日の荷物が多い場合はどうやって運ぶのか決めておきましょう。

アクセスや荷物の量によっては搬入用の車両を準備する必要があるかもしれません。

事前に発送するなら発送用の段ボールや梱包材も準備しなくていけません。当日に確実につくように日程を計算して送ることも大切です。

結婚式、披露宴と同じ日に二次会を行う場合は披露宴に参加して、二次会に移動する幹事がほとんどだと思います。

アクセスや時間的に忙しい場合は前日に搬入が可能かどうか会場に問い合わせてみましょう。

前日に荷物を搬入できれば、当日の動きが一気に楽になりますよ。

〈その他〉

パーティーの内容によって準備するものは変わりますよね。

クイズ大会ではVTR出題ならVTR、読み上げる方式なら台本が必要ですよね。

回答するゲストもテーブルごとでピンポンボタンを用意するのかボードに記述する式なのかなどによっても必要なものが出てきます。

ケーキプルズならチャームやリボンを仕込んだケーキを、バルーンリリースならバルーンを準備します。

会場の装飾をどうするかによっても準備するものが変わります。レストランやカラオケルームを貸切りにした場合、装飾は自分たちで行う場合がほとんどではないでしょうか。

装飾品やバルーンなど、こだわるのなら早めに注文、買い出しをして、当日に間に合うように準備しておきましょう。

照明、音響は会場に機材があることがほとんどですが、カフェやレストラン、ガーデンを貸切りにして行う場合は音響機材、音楽を流すスピーカーや司会が使うマイクなどがないこともあり、自分たちで準備する必要があるかもしれません。

備品を購入するときは必ずレシートや領収書を取っておき、会計係に渡しましょう。

準備するものリストを作る

やることリストを作って一つのことに対して必要なもの、準備するものを書き出すと漏れを防げます。

演出内容によって準備するものは変わってくるので、プログラムの内容を具体的に掘り下げ、何が必要になるのか細かく見ていきましょう。

当日に必要なものが想像しにくい場合は下記のようにプログラムを構成して、その時ごとに使うものをピックアップしていくとわかりやすいかもしれません。

結婚式二次会幹事が準備するものリストを作る

結婚式二次会幹事が準備するものにはどんなものがあるのでしょうか。

新郎新婦と幹事のどちらがどこまで準備するのか細かいところまでしっかり話し合えているかどうかも重要です。まずは抜けがないように役割分担しましょう。

さらに幹事がやることリストを作る時に準備するものリストも一緒に作ったり、予約した会場やパーティーの規模、イベント内容によって準備するものが変わるので、当日のプログラムを作成したときの情景ごとに必要なものを書き出してみると漏れにくいです。

会場の設備も確認しておきましょう。