結婚式二次会の幹事を依頼したら、幹事に予算を預け、その中で上手にやりくりしてもらわなくてはいけません。
事を初めてやるという人は、どんなことにどれくらい予算がかかるのか想像するのが困難です。
計画不足のまま準備を進めてしまうと、予想より経費がかさんでしまう可能性があります。
そうなるとゲストの会費を高くしたり、新郎新婦の自己負担額を増やしたりして対応しなくてはいけなくなります。
ゲストの不満を煽ることにも繋がりますし、幹事との関係性が悪くなるリスクもあります。
まずは新郎新婦が予算の内訳を把握し、責任を持って幹事に指示し、一緒に準備を進めていく意識が大切です。
今回は結婚式二次会の経費の内訳と、予算の使い方の注意点をご紹介します。
結婚式二次会にかかる予算の内訳と必要経費
結婚式二次会を企画したら、買い出しなどを行う経費を幹事に預けることが多いと思います。
予算の金額はパーティーの規模や内容によって変わります。
幹事とのすれ違いを防ぐため、どんなパーティーにしたいのか、どこにどう予算を使って欲しいのか、予算の内訳をできるだけ細かく伝えておく必要があります。
赤字になると自己負担金が増えますし、中には責任感から幹事が負担したというエピソードも聞いたことがあります。
このエピソードのように幹事に気を遣わせてしまったり、トラブルに発展したりする事態を防ぐためにも、経費の内訳を細かく把握し、幹事に適切な指示をしてあげましょう。
赤字になって誰かが補てんしなくても済むよう、決めた予算内に収まるような工夫をすることも大切です。
結婚式二次会に掛かる経費・必要な予算
| 会場費 | 会場貸出代（使用料） |
| 飲食代 | 料理、ドリンク、ウェディングケーキなど |
| 装飾代 | 花、装飾品（ウェルカムボード、メッセージツリーなど） |
| 音響・映像設備など | CD、DVD、スクリーンや機材など |
| イベント・演出代 | 余興、イベントにかかる小道具など |
| 備品代 | 受付、装飾などで使う備品 |
| プチギフト・景品代 | ゲームの景品、ゲストへのプチギフト |
| 招待状など | ペーパーアイテム |
| 幹事にかかる経費 | 交通費や打ちあわせ時の飲食代など |
会場の規模や演出内容、人数によって予算は変わってきますが、もっとも大きな予算が必要となるのが会場費と食事代です。
演出などに別途予算があれば、さらにプラスになります。
特に初めて幹事をやるというような人には、このように項目別に表にして、必要があればもっと細かく指示書みたいにすると親切です。
例えば下記のように準備するものリストを用意し、それぞれ計画している目安の予算を割り当てておくと、幹事はやりくりする目安の予算が一目でわかり、管理しやすくなります。
| 項目 | 内容 | 準備するもの |
| 受付 | ゲストの受付・会費受け取り | ・ゲストリスト・会費回収BOX・ウェルカムボード…… |
| ケーキセレモニー | ケーキ入刀、ファーストバイト | ・ケーキ・入刀用ナイフ…… |
| 余興 | 例）ビンゴゲーム | ・ビンゴカード・抽選機・景品…… |
| フォトラウンド | テーブルラウンドして写真撮影 | ・カメラ…… |
| 歓談時間 | プロフィールVTR流す | ・プロフィールVTR |
| 手紙朗読 | 友人代表から手紙の朗読 | ・マイク…… |
| 送賓 | 新郎新婦がエントランスでゲスト見送る（プチギフトお渡し有） | ・プチギフト・かご… |
結婚式二次会予算を決める際の注意点
会場や料理の内容によっても金額は大きく変わります。
パーティー会場や料理の形式、内容に譲れないこだわりがある場合は、そのことも考慮した金額を幹事に預けるようにしなくてはいけません。
しっかり金額を調べて正確な予算を組むように気をつけ、もしくは自分たちで手配するようにしましょう。
また経費はゲストの会費とダイレクトに関わってきます。
一般的に会費は新郎新婦主体で決めることが多いので、その点から見ても新郎新婦主体で会場探しをした方がスムーズかもしれませんね。
さらにパーティーの内容や景品の内容などによってもかかる費用は変わってきます。例えばビンゴゲームなら、ビンゴマシーンとビンゴカード、そして景品を用意する必要があります。
よくあるのは、景品にこだわり過ぎて予算を使い過ぎてしまうパターンです。
家電や旅行チケットなど高価すぎるものや、できるだけ沢山のゲストにプレゼントできるようにと景品数を増やしすぎると、それだけ予算はかさんでいきます。
経費はゲストの会費の金額にも響いてきます。
会費は総費用を予定の出席人数で計算し算出しますが、会費の相場は、5,000円～7,000円程度が主流です。8,000円を超えるとゲストは「高い」と感じることが多いようです。
計画不足によって経費が掛かり過ぎた場合でも、会費での調整には限界があるので気を付けなくてはいけません。
披露宴から参加しているゲストは特に負担も大きいですし、あくまで会費はゲストに良心的な金額にする必要があります。
ゲストの会費や自己負担額とも照らし合わせて、イベントや景品の内容を調節する必要があります。
幹事にお任せという場合も、予算の使い方については意見し合いながら準備を進めていきましょう。
調整が難しいのは当日やキャンセル人数なども考慮する必要があるということです。
「当日ドタキャンが多く、赤字スレスレだった」という声もあり、遅い時間開始の二次会や子共連れで参加するゲストが多いパーティーでは、急遽キャンセルするゲストが出る傾向にあり、最終的に計算したら赤字だったということも少なくありません。
当日のキャンセルも見越して経費はギリギリまで使い込まず取っておくようにしましょう。残しておく予算は子供連れのゲストの人数などを目安にするといいでしょう。
そして忘れがちなのが幹事の飲食代、交通費などです。プライベートの時間を割いてパーティーの準備を手伝ってくれる幹事たちに、少しでも快適な環境で仕事をしてもらうための経費です。
顔合わせは新郎新婦が同席することが多いですが、その後の打ちあわせは幹事だけで行うことも多いと思います。
全ての飲食代を持つ必要はないかもしれませんが、会場探しや買い出しの際の交通費や、気持ち程度の飲食代を用意する新郎新婦も多いです。
現金ではなく商品券などで渡す場合はいいですが、預ける経費の中に入っている場合は「ほんの気持ちだけど、みんなで使ってね」と言っておけばうまくやりくりしてくれるはずです。
ややこしい場合は別口で渡してもいいでしょう。
中には買い出しは幹事が負担し、領収書と引き換えで精算するというやり方をする人もいますが、それでは一度幹事が自腹で金額を負担することになります。
一時的とはいえお金を用意しなくてはいけなくなりますし、領収書をもらい忘れた際や小銭程度の細かい金額は、仲のいい友人だからこそ請求しにくいということもあるでしょう。
お金の問題はシビアで関係性を壊すトラブルの原因にもなりかねません。
どんなに気の知れた間柄でも経費の問題はしっかり処理する必要があります。特別な理由がない限り、一時的でも幹事に負担させるやり方は避けた方がいいでしょう。
最後に、新郎新婦の計算が甘いと、「これではどう頑張っても足りない」という事態に陥り、幹事に要らぬ気遣いをさせることにも繋がりかねません。
幹事と良好な関係を築き、パーティーの準備をスムーズに進めるためにもしっかり予算の内容を確認してから金額を決めるようにしましょう。
結婚式二次会の経費はしっかり計算して幹事に託そう！
結婚式二次会を企画したら、依頼した幹事に経費を預けることが多いと思います。
しっかりした計算をもとにできるだけ正確な予算を組むことが、スムーズにパーティーの準備を進めるコツになります。
予算のやりくりは幹事に任されることが多いですが、新郎新婦の予算の采配とパーティーの内容に合っていないと、幹事は現実の予算と新郎新婦との板挟みになり、精神的な負担を強いられることになります。
会場費や料理代がかかる経費の大部分になりますが、この部分にこだわりが強い新郎新婦なら、事前にしっかりコース料金などを調べて正確な予算を組む工夫をするか、自分たちで手配するようにしましょう。
景品などもついこだわって予算が足りなくなることがよくあります。
後々トラブルにならないためにもしっかり計画を立て、幹事に予算の内訳を指示できることが理想です。
