結婚式二次会の受付は幹事が受け持つことも多いですよね。段取り良くこなさないと受付待ちのゲストで大渋滞してしまったり、会費の受け取りとゲストチェック忘れで合計金額が合わなくなったりして混乱してしまうかもしれません。
受付をスムーズに進めるためには、ゲストの出欠チェックや会費の受け取りに集中することと、配布物や芳名帳などやることがいくつかあるので段取り良く案内することが大切です。
さらに規模が大きいパーティーなら混乱を防ぐ工夫が必要です。
今回は結婚式二次会の会計をスムーズにこなすコツを紹介します。
受付でのバタバタは避けたい……
結婚式二次会の受付で手間取ってしまうとゲストを待たせてしまいます。
受付したかを何度も確認したりしていると二度手間ですし不快感を与えてしまいますよね。大規模なパーティーならゲストが一気に来て受付が混み合うこともあります。
上手に誘導できないと通路を塞いだり受付が済んでいる人とまだの人が混じって混乱してしまいます。
会費の受け取りとゲストリストへのチェックがリンクしていないという事態もよく起こります。ゲストが仲のいい友人だとつい話してしまって受付作業から意識が離れてしまうこともありますよね。
手渡すものや受付で案内しなければいけないことが沢山あるとチェックが漏れてしまうこともあるでしょう。
しかしチェック漏れが出ると、誰から会費を受け取ったのか分からなくなってしまいますし、つり銭のお渡しミスがあると合計金額が合わずこれまた混乱に陥ります。
お金のことを何度もゲストに確認するのは気が進みませんよね。
さらに足りなければ最悪新郎新婦や幹事の負担になる可能性もあります。
受付でウェディングツリーやハートドロップスなどメッセージを書いてもらう必要があれば受付での作業はさらに増えることになります。
書いていない人がいると後でバタバタすることになります。特に大人数の場合は書いてない人を探しまわるのは大変です。
混乱を避けるためにスムーズな受付案内と受付で行わなければいけないことを徹底する意識が大切です。
段取りを決めてスムーズに受付しよう！
結婚式二次会の受付はゲストにお願いする場合もありますよね。
ゲストが会場に入って最初に通過する場所なので受付スタッフが笑顔で丁寧に接する第一印象の良さが求められ、さらに会費を受け取り管理する責任重大な役割です。
受付が集計・精算・報告まで一貫して行った方がスムーズなため、最後まで受付の人にお願いすることも多いです。
一般的には新郎新婦との仲が深く、信頼に足る人物に依頼しますよね。そうなると必然的に幹事メンバーがやることも多いでしょう。
受付は責任を持って段取りよく行うことが大切です。準備するものから当日の流れ、注意点を見ていきましょう。
結婚式二次会受付①事前に準備するもの
受付するときに必要なものをピックアップしてみました。
ゲストリスト
- 筆記用具（油性ペン、ボールペン、色ペンなど）
- 集金箱（会費を入れるBOX）※フタができるもの
- 芳名帳やメッセージカード
- つり銭
- 電卓
- その他にウェディングツリー、ハートドロップスなどがあれば材料とペン、必要ならやり方の説明ボード
- カメラ（受付で撮影会をする場合）
一般的にはこんな感じです。ゲストリストはゲストの出欠管理、会費を受け取ったかどうかを管理する大切なツールです。
新郎新婦が作成することが多いですが、変更があればその都度直し、抜けや間違いがないか何度もチェックしておきましょう。
名前を呼び間違えるのは失礼なので、珍しく読み方が分からない名前は事前に新郎新婦に確認し、ふりがなをふっておくなど工夫しましょう。
さらに飛び入り参加のゲストが来る可能性もあるので後で書き込めるように備考欄をいくつか作っておくといいでしょう。
つり銭は会費をいくらに設定するかに寄りますが、五百円や千円は減りやすいので沢山用意しておくと安心かもしれません。
メッセージカードやハートドロップスの素材によってはボールペンで書くとチープに見えてしまうこともありますし、逆に油性ペンでは滲んだり太くて書きにくかったりすることもあるので、事前に試し書きをして適正なペンを選ぶこともおすすめします。
結婚式二次会受付②当日の流れ
当日、受付係は一時間前、セッティングするものが少ない場合でも30分前には会場入りして受付のセッティングをしましょう。
会費を入れるBOXを設置し、ゲストへの配布物を脇に、ゲストリストとチェック用のペン、ゲストが書きやすいようにメッセージカードとボールペンなどをセットします。
受付台以外にテーブルを借りられるようであれば、ウェディングツリーなど場所を取る作業は別のテーブルを設けてもいいでしょう。
その際は受付が終わった人からツリーにスタンプを押してもらうようにアナウンスするスタッフがいると漏れがなくなります。
そして大人数の場合は受付にならんでいる人と受付済の人が混ざり合わないようにしたいですよね。
受付台と他の作業テーブルの配置を、会場に入って受付し済んだ人から待合室に自然に足が向くような、ゲストの導線を考えたレイアウトにすることも大切です。
当日の流れとしてはこんな感じです。
- ゲストに挨拶、名前を伺って会費を受け取り、おつりを渡す
- ゲストリストにチェックを入れる
- 芳名帳、メッセージカードを記入してもらう
- ゲストへの配布物を渡し、必要な説明をする
- ウェディングツリー、ハートドロップスなどの作業を案内する
- クローク、待合室、会場へご案内
幹事が複数人いて当日の人手が十分であれば、受付も幹事の中で割り振ることが可能でしょう。
人員的には2～4名程度が適正人数です。
ゲストが多い大規模なパーティーや受付でやることが多い場合は4名くらいいると安心です。受付が混み合った時の対応を幹事と考え、共有しておきましょう。
幹事だけでは人数が足りない場合は何名かゲストに声をかけてサポートをお願いしてもいいでしょう。
ゲストが一気に来てしまい受付付近が混雑してしまった時は「壁に沿って一列に並んでください」「受付がお済の方は先ほどの待合室でお持ちください」などと声をかけゲストを誘導する係を付けるとスムーズです。
ゲストの出欠をリストと照らし合わせてチェックしますが、チェックが漏れてしまうと誰から会費を受け取ったか分からなくなって後で混乱してしまう恐れがあります。
受付役の人はその作業に集中し、チェックを徹底することが後で混乱しないために必要なことです。
名前の響きが似ている人がいたり聞き間違えてしまったりすることもあります。
名前を復唱したりリストを指さしてもらったりしてミスや漏れを防ぐ工夫をしましょう。
クロークですがコートなどは受付が終わって落ち着いた時でいいと思いますが、荷物が多い人などは両手を開けるために先にご案内してあげましょう。
遠方から来るゲストが多い場合は宿泊などで荷物が多くなります。
他の人のものと混ざらないように整理を徹底し、一気にゲストがクロークの番号札を渡す人を間違えないように徹底しましょう。
ゲストが多い場合はクローク専門の役割を作って連携して行いましょう。
ウェディングツリーなどは「好きなところにスタンプを押してね」などと図付きでやり方を説明しているボードを一緒に置くことも多いですよね。
何人かやっている人がいれば後の人は続きやすいですが、最初の人はためらうものです。迷っている人ややり方が分からない様子の人がいたら、その都度声を掛け「空いているところどこでも」「スタンプはどれでもお好きな色で大丈夫です」など声をかけて作業を促してあげましょう。
例えば配布物を渡してから芳名帳への記入を促すのは少し不親切な感じがしますよね。
手がふさがらないように先に記入してもらってから配布物を渡すなど工夫しましょう。
チェックも手順をしっかり決めて毎回同じように行えばミスや漏れも防ぐことに繋がります。
手順を決めてやってみよう
結婚式二次会の受付はどのように行うのがスムーズなのでしょうか。
チェック漏れやミスがあると正確な出欠管理ができません。
さらに誰から会費を受け取ったのか分からなくなってしまうと後でゲストに聞きまわったりする必要が出てしまい不快な思いをさせてしまうかもしれません。
事前に受付で使用する備品を準備し、当日困らないようにしておきましょう。
当日、受付中はゲストの友人とのおしゃべりもほどほどにし作業に集中することがミスを防ぐ一番の方法といえます。
さらに当日の流れで書いたように手順を決めて、毎回同じようにやることで抜けがなくなります。
さらに大規模なパーティーだとゲストが一気に押し寄せ混乱を招く事態になることもあります。
受付係を増やし対応に当たる必要があるかもしれません。受付待ちの人を並ばせたり受付が済んだ人を案内したりする人がいればスムーズです。
ウェディングツリーなどスタンプやメッセージを書いてもらうような作業があれば全員にやってもらうよう案内しなくてはいけませんし、クロークがある場合は誰が受け持つのかクローク専門のスタッフを作るのか、スムーズに受付が行えるようにスタッフの人数を配置します。
受付で写真撮影を行う場合は専属のカメラマンが必要になるかもしれませんよね。
その場合はスタッフを追加、または幹事の中に当日のカメラスタッフがいれば受付の際に来てもらわなくてはいけません。会場や機材のチェックなどもあるかと思いますが都合を調節することになります。
当日になって焦ることのないように幹事、スタッフ全員で話し合っておきましょう。
二度手間になったり出欠確認が取れずゲストを待たせたりする事態は避けたいですよね。
ただでさえ二次会会場を借りることができる時間は限られているのに、受付が長引いてパーティーの開始時間が遅れるなんて悪夢です……。
事前準備やリストの確認をしっかり行い、当日は作業に集中して手順通りに進める意識を持ちましょう。ゲストの人数や受付で行う作業の多さ、複雑さを加味してスタッフの配置や案内内容、受付台のレイアウトなどを決定していくといいでしょう。
