結婚式二次会を企画しスタッフを友人に依頼する場合、司会と受付を頼む人は別の方がいいのでしょうか。
司会はパーティーの顔とも言える重要な役割です。
様々な役割のスタッフとその都度連携を取りながら、必要なアナウンスをベストなタイミングでゲストに伝え、会場を盛り上げてパーティーを進行していくのは、決して簡単なことではありません。
パーティーの規模や内容にもよりますが、他の役割との兼任はおすすめしません。新郎新婦や幹事が采配し、司会は司会の役割に集中できるようにしてあげましょう。
またゲストは受付で会費を支払い、メッセージツリーやハートドロップスなどの作業があればやってもらうことになりますが、司会は受付を通るのでしょうか。司会の人の会費や受付作業が必要かどうかは、新郎新婦が決めなくてはいけません。
当日、司会は準備の段階からやらなくてはいけないことが沢山あり、空いている時間が限られています。
当日スムーズにパーティーを進めるためには、司会の会費の問題やメッセージをもらうかどうかも事前に決めて、司会に案内しておく必要があります。
司会と受付は兼任できる？
結婚式二次会の司会と受付業務は兼任できるのでしょうか。
受付はパーティーが始まる前に終わる業務ではあるので、司会が兼任できないとは言えませんが、かなりバタバタします。
誰でもマルチタスクを行うとミスしやすくなるものですよね。
慣れないことなら尚更ですし、集中力も気力も要する司会という役割は、本人の負担も大きいものです。
司会の段取りや話し方の印象はパーティーのイメージに結び付いてくる重要な役目です。
受付を兼任したことで司会が本来やらなければいけないことに意識が回らず、ミスや段取りが悪くなってしまうようでは元も子もないですよね。
実際インターネット上の掲示板で「受付と司会を両方やったが、大変すぎて二度とやりたくない」という経験者の声もありました。仲のいい友人なら、新郎新婦の依頼を快く受け入れてくれると思います。
しかしキャパオーバーになってしまわないか、仕事内容やその友人の性格なども考え、最低限依頼する人の負担にならないように気を付ける必要があります。
結婚式二次会の司会が受付を通る必要があるのはどんなとき？
結婚式二次会には必ず受付があり、ゲストは受付で会費を払い、席次表やメニューなどを受け取ったり、メッセージツリーやハートドロップスなどの作業を行ったりしてから席に案内されるという流れが一般的です。
司会はパーティーの進行を担う重要な役割です。
他のゲストより先に二次会会場に入り準備を始めることが多いと思います。
その場合、司会は受付での作業をどのタイミングでパスすればいいのでしょうか。
会費はゲストの受付が終わったら会計係がその場で精算することも多いですし、またメッセージツリーやハートドロップスはパーティー中にそれらを披露する可能性もありますよね。
司会はゲストが入場してすぐに挨拶や施設の案内などのアナウンスをする必要があり、ゲストが来始めたら受付を行う時間はないかもしれません。
パーティー中に会計係にごそごそ渡しているのを見られたらゲストに不快感を与得かねませんし、バタバタして司会進行がおろそかになると困りますよね。
事前に決めて司会の人に案内しておき、事前に受付を済ませてもらうといいでしょう。
司会は重役ということを理解しよう
結婚式二次会の司会は重要かつ大変な役割です。
会場スタッフや照明や音響係などと逐一連携を取りながら、ゲストの反応や状況を見て判断しスムーズに進行するのには、相当な集中力が必要です。
緊張もありますし、声のトーンや話し方も通常とは違うでしょう。
そんな司会の負担は決して小さくはありません。
さらにパーティーが始まる前に機材チェックやマイクテスト、進行の流れの最終確認などがあります。
パーティーが始まってからはゲストが席についてから送賓まで、会場を取り仕切らなくてはいけません。
何かと忙しく、一日を通して自由な時間がほとんど取れない司会は、受付での作業をどのタイミングで行えばいいのしょうか。
司会の集中力を乱さないためにも、事前に決めておくとスムーズです。
司会と受付は違う人にお願いすべき？
司会はパーティーになくてはならない存在です。
会場スタッフや幹事とその都度連携を取りながら、ゲストを誘導し会場を盛り上げつつパーティーを進行していくという、かなり の集中力と気力を要する仕事です。
タイムテーブル的には、受付が終わってゲストが着席してから司会の仕事が始まるので兼任可能にも思えますが、それではリハーサルなどの時間がとられてしまいますし、受付が終わったと同時に司会の仕事に移らなくてはいけません。
受付は会計係を兼務することが多く、その場で精算や金額の確認をすることも考えられます。
その場合は受付作業が終わってからも仕事があるので、司会の業務に中々戻れません。
また厄介なのはメッセージツリーやハートドロップスなどの作業がある時です。
私は日頃結婚式場に勤務し、受付係の人を補佐するポジションを請け負っていますが、ゲストが多く作業がある時の受付はかなり大変です。
ゲスト全員にメッセージを書いてもらわなくてはいけないので、その都度声をかけて順番に作業を行ってもらいますが、中にはいつまで経ってもやってくれない人もいて、ゲストが多い時は誰がやっていないのか管理しきれず何度もメッセージの数を数えたり端から名前を確認したり……。
これを時間内に行うのは想像以上に大変です。
会費の精算やメッセージツリーなどの管理、会費の管理の問題もあり、金庫に預ける手続きがあれば余計時間がかかりますし、終わったら受付台の片付けもあります。司会がこれらの役割もこなすのは困難です。
慌ただしいというだけでなく、会場の貸し出し時間は限られているのに、司会が受付作業を行っていて時間が押してしまうのはもったいないですよね。
依頼する人の負担と時間的な問題、効率を考えると、それぞれ別の人に依頼した方がいいでしょう。
ただ少人数パーティーで受付での作業も少ない場合や、イベントがほとんどなくアナウンスすることが少ないパーティーであれば、一人の人に受付と司会を兼任してもらえるか打診してみてもいいでしょう。
しかし司会未経験者なら特に、他の役割の仕事を考える余裕もないというのが実情のはずです。
司会の人への負担の大きさが判断材料の一つになりますが、よほどの事情がない限り、受付と司会は別の人に依頼した方がいいでしょう。
どうしても人手が足りず司会の受付兼任を回避できないという状況なら、幹事代行サービスやプロ司会者に依頼する方法もあります。
イベントが多い場合や大人数のパーティーでは司会進行の難易度があがるので、思い切ってプロに依頼するのも手です。ただし業者によっては高額になる場合もあるので注意しましょう。
司会には最初のゲストが来る前に受付作業をやってもらうのが理想
受付では会費を回収し、会費は受付が終わった時点で精算することも多く、その時点で全員分ないと作業が滞ってしまいます。
司会には会費をもらわないという新郎新婦が多いかと思いますが、別の方法でプレゼントを用意する新郎新婦もいるでしょう。
司会が会費を払う必要がある場合は、ゲストが全員到着してしまう前に受付係に渡してしまってもいいでしょう。
メッセージツリーやハートドロップスなどの作業がある場合も、作業台のスペースやボールペンの数などにも限りがありますし、ゲストが来て混み合う前にやっておくとスムーズです。
実際結婚式の受付でも、受付係の当事者には芳名帳やメッセージの記入などを受付開始する前にやってもらうように案内します。
そうすることで受付が長引いてすぐに移動しなくてはいけなくなってもスムーズだからです。
後手に回るより先を見越して行っておくことは何事においても大切なことですよね。
つまり受付周りの準備やメッセージツリーなどの設置も、それを見越して早めに行う必要があるということです。幹事や受付係も流れを把握して早めの会場入りを心掛けましょう。
準備が間に合わなそうなら、事前にメッセージカードを渡しておいて、書いてもらい当日回収するだけにしておいてもいいでしょう。
当日も何かと忙しいですから、司会が事前打ち合わせから抜けられず受付に来ない場合は、ゲストが来る前に幹事や受付係が会費やメッセージカードを回収しに行ってあげるなど、スタッフ全員で共有し忘れないように工夫しましょう。
結婚式二次会の司会には、役割の集中してもらえるよう工夫しよう！
結婚式二次会の司会に、受付係を兼任してもらうというのはアリなのでしょうか。
仕事量にもよりますが、初めて司会をやる場合は特に、余裕なんてありません。緊張もしますし、段取りやセリフを覚えなくてはいけません。
その上会場スタッフと連携し、ゲストの反応を見ながらパーティーを進行するのは大変な仕事です。
基本的には司会には他の役割を兼任させず、司会の仕事だけに集中してもらえるようにするといいでしょう。
そして司会は当日準備の段階から忙しく、受付するタイミングを逃してしまうことも多いのではないでしょうか。
しかしゲストが到着してからだと受付が混み合っていて余計時間がかかったり、会費を出し忘れると後で隙をみて回収したりしなければならず、すぐに精算できず作業にも遅れが出るという負の連鎖になりかねません。
司会はマイクチェックや事前打ち合わせなどで忙しいので、できるだけ他のことに時間をかけなくて済むよう、幹事など他の役割のスタッフも把握して声を掛け合い、司会が仕事に集中できるようにしてあげる意識が大切です。
