結婚式二次会の幹事を頼まれた！幹事の仕事を‘簡単’にこなすためのコツとは

結婚式二次会の幹事は簡単にできるものなのでしょうか。幹事経験がなく、初めてお願いされたという人は「自分でもできるの？」「簡単なの？」と不安になってしまうでしょう。

結論から言うと結婚式二次会幹事は決して簡単な仕事ではありません。打ち合わせを何回も重ね、会場探しから備品、景品の調達まで準備することは沢山あります。

当日はパーティーの運営まで行う、パーティーを開催する上で必要不可欠なとても重要な役割なのです。

とはいえ「私にはできない」と最初から高を括ってしまう必要はありません。しっかり計画を立て一つずつこなしていけば必ず幹事の仕事を全うできます。

結婚式二次会幹事を最後まで全うするための心構えをしておくことが大切でしょう。

結婚式二次会幹事は簡単ではありません

結婚式二次会幹事のやることは沢山あり、決して簡単な仕事ではありません。

経験者の話でも簡単だった、という声はあまり聞きません。代行業者などを使わずに幹事が主要メンバーとして活動する二次会では「何度も打ち合わせがあって大変だった」「仕事が休みの日に準備をすることになるので忙しい期間だった」など大変な経験を振り返る声の方が圧倒的に多いのが事実です。

安易に引き受けてしまうと思ったより大変で、無理して体調を崩したり都合がつかず打ち合わせに参加できなかったりすることが続くようでは、準備が進まずかえって迷惑をかけてしまう結果になります。

幹事の仕事はパーティーの撤収作業が完了するまで気が抜けませんし、当日は予想もしなかったトラブルが起こりがちです。

機材トラブルや主賓、ゲストの遅れ、体調不良など、想像していた通りにいかないものです。

万全な準備ができていないとトラブルに対応できずグダグダになってゲストの満足度を下げてしまう原因にもなりかねません。

簡単ではないけどやりがいのある結婚式二次会幹事

結婚式二次会幹事は簡単な仕事ではありません。

新郎新婦やパーティーの規模、内容にもよりますが、まず休日に打ち合わせや準備行うことになるので時間の確保が課題です。

プライベートの時間を返上することは避けられません。仲のいい友人のためなら多少の無理は効くと思いますが、無理しすぎるのは良くありません。

例えば仕事や時期的に多忙であるとか、日常的に家事や育児に追われていて余裕がない場合などは、引き受けない方がいいかもしれません。

何度も言うように幹事の仕事は想像以上に大変である場合が多いです。

幹事を引き受けたことで余裕がなくなり仕事でミスが増えたり、家族がギクシャクしてしまったりしては元も子もありません。

新郎新婦もプライベートと引き換えに幹事をやってもらっても嬉しくありません。

また幹事の仕事も中途半端になってしまう可能性もあります。

例えば仕事や子供のことで呼び出されて打ち合わせや準備にほとんど参加できないと、準備が進まなかったり他の幹事に負担をかけることになったりしてしまいます。

それではかえって迷惑をかけることになりますよね。

やってあげたい気持ちがあっても、後のことを考えて時には断る勇気を持ちましょう。

しかし過度に恐れる必要はありません。

覚悟は大事ですが、多くの幹事経験者は仕事と両立してパーティーの準備を進め、成功されています。

そのために注意するべきポイントをご紹介します。

幹事が働きやすい環境を作る

幹事をお願いされたら新郎新婦に詳しく話を聞いて、やることの内容や仕事量が自分に務まるのか慎重に吟味することが大切です。

仕事量は幹事の介入度によって違ってきます。

幹事にほとんどの仕事を依頼する新郎新婦もいれば、こだわりが強いふたりであれば新郎新婦が主体で準備を進め、幹事には何かあった時のサポートと当日の運営をお願いする、という場合もあります。

最近は二次会代行業者も増えていて、業者を使う場合は景品などの準備と受付、会計だけを行うということもあります。

どんな体制で、幹事は何をどこまでやるのか、詳しく聞いて自分でもできると思えたら引き受けてあげるのがいいでしょう。

何か協力してあげたくても、忙しくて本格的に準備に加わることは無理そうだと思ったら、「受付ならできるよ」「在宅でできるVTR製作なら協力させて」など○○ならできる、と提案してみましょう。

自分にもできることで無理なく協力する姿勢を取ることで、作業を簡単に、シンプルにすることができます。

準備を進めるに当たっては新郎新婦の要望をくみ取り、反映させていく必要がありますが、ふたりの要求度によっては全てを鵜呑みにするのは危険かもしれません。

会場探しを幹事がやるとして、会場の雰囲気、内装から料理、お酒のこだわり、アクセスの良さ、コスパの良さ、などあれこれ求められ過ぎても、会場探しは難航するだけで新郎新婦が納得するようなところは見つかりません。

自分たちの晴れの日にあこがれを持つのは当然です。

パーティーの内容や会場へのこだわりなど、あれもこれもと詰め込みたくなる気持ちも分かります。

つい周りが見えなくなってしまう新郎新婦もいるでしょう。しかしパーティーは幹事や当日スタッフ、会場のスタッフなどみんなで作り上げるものです。

インターネット上の掲示板の幹事経験者の声として「打ち合わせが多すぎて時間的にも金銭的にも負担だった」という声がありました。幹事を引き受けた人ならみんな「仲のいい友人のためなら頑張って成功させたい」という好意でやっていることは間違いないでしょう。

しかし違和感のある程度の負担やストレスを感じたり、幹事が一方的に負担をかかえたりするのは間違っていますよね。

この仕事内容の濃さでは、期間内に準備を終えるのは大変だ、と負担に感じることもあるかもしれません。

できる限り新郎新婦の要望を汲んであげたいと思うものですし、実際そうなるのは理想です。

ですが上記の会場探しのように明らかに無理難題を押し付けるのは違います。

その時は素直に意見をぶつけてみるといいでしょう。

幹事の負担が大きいことを伝え「幹事の人数を増やしてほしい」「内容を絞ってみたらどうかな」と幹事の負担が軽減するような提案をしてみるのもいいかもしれません。

幹事は簡単な仕事ではないと覚悟して臨むことはもちろん重要です。

それは「なんでも受け入れて指示通りに動く」ということではありません。

数カ月間同じ目的に向かって準備していく上で、幹事たちが快く協力できる環境を作ることも必要なのです。

簡単にこなせる仕事ではないからこそ、パーティーが成功したときの達成感は大きいです。

仲のいい友人の晴れ舞台を一番近くでサポートし喜んでもらい、ゲストも楽しませることができたら、準備工程の大変さ以上の感動が返ってくるはずです。

慎重さがクオリティに関わる

人間は誰しもミスをするものです。特に結婚式二次会幹事の仕事は工程も多く簡単ではありません。

なんとなくこなしていると思わぬ見落としがあります。

例えば備品の買い忘れやゲストへの招待状印刷ミスなど、確認作業を怠るとゲストに迷惑をかけたり当日足りないものがあるとパーティーのクオリティを下げることにもなりかねません。

幹事は準備の時点から気を配るべき点が沢山あります。

司会や余興をゲストに依頼する際や、会場決め、ケーキの発注に至るまで、早めに問合せし、気になることがあれば何度も連絡を取り合って確認しましょう。

やること別に確認する項目を書き出し、チェックリストにすると忘れにくいです。

例えば〈会場への確認事項〉チェックリストはこんな感じです。

• 会場内の余興スペース、受付スペース、機材の有無など
• 料理コース、ドリンクプラン（フリードリンク時間帯など）
• ケーキ（ウエディングセレモニー用）の注文が可能か
• 料理出し、ケーキ出しなどのタイミング（プログラムとのすり合わせ）
• 会場スタッフがやってくれる業務の範囲（司会・料理サービスなど）
• 花や装飾品（会場を通して発注可能か）
• 会場の貸し出し可能なアイテム（受付アイテム、ファーストバイト用皿など）
• 最終人数の報告

このように細かいことまでチェックリスト化し、幹事全員で共有できるシステムにすると抜けがなくなります。

済んだことから消していき、何度も確認をするためのリストでもあります。

複雑な幹事の仕事を見える化することでわかりやすく整理することができますよ。

さらに司会を含めたスタッフ全員で当日の流れを確認し、リハーサルをしておくと安心です。

司会がアナウンスし、その間の他のスタッフの動きもシュミレーションするといいでしょう。

……という風に流れで把握しておくと忘れにくく、スムーズに進行することができます。

当日はトラブルを避けるために、会場入りしたら新郎新婦入場の導線やVTRがちゃんと流れるか機材チェックなどを行いましょう。

当日のトラブルに対応できずまごついてしまうとそれだけでゲストの印象は悪くなってしまう可能性があり、せっかく準備してきたことがうまくいかないのは悔しいですよね。

簡単な仕事ではないからこそ、慎重に準備を進め、確認作業を怠らないようにしましょう。

結婚式二次会幹事はやりがいのある仕事！

結婚式二次会の幹事経験がないという人は自分でもできるのか、簡単なの？と不安になってしまう人も多いでしょう。

幹事の仕事は決して簡単とは言えません。理由としては準備すること、ものが沢山あり、期間内に備品や景品を揃え、ケーキやプチギフトを発注し、司会や余興を依頼しなくてはいけません。

当日は司会進行に気を配りゲストケアも行い、トラブルに対応し、スタッフとして身なりや態度にも気を付けなくてはいけません。

休日を返上して準備を進めることも多いため、仕事量を自分の生活と照らし合わせて本
当に引き受けても大丈夫なのか、慎重に判断する必要があります。

しかし大切な友人の晴れのパーティーを一緒に作る経験は、人生でそう何度もあることではないですよね。

一番近くて新郎新婦を支え、当日喜んでくれている笑顔を見るのは感慨深いものがありますよ。

苦労して組んだプログラムで、悩んで決めた会場や料理で、入念に用意された余興で、ゲストが楽しんでくれたときは嬉しいものです。

結婚式二次会幹事は簡単にこなせる仕事ではありませんが、その分大きな感動が待っていると思って、ぜひ挑戦してみて下さい。