結婚式二次会の幹事とは一体何をする人なのでしょうか。幹事経験がない人は何をするのか想像がつかず、不安になってしまいますよね。
幹事は準備段階から忙しく打ち合わせを重ね、買い出しをしたり企画を考えたり、準備することが沢山ある大変な仕事です。
当日もパーティーの進行やゲストのケアで忙しくなります。幹事のやることを知らずに引き受けてしまうと後で後悔することになるかもしれません。
既に幹事をやると決めた人も、最初から自分が何をするのか理解して動くと無駄がなくなります。
今回は未経験者が想像しにくい、結婚式二次会幹事の役目とは何なのか、やるべきことの項目と心得ておきたいことを解説します。
とりあえず引き受けたけど何するの？
幹事は主催の新郎新婦と一緒に結婚式二次会を作り上げる大役で、やるべきことが沢山あります。
幹事が複数いる場合は顔合わせを兼ねた打ち合わせから始まり、その後も何度か打ち合わせをすることになるでしょう。
プライベートの時間を割くことになるので、調整が必要です。
仕事に追われて多忙過ぎる人などは安易に引き受けない方がお互いのためかもしれません。
自分の時間が取れず疲れてしまったり、キャパオーバーして幹事の仕事に穴を開けてしまう事態にもなりかねません。
そして幹事を引き受けたはいいが何をするのか分からないまま月日が経っている……という場合も危険です。
本来であれば新郎新婦が指示を出して準備を始めるべきですが、結婚式の準備と並行していて忙しい場合や、マイペースで「まぁ何とかなるでしょ～」とあんまり考えていない人もいます。
指示待ちしているうちに開催日が迫ってやっと焦りはじめ、ドタバタになるというケースも珍しくありません。
幹事を引き受けたまま新郎新婦が何も言ってこなかったら、ただ待つのではなく、何をすべきか聞き出し幹事主体でも準備を開始する必要があるかもしれません。
そのためにはまず結婚式二次会幹事は何をするのか、幹事の役目を把握することが不可欠です。
結婚式二次会幹事の役目とは
幹事は具体的に何をするのでしょうか。
時間にゆとりを持ってクオリティの高いパーティーを作り上げるためには幹事の役割を理解して取り組む必要があります。
結婚式二次会幹事の役目とは①やるべきことの項目
まずは具体的に幹事の仕事はどんなことがあるのか見ていきましょう。
- 新郎新婦、幹事グループとの打ち合わせ
- 日程決め
- パーティーのテーマ設定（会場・ドレスコード・演出などに関わってくる）
- ゲストリストアップ（新郎新婦主体）
- 会場探し（アクセス・規模・テーマなどを考慮して決める）
- 会費設定（新郎新婦主体）
- 招待状の作成・発送
- プログラム企画（タイムテーブル・台本用意まで）
- 出欠管理
- 備品・ゲームの景品など買い出し、プチギフトの準備など
- 会場とのやり取り（随時）
- 当日のパーティーの進行（搬入から撤収作業まで）
など幹事の仕事は多岐にわたります。まずは大まかでもいいのでパーティーのテーマを決めると動きやすくなります。
新郎新婦ふたりの希望やゲストの年齢層、雰囲気なども考慮して考えましょう。
ワイワイ盛り上がりたいゲストならゲームや余興などで盛り上がる企画を、大人なリラックスした雰囲気が合っているなら歓談時間を多めにして会場も落ち着いたシックな雰囲気のところを選ぶ、というように、ゲストに配慮したテーマ設定にすることがゲストの満足度に貢献することになります。
それを見極め新郎新婦の希望とうまく融合させまとめるのも幹事の重要な仕事と言えるでしょう。
会場探しは立地やゲストの収容人数、雰囲気などを考慮して探します。
HPのイメージと違う場合もありますし、スタッフの態度なども話してみないとわかりませんよね。
HPだけでなく口コミサイトやSNSでも情報収集してみましょう。
外観や会場の装飾などの雰囲気、料理も重要な決め手になりますよね。
実際に足を運んで候補の会場をいくつか見学してみることをお勧めします。
そのたびに予定を調整しなくていけませんし、早く予約しないと抑えられない会場もあるので、できるだけ早めに計画して準備を始めることが大切です。
会費は新郎新婦が主体で決めることが多いでしょう。
ふたりは結婚式の準備などで忙しく視野が狭くなっている可能性があります。
備品や景品を購入する全体的な予算にも関わってくるのでその金額で足りるかどうか、ゲストに無理のない金額かどうか、などもゲスト目線でアドバイスしてあげるといいでしょう。
招待状ははがき形式なのかメールやSNSなのか様々な方法があります。
やり方によって準備するものやかかる時間も違ってくるので注意しましょう。
これも時間がかかり過ぎたり返信率が低くなったりしないように、ゲストの年齢層、招待人数などを考慮して適正な判断が必要です。
プログラムは制限時間とふたりの要望を取り入れたいという気持ちのせめぎ合いになります。
会場を借りられる時間には限りがあって、搬入・セッティングと、パーティーの後片付け・撤収作業までを含めた時間なので、実際にパーティーに割ける時間は決まってきます。
主賓やゲストの遅れ、機材トラブルなどでパーティーの時間が押すのは珍しくありません。
余裕を持ったタイムテーブルを設定することがスムーズな流れを作るコツです。
新郎新婦のやりたいことをうまく取り入れつつ、ゲストが違和感なく、飽きずに楽しめることにも配慮しなければいけません。
プログラムを企画するのは幹事の腕の見せ所といっていいのではないでしょうか。
幹事未経験の人がいる場合は当日の流れからセリフ、幹事それぞれの動きなどを書いた詳細な台本を用意することも大切です。
当日の役割をそれぞれ分担し、自分が何をするのか把握しておきましょう。
受付、会計、音響・照明、司会……などそれぞれの役割がプログラムの流れの中で、どこで何をするのか理解していることが大切です。
備品やゲームの景品の買い出しですが、事前に何が必要なのかリスト化しておくとスムーズです。景品やウェルカムボードなど大きいものから、受付で使う筆記用具やプチギフトのかごなど細かいものは忘れてしまいがちです。
その都度買いに行くのは大変なので、できるだけ回数を減らせるようにリスト化したり、インターネットも利用して効率重視でいきましょう。
そして経費を節約できるところは節約したりするそのバランスのとり方も幹事としての能力が問われるところです。
当日はかなりバタバタすることが予想されます。事前に入念に打ち合わせ、リハーサルを行って、スムーズに進行できるように万全の準備を整えます。
それぞれの役割のやるべきことと動き方、時間管理、さらにはゲストが気兼ねなく楽しめるようにゲストケアも細かくしてあげましょう。
幹事は当パーティー日精算、撤収作業が終わるまで全力疾走することになるのです。
つまりは新郎新婦と協力して結婚式二次会を作ることが仕事です。
パーティーを成功させるためには、最初の打ち合わせで新郎新婦の希望をうまくくみ取る能力が必要です。
さらにゲスト目線でゲストが満足できる内容になっているかどうか、常に検討して意見できる公平さも大切と言えるでしょう。
結婚式二次会幹事の役目とは②幹事として心得ておきたいこと
結婚式二次会の幹事を任されたら、心得ておきたいことがあります。今は経費節約や手間を省くために二次会幹事代行業者に依頼する人も多くなっています。
しかしプロに任せると高クオリティなパーティーになる代わりに、「仰々しい」「堅い感じで嫌」という意見もあります。
その点、新郎新婦をよく知る友人知人に幹事をお願いすると、アットホームでそのふたりの色が出た特別なパーティーを作ることができます。これは代行業者ではできないことですよね。
さらに最近は新郎新婦のみでパーティーの企画から当日の司会までを行う人達もいます。
とことんこだわることができるのは魅力ですが、やはり大変な苦労です。
幹事がいることで余裕を持って準備することができ、見落としも一人当たりの負担も少なくなります。
当日の進行も幹事の手を借りるとずいぶん楽になりますし、自分たちが司会では行えないイベントなども盛り込むことができます。
幹事、司会未経験の場合は特に万全の準備が必要です。
台本を作り、打ち合わせなども入念に行い、幹事グループで流れを徹底的に共有しましょう。慣れるために何度かリハーサルを行うのが理想です。
パーティーの規模や内容にもよりますが予想以上にハードな仕事になるかもしれません。
当日も忙しく、飲食などしていられないという可能性もあるので、ある程度覚悟が必要でしょう。
仕事や育児などで多忙を極めているような人には厳しい役割かもしれません。
中途半端に投げ出したり自分の生活がおろそかになってしまったりするようでは元も子もありません。
やるべきことが自分の手に負えないかもしれないと感じたら、断るのも優しさです。
しかし、自分にしかできない大仕事でもあります。大切な友人の晴れの日を一番近くで祝福できることは特別な体験ですよね。
新郎新婦やゲストに喜んでもらえるのはとてもやりがいのある仕事です。
自分が企画した演出でゲスト達が楽しんでいるのを見るのは嬉しいものですよ。
大変かもしれませんが、膨大な作業のポイントを押さえ効率化するなど工夫して、かつ新郎新婦とゲストの雰囲気に合ったパーティーを目指しましょう。
ゲストにも満足してもらえるような素敵なパーティーを作れたら、やり切った達成感もかなりのものですよ。
結婚式二次会幹事は何をする人？？
結婚式二次会の幹事を頼まれたけど一体何をするのかわからないという人は多いのではないでしょうか。
新郎新婦が忙しく指示をくれないことも多く、ただ日付が過ぎて後で焦って準備するのは余計に大変です。
最初にパーティーのテーマを設定すると準備しやすくなります。
幹事は新郎新婦の要望をうまくくみ取り、招待するゲストの雰囲気にも合わせた会場や内容で企画しましょう。
また会費なども全体の予算とのバランスやゲストの負担分を第三者目線で検討し、新郎新婦にアドバイスしてあげることも大切です。
また幹事をやるからには新郎新婦やゲストに喜んでもらえる内容を目指したいですよね。
そのためには幹事の役割を理解し、何をするのかを把握して綿密に計画を立て、それを遂行していく忍耐力が大切です。
幹事グループのみんなで協力して代行業者にはできない、アットホームで特別感のあるパーティーを作りましょう。
