結婚式二次会の幹事のための確認事項のチェックリスト特集！

結婚式二次会の幹事の確認事項にはどんなことがあるのでしょうか。

しっかり確認しておかないと抜けがあって当日焦ったり、新郎新婦や幹事の間ですれ違いが起こったりする原因になるかもしれません。

新郎新婦や幹事、会場のスタッフや余興をやってくれるゲストなど、パーティーには沢山の人が関わっています。

それぞれの意見や考えがあって、それをすり合わせ、確認しないとすれ違ってしまうのは当然ではないでしょうか。

それぞれのシーンでの確認事項を把握し、チェックリストを作って抜けのないように確認することが大切です。

今回は結婚式二次会の幹事が確認すべきことのチェックリストをご紹介します。

確認しないと必ず抜ける！

どんな仕事においても人間はミスをするものです。結婚式二次会には新郎新婦と幹事、会場スタッフ、ゲストなど沢山の人が関わってきます。

その都度確認する作業を怠ってしまうと、準備不足な部分が出てきたり、意見の食い違いが発生しやすくなってしまいます。

例えば注文したはずの備品が頼めていなくて当日まで気が付かなかったというのはよくある話です。

受付に筆記用具がないだけでゲストリストにチェックすることができなくなります。

会場の人に借りたり、急いで近くのコンビニに買いに行ったりしなくてはならず、始まる前からバタバタしてしまいます。

景品やプチギフトが足りない！なんてことも困りますよね。あのゲストには渡してあの人には渡さない、ということはできません。

抜けや準備不足で進行が滞りゲストを待たせたり焦って取り繕っているのがゲストに伝わったりする、とゲストも心から楽しむことができないかもしれません。

新郎新婦と幹事の間で思い違いが起きることもあります。

「BGMを切り替えるタイミングがそこじゃない」「ケーキを搬入するのは司会のアナウンスの後がよかったのに！」など、事前に確認していないとスタッフの間でもすれ違いが起こります。

例え細かいことでも新郎新婦の満足いく進行にできなかったとなるとお互いわだかまりが残りますよね。

これらは全て事前に確認しておけば起きないミスです。

それらのミスや食い違いを防ぎ、スムーズな進行でパーティーを成功させるためには、確認作業を怠らないことが大切なのです。

結婚式二次会幹事が行う確認事項のすべて

備品からゲストの最終出欠まで、結婚式二次会の幹事が確認しなくてはいけないことは沢山あります。

何か一つ抜けるだけでも焦ってしまい余計なミスを誘発したり、ゲストに残念な印象を与えかねません。幹事が行う確認事項をシーンごとにまとめ、チェックリストにしてみました。ぜひ確認する際にご利用ください。

打ち合わせの際に新郎新婦の要望や「これだけは外せない」というこだわりなど、パーティーを企画、準備していく上で必須なことを聞き出し、新郎新婦の描いているパーティー像をできるだけ詳細に思い描けるようにしておくと意識のズレが生じにくくなります。

新郎新婦が担当する作業と幹事が行う仕事も明確にしておく必要がありますよね。

例えばゲストのリストアップをしてそのまま自分たちで招待状を作る新郎新婦もいますし、こだわりが強く、会場は自分で決めたいと思う人もいるでしょう。

混乱を防ぐために、幹事がやる仕事はどこからどこまでなのかをしっかり話し合って確認しておきましょう。

初めましての幹事同士が多い場合は特に、パーティーの準備に取り掛かる前に、顔合わせを兼ねた最初の打ち合わせをするといいでしょう。

オンライン上のチャットで連絡を取ることも可能ですが、これからどんな仲間と二次会の準備を進めていくのかということを理解していた方が動きやすいのではないでしょうか。

直接全員で集まることが厳しければテレビ電話などお互いの顔を見ながら全員が発言できるような状況で打ち合わせをすることが理想です。

その際に幹事の役割分担もしっかり確認しましょう。

誰が何をやるのか詳細に振り分け、全員が明確にTODOリストを作成できる状態にすることで、うっかり準備漏れが出たり重複してしまったりすることを防ぐことができます。

また準備を進めていく上で進捗確認は必須です。例えば会場担当の幹事が決定した会場の雰囲気や情報を共有することで、使用可能なスペースや会場スタッフの介入度などによって、どんなプログラムにするか、余興を行う際のスタッフ配置をどうするのか、ということを考えるイベント企画チームが始動できるのです。

イベントが決まったらその情報を共有することで景品、備品準備ができるという風に作業は連立しています。

そのため確認を怠ると様々な連結部で不具合が現れてしまうのです。

さらにパーティー当日の役割分担も明確に決めておくとスムーズです。

リーダー、司会、受付、会計、サポートスタッフ、音響、照明係など基本的な役割に加え、行うゲームなどによっては景品を渡す人、マイクリレー係などが必要になるかもしれません。

当日までに司会進行役も含めリハーサルを行って流れを確認しておきましょう。

余興を行う場合は必要なスペースが確保できるのか、音響機材があるかなどをしっかり確認しましょう。

会場にある機材に合わせてBGMや映像をデータで用意するのか、DVDで持っていくのかなども変わってきます。

受付の装飾をする場合は受付のスペース、受付台のサイズ、貸出可能なテーブルの数などによっても用意する装飾品、備品が変わってきますよね。

料理のコースやドリンクプランは会費、経費に関わってくるので新郎新婦とも話し合って慎重に決めましょう。

予算が明確に決まっていない段階であれば、どんなコースやプランがあるのか、その時のキャンペーンなども詳しく聞いて、新郎新婦に意見を求めるのがいいでしょう。

ケーキセレモニーを行う場合はケーキを準備しなくてはいけません。

二次会会場であればその会場にお願いすることが多いのではないでしょうか。

準備してもらうことが可能なのかを確認し、デザインやサイズなどの要望は早めに伝えておきましょう。

またプログラムによっては料理をストップしてイベントを始めたりする場合もあります。

会場のサービスとの連携が大切になってくるので、プログラムを渡して料理出しやケーキを運んでもらうタイミングなどをしっかり確認しておきましょう。

プランによっては受付や司会をやってくれるところもあります。

さらに料理、ドリンクは会場スタッフが出してくれるところと自分たちでやるところなど、会場によっても様々です。どこまで会場スタッフに任せ、幹事は何をやるのかというところもすり合わせておきましょう。

受付台や受付スペースを飾る装飾品は持ち込みがほとんどです。何をどれくらい持っていく予定なのかを会場側に伝えておくとスムーズです。

会場によっては花を手配してくれたり、花屋さんと連携していて発注できるところもあるようです。

外部で頼む場合は花瓶や水はどうするのかなどの問題もありますし、生花を飾りたいという場合は持ち込みが可能かということも含め会場に確認しておくといいでしょう。

花以外にも会場に借りられるものがあるかもしれません。

例えば受付の筆記用具や会費を入れておく袋など、無償のものから有料オプションで付けるものがあります。

ケーキイベントに使うアイテム（入刀ナイフ、お皿、スプーン、おしぼりなど）プチギフトを入れるかご、景品置き場になる台など借りることが可能なら利用してもいいでしょう。

自分たちで準備するよりコスパがいいのか、コスパより搬入の手間を考えてオプションを付けるのか会場に確認して検討してみましょう。

料理や席の変更があるので、ゲスト最終出欠はわかり次第会場に伝えましょう。これも会場担当の幹事の大切な役割です。会場とこちら側の意見の相違がないように、変更などもその都度すり合わせておく必要があります。

必要なアイテムが揃っているのか、当日を迎える前に何度も確認しましょう。準備過程と当日のプログラムに合わせて必要アイテムのチェックリストを作るとわかりやすいです。

前日気が付いて焦るということのないようにしましょう。

〈準備〉

ゲストより早めに会場入りしたら、会場設備を再度確認して、ゲストにトイレの場所を聞かれても案内できるようにしておきましょう。

遠方からのゲストが多い場合などは使用可能なクロークがあるか事前に問い合わせて確認しましょう。

複数荷物があると混ざってしまう可能性があるので危険です。

幹事がクローク係をやる場合はクローク札や荷物を置く場所などを会場スタッフに聞いておく必要があります。

照明や音響設備の確認も必須です。プロジェクターの接続ができているか、スクリーンに表示される映像チェックなど、ちゃんと再生されるか、マイクチェックなど、ゲストが来る前にチェックして、機材トラブルによる混乱を未然に防ぎましょう。

会場にPAがいるなど機材系は会場スタッフが操作するという場合もあるかもしれません。

その場合はDVDやデータを渡せば会場スタッフが確認してくれるでしょう。

幹事がカメラマンをやる場合は新郎新婦のベストショットを狙うべく、新郎新婦の入場導線やケーキ入刀を行う場所などをあらかじめ確認しておきましょう。

（例）

準備が整ってから次のイベントに移ることでトラブル防止に繋がります。

司会、幹事はそれぞれの役割の位置についているかを確認しましょう。

例えば新郎新婦を誘導する係は扉の内側に、マイクリレー係はマイクを手にしているか、など司会がアナウンスする前にチェック項目をクリアするようにしましょう。

さらに会場側のスタッフの準備が整い、ゲストの着席率なども確認して進行を進めるとスムーズです。

幹事になったら確認事項のチェックリストを作ろう

結婚式二次会の幹事が確認しなくてはいけないこととはどんなことでしょうか。

企画から、準備、調整、当日運営まで、幹事の仕事は工程が多い分確認事項も沢山あります。

パーティーの進行がスムーズにいってゲストに楽しんでもらえるように、チェックリストを作って抜けのないように注意することが大切です。

新郎新婦への確認事項、幹事間、会場とのすり合わせ、随時変更などの共有確認、直前にはアイテムや発注漏れがないかチェック、当日はオンタイムで確認事項を消していきスムーズな進行を目指します。

人間は誰しもミスをするものです。新郎新婦や幹事、会場スタッフなど複数の目で何度も確認することにより抜けが最小限になるのです。

新郎新婦のスタンスや会場やプランによって状況は変わりますよね。幹事はインターネットの情報や今まで出席した二次会がこうだったから、という理由で勝手に動くのは危険です。すれ違いやトラブルを防ぐためにも確認作業は重要な意味を持つのです。

そしてチェックリスト化することは漏れが出ないようにするための効率的な方法と言えます。ぜひ活用しましょう。